Verkaufsdaten müssen offengelegt werden

Die Forderung der Finanzbehörde, Daten der einzelnen Verkäufe in der Apotheke vorzulegen, wollte der betroffene Apotheker nicht akzeptieren. Aus seiner Sicht ist die Finanzbehörde nicht dazu berechtigt, auf die Verkaufsdatei aus dem Warenwirtschaftssystem (WWS) – bestehend aus Kassenzeile, Einzeldaten und Bewegungsdatei – zuzugreifen. Das Gericht entschied jedoch im Sinne des Finanzamts und lehnte den Eilantrag des Apothekers, der sich gegen die Vollziehbarkeit des Vorlagebescheids richtete, ab. Er muss nun also seine Daten vorerst offenlegen.

Im Rahmen einer Betriebsprüfung dürfen all die Unterlagen angefordert werden, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurden (§ 147 Abs. 6 AO). Ob es sich bei den Verkaufsdaten einer Apotheke um Aufzeichnungen im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO oder um Unterlagen im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO handelt, ließen die Richter bei ihrer Entscheidung zwar offen – jedenfalls seien sie steuerlich relevant, „da sie dem Verständnis der Geschäftsvorfälle und der Verprobung dieser dienen können“, heißt es im Beschluss.

Weitere Voraussetzung für den sogenannten Datenzugriff ist, dass für die jeweiligen Unterlagen eine Aufbewahrungspflicht besteht, die wiederum vom Bestehen einer gesetzlichen Aufzeichnungspflicht abhängig ist. Die Aufzeichnungspflicht für die Verkaufsdatei ergibt sich nun aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung: Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes (BFH) sei auch für den Einzelhandel eine Aufzeichnung der einzelnen Kasseneingänge erforderlich, so die Richter.

In einer Entscheidung im Jahr 1966 war der BFH zwar einschränkend davon ausgegangen, dass bei Bargeschäften aus Gründen der Zumutbarkeit von einer solchen Aufzeichnungspflicht abgesehen werden könne. Doch aus Sicht der Richter hat sich die Situation seither verändert: „Im Gegensatz zur technischen Entwicklung im Jahr 1966 bieten die aktuellen WWS die Möglichkeit, sowohl einzelne Geschäfte als auch einzelne Kundendaten zu verknüpfen und jederzeit zur Verfügung zu stellen.“ Und wenn die Daten – wie vorliegend – bereits vorhanden seien, dürfe die Behörde sie wegen der grundsätzlich bestehenden Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht auch anfordern.

Finanzgericht des Landes Sachsen-Anhalt, Beschluss vom 15. Januar 2013, Az. 1 V 580/12 – rechtskräftig