MS-Office 97 (Teil 14): Schöne Worte – schöner Schein dank MS-Word 97 (3

Wie funktioniert's?

Nebenbei sei angefügt, dass es noch eine andere Möglichkeit gibt, Rechenfunktionalität in Word einzubinden - indem nämlich eine Excel-Tabelle direkt eingefügt wird (via Einfügen - Objekt - Aus Datei erstellen oder aber über die Schaltfläche Microsoft Excel-Tabelle einfügen in der Standard-Symbolleiste). Dies soll Thema einer gesonderten Folge sein, in der die Kommunikation innerhalb von Office-Anwendungen besprochen wird.

Indexe und Verzeichnisse

Indexe und Verzeichnisse bekommen ihre Bedeutung in größeren Dokumenten: Ein Stichwortverzeichnis in einem Skript? Ein Inhaltsverzeichnis für Ihr Organisationshandbuch? Das alles kann Word weitgehend selbsttätig erledigen, sofern Sie die Vorarbeit dazu leisten. Prinzipiell muss das Textverarbeitungsprogramm wissen, welche Einträge im Inhaltsverzeichnis erscheinen, und welche Begriffe überhaupt in einen Index aufgenommen werden sollen.

Der Reihe nach: Inhaltsverzeichnisse, in der Regel am Anfang eines Werkes, basieren meist auf Überschriften von Absätzen. Word muss nun wissen, was eine Überschrift ist, und was nicht. Das machen Sie mittels der Formatvorlagen kenntlich, die wir in unserer ersten Word-Folge schon vorgestellt haben. Sie müssen sich nicht an die vorgegebenen Vorlagen (Überschrift 1 bis x) halten, Sie können auch eigene definieren und für ein Inhaltsverzeichnis einsetzen. Wichtig ist aber, dass Sie die jeweiligen Überschriften eben als solche kenntlich machen, sprich über eine entsprechende Formatvorlage vom Standardtext absetzen!

Der Aufbau des Inhaltsverzeichnisses gestaltet sich nun über die Menüfolge Einfügen - Index und Verzeichnisse in der Registerkarte Inhaltsverzeichnis ((Abb. 4).

Hierzu einige Erläuterungen: Basis sind, wie gesagt, die Formatvorlagen. Nun kann ein Inhaltsverzeichnis weiter untergliedert sein. So haben Sie z.B. einzelne Kapitel 1, 2, 3 ..., dazu Unterkapitel 1.1, 1.2, 1.3 ..., sowie noch Abschnitte vom Typ 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 ... Das wären hier also drei Gliederungsebenen, die sich im Inhaltsverzeichnis widerspiegeln sollen - in der Folge benötigen Sie also auch drei verschiedene (!) Formatvorlagen, um diese einzelnen Ebenen zu kennzeichnen. Diese können auf Überschrift 1, 2, 3 lauten, aber auch beliebig anders. Um Word nun mitzuteilen, welche Formatvorlage welche Hierarchiestufe kennzeichnet, betätigen Sie die Schaltfläche Optionen (s. Abb. 4). In einer Art Tabelle können Sie die jeweiligen Zuordnungen vornehmen, die einzelnen Ebenen kennzeichnen Sie einfach mit 1, 2, 3 ....

Noch wesentlich trickreicher wird es, wenn Sie hinter die Schaltfläche Bearbeiten (nur beim Verzeichnis-Stil "von Vorlage") schauen. Hier schauen Sie hinter die Kulissen der Formatvorlagen, und zwar bezogen auf Ihr Verzeichnis. Mit anderen Worten: Sie können an dieser Stelle via einer Verzeichnis-Formatvorlage alle möglichen Stile, Farben usw. definieren, wenn Ihnen die vorgefertigten Designs nicht zusagen.

Zurück zum Hauptfenster Index und Verzeichnisse: Wählen Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ebenen, ggf. sogenannte Füllzeichen (diese überbrücken den Raum zwischen Text und Seitenzahl), schalten Sie die Seitenangabe ein oder aus, und schauen Sie, wie sich nach Betätigen des OK-Buttons blitzschnell das Verzeichnis aufbaut ...

Nebenbei: Unsere Verzeichnisse lassen sich auch aus speziellen Inhalts-Feldern ("Verzeichnis-Eintragsfeldern", Ankreuzfeld in o.a. Optionen-Fenster) erstellen, so wie Sie fast alle anderen Word-Funktionen auch über die schon letzthin vorgestellten Felder abwickeln können. Was dahinter steht: Das Programm muss ja, wenn es über den Text geht, irgendwoher wissen, dass an dieser Stelle ein Inhaltsverzeichnis stehen soll, dort ein Index, hier eine Grafik ... In der Tat wird dies alles (!) über diese zahlreichen Feldfunktionen abgewickelt, auch wenn Sie vordergründig davon nicht viel merken (Sie bekommen einen Eindruck davon, wenn Sie Ihre neue Inhaltsangabe anklicken und feststellen, dass wieder dieser bekannte "Grauschleier" dahinter liegt - sprich es sich um besagte Felder handelt). Das kann der Einstieg zu sehr trickreichen Applikationen sein, geht aber über unsere Einführung etwas hinaus. Sie finden einen Einstieg in diese Materie über die Stichworte Felder – Feldfunktionen in der Online-Dokumentation.

Indexe (Stichwortverzeichnisse) hingegen fußen auf einzelnen Stichworten, die beliebig im Text verstreut sein können. Word soll nun zusammensuchen, auf welchen Seiten welche Stichworte erscheinen. Auch hier beginnt die Aktion mit der Menüfolge Einfügen - Index und Verzeichnisse. So, wie Sie weiter oben ein Inhaltsverzeichnis über Formatvorlagen aufgesetzt haben, müssen Sie auch hier erst einmal die Stichwortliste in Form von Einträgen festlegen. Das ist etwas Arbeit, müssen Sie doch durch Ihren Text gehen und festlegen, welches Wort an welcher Stelle im Index auftauchen soll. Vor allem bei Begriffen, die sehr häufig vorkommen, empfiehlt es sich, ggf. nur das erste Auftreten im Text zu referenzieren.

Die Festlegung eines Eintrages geschieht jetzt folgendermaßen: Einfügen - Index und Verzeichnisse wählen, Registerkarte Index aufrufen, sodann die Schaltfläche Eintrag festlegen. Ein Fenster Indexeintrag festlegen öffnet sich. Markieren Sie nun genau Ihr Wort, welches als Stichwort erscheinen soll, vollständig mit der Maus (es ist dann schwarz hinterlegt). Klicken Sie nun in das obere Feld Haupteintrag; Ihr Wort wird dann dorthin übernommen. Betätigen Sie nun die Schaltfläche Festlegen. Das Stichwort ist nun in die Indexliste aufgenommen. Das Fenster bleibt geöffnet, sodass Sie durch den Text gehen können, um weitere Stichworte festzulegen (siehe auch Abb. 5).

Wie soll Ihr Wort im Index referenziert werden? Hierzu gibt es ebenfalls mehrere Einstellungen in dem Feld Optionen. In der Regel werden Sie die aktuelle Seitenzahl sehen wollen. Sie können aber auch die so beliebten wie gehassten Querverweise setzen (einfach gewünschten Text einsetzen, z.B. "siehe unter Stichwortverzeichnis", doch bei zu vielen solchen Verweisen kommt beim Benutzer stets Freude auf: Warum steht hier nicht gleich die richtige Seitenzahl?). Und Sie können auf Textmarken, wie eine Art Lesezeichen verweisen. Das kann sinnvoll sein, wenn ein Abschnitt nur über das jeweilige Thema handelt, das betreffende Wort dort also laufend vorkommt. Dann setzen Sie eine Textmarke (mehr dazu später) an den Anfang des Abschnittes und verweisen nur darauf.

Zu guter Letzt: Die Schaltfläche "Alle festlegen" bewirkt, dass jedes Vorkommen im gesamten Text referenziert wird - gut, wenn der Begriff nur selten verstreut vorliegt, unsinnig, wenn es ein weit verbreitetes Allerweltswort ist. Der Vorteil bei diesen Verzeichnisfunktionen, das sei nochmals herausgestellt, liegt in dem Automatismus begründet. Einige Seiten eingefügt oder gelöscht? Umbruch und Formatierungen geändert? Kein Problem - Word wird Inhalts- und Stichwortverzeichnisse vollkommen selbsttätig an die neue Situation anpassen, was andernfalls manuell eine aufwändige Umnummerierung zur Folge hätte...

Hypertextsysteme

Hypertextsysteme kennen Sie von Hilfefunktionen und Online-Handbüchern, daneben aus dem Internet. Das Prinzip ist einfach: Begriffe werden als "Hyperlink" markiert (in der Regel durch Unterstreichung und farbliche Hervorhebung) und bedingen beim Anklicken einen Sprung zu einem entsprechenden Querverweis. Das erleichtert das thematische Hin- und Herspringen erheblich. Im Grunde verbirgt sich hinter einem solchen Link nichts weiter als eine Sprungzieladresse. Diese kann im gleichen Text liegen (in Form einer Textmarke), aber auch auf eine entfernte Internetadresse, eine Datei (z. B. ein ausführbares Programm) und vieles mehr weisen.

In Word können auch Sie solche Hypertextsysteme erstellen (Abb. 6). Dazu sind zwei Schritte erforderlich:

Textmarken setzen Sie über die Befehlsfolge Einfügen – Textmarke. Gehen Sie mit dem Cursor zuerst exakt an die Stelle, die als Zielpunkt dienen soll. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und bestätigen Sie das mit der Schaltfläche Hinzufügen. Genau diesen Textmarken-Namen geben Sie als Sprungziel an, wenn Sie einen entsprechenden Hyperlink via Einfügen - Hyperlink einfügen möchten. Textmarken können - wie andere "nichtdruckbare Zeichen" (Absatzmarken, Leerzeichen usw.) auch - im Menü Extras - Optionen - Registerkarte Ansicht im laufenden Text kenntlich gemacht werden.

Ihr Hyperlink erscheint sodann unterstrichen und farbig hervorgehoben, Sie können ihn aber beliebig umformatieren wie anderen Text auch. Klicken Sie darauf, dann springt - wie beim Internet-Surfen - das Programm zur entsprechenden Zielmarke. Achten Sie aber darauf, dass der Benutzer auch wieder zum ursprünglichen Startpunkt zurückfindet - z.B. mit einer entsprechenden Textmarke oder aber einem zentralen "Verteiler", der alle entscheidenden Sprungziele enthält, und zu dem der Benutzer immer wieder zurückkommt!

Serienbriefe erstellen

Serienbriefe gestatten die automatisierte Erstellung und insbesondere einen reibungslosen Ausdruck ein und desselben Briefes an viele, verschiedene Adressaten, ohne dass jeweils die neue Adresse eingetippt werden müsste. Dinge wie eine individuelle Anrede mit Namen (Sie kennen das von den zahllosen Werbebriefen) lassen sich zusätzlich einbauen und für Sie marketingaktiv nutzen.

Im Grunde steht auch hier wieder die Frage im Mittelpunkt: Wie sage ich es Word, dass ich keine einzelne Adresse im Briefkopf stehen haben möchte, sondern vielmehr eine Art Platzhalter, die mit Adressdaten aus einer Datenbank - wo immer die nun auch stehen mag - gefüttert werden können? Sie ahnen schon, dass auch hier wieder eine Art von Feldfunktionen benötigt wird.

Sie starten die Serienbrieffunktion über Extras – Seriendruck. Der Weg zum Serienbrief führt über verschiedene Zwischenstufen - wir gehen davon aus, dass Sie einen ganz neuen Brief beginnen möchten:

1) Starten Sie mit Extras - Seriendruck. Ein "Seriendruck-Manager" öffnet sich. Gehen Sie diesen Schritt für Schritt von oben nach unten durch. Nebenbei: Es hat sich zusätzlich eine neue Symbolleiste eingeschlichen (Abb. 7).

2) Erstellen Sie das sogenannte Hauptdokument (Schaltfläche Erstellen), das ist letztlich der eigentliche Serienbrief, es werden aber genauso Adressetiketten, eine Umschlaggestaltung und Katalogfunktion angeboten. Sie können auf Ihrem momentan bearbeiteten Text aufsetzen (aktives Fenster wählen). Das Dokument erhält quasi einen Stempel aufgedrückt, welches es als Serienbrief kennzeichnet und damit auch eine Verknüpfung zu einer Datenquelle herstellt - siehe weiter unten. Diese Seriendokument-Eigenschaft können Sie wieder entfernen, indem Sie den untersten Eintrag "Standard-Word-Dokument wiederherstellen" aktivieren. Dann ist Ihr Dokument wieder ein ganz normaler Text ohne Anbindung an die jeweiligen Feld- und Datenbankfunktionen. Im Moment können Sie aber noch nicht die jeweiligen Datenfelder in Ihren Text einsetzen, dazu muss erst eine Datenquelle eröffnet werden.

3) Diese Datenbasis erschließen wir jetzt (Schritt 2 - Schaltfläche "Daten importieren"). Aus der sich daraufhin öffnenden Liste wird die Option "Datenquelle erstellen" gewählt. Zuerst konfigurieren Sie Ihre Seriendruck-Datenbank: Welche Felder soll sie haben? Eine Auswahl für Standard-Anschreiben findet sich in einer Liste, Sie können aber auch beliebige, neue Feldnamen eingeben und mit der Schaltfläche "Feldnamen hinzufügen" der Liste anhängen. Diese Liste lässt sich mit den Pfeiltasten rechts umsortieren, nicht benötigte Feldnamen lassen sich mit einer Schaltfläche löschen. Bestätigen Sie dieses Fenster mit OK, dann gelangen Sie zu einer Datenmaske mit genau Ihren Feldern (s. Abb. 7). Hier können Sie nun Ihre Daten (Namen, Adressen usw.) eingeben. Nach jeder Adresse können Sie mit dem Button "Neuer Datensatz" Platz für einen neuen Eintrag schaffen.

4) Wenn Sie Ihre Daten komplett haben, verlassen Sie die Datenmaske und wenden sich wieder Ihrem Text zu. Hier müssen nämlich jetzt die einzelnen Datenfelder eingefügt werden. Hierzu hat sich bereits anfangs eine Schaltflächenleiste "Seriendruck" geöffnet und oben unter die Standardleiste eingefügt (in der Abbildung ist sie in den Textbereich verschoben worden). Hier findet sich eine Fläche "Seriendruckfeld einfügen". Klicken Sie diese an, so sehen Sie eine Liste aller Ihrer Felder. Nun gehen Sie mit dem Cursor an die betreffende Stelle, z.B. im Adressfeld Ihres Briefes, und klicken aus dieser Auswahl das betreffende Feld in Ihren Text hinein. Dass es sich um ein Datenfeld handelt, erkennen Sie daran, dass es in doppelten Ecken und beim Anklicken grau hinterlegt erscheint - Sie wissen das ja inzwischen.

5) Das war es auch schon fast. Nun müssen wir noch den Seriendruck selbst anstoßen, Word also veranlassen, die Werte aus der Datendatei in die Felder einzutragen und das Dokument je nach Anzahl der Adressen entsprechend oft auszudrucken. Dies geschieht mit Punkt 3 des Seriendruck-Managers: Schaltfläche "Ausführen". Auch hier werden Sie wieder vor viele Möglichkeiten gestellt: Das Fenster Seriendruck gestattet die Auswahl des Druckzieles (in der Regel wird das ein Drucker sein, Sie können jedoch auch die ganze Briefserie in eine neue Datei übertragen, ja selbst ein E-Mail-Rundruf ist möglich) und zudem ausgefeilte Datenselektions-Optionen. Gerade bei einem umfangreichen Adressbestand ist es wertvoll, nur einen Teil davon zur Ausgabe zu bringen. Einfachstenfalls geben Sie die Datensatz-Nummern an, ansonsten gibt es aber sehr detaillierte Auswahlmasken, die Sie mit der Schaltfläche Abfrage-Optionen erhalten (Abb. 7 und Abb. 8). Hier können Sie z. B. bestimmen, dass nur alle Adressen ausgedruckt werden, die in einem bestimmten Postleitzahlgebiet liegen. Oder für Ihre Praxis: Nehmen Sie in den Datensatz ein Feld oder auch mehrere auf, in welche Sie bestimmte Kundentypen, Indikationen oder marketingrelevante Daten eintragen (Sie müssen diese Felder ja nicht in Ihren Brief einsetzen!). Dann können Sie z. B. alle Diabetiker in Ihrem Umfeld gezielt selektieren und anschreiben - eine wirklich sinnvolle Funktion von Word!

6) Wenn Sie den Serienbrief-Assistenten verlassen, werden Sie gefragt, unter welchem Namen Sie Ihre Serienbrief-Datei speichern möchten. Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen in Ihrem Standard-Dokumentenverzeichnis. Sie können nun immer wieder auf diesen Datenbestand zurückgreifen, selbst in anderen Dokumenten - indem Sie bei Punkt 2 "Daten importieren" den Eintrag Datenquelle öffnen auswählen und wieder auf Ihre Seriendruckdatei zurückgreifen. Übrigens: Diese Datendatei können Sie sich wie ein normales Word-Dokument anschauen und ggf. in der Art normaler Textbearbeitung ergänzen: Es handelt sich hierbei nämlich um eine ganz normale Tabelle ohne Haken und Ösen, in der Word Ihre Stammdaten ablegt! Wie Sie eine solche Tabelle bearbeiten, haben Sie weiter oben gesehen.

7) Abschließend sei erwähnt, dass Sie Ihre Eintragungen nicht nur aus einer Datenbank ziehen können, sondern mit Frage- und Eingabefeldern Word veranlassen können, bestimmte Daten in einem Eingabefenster abzufragen und dann an die entsprechende Stelle einzutragen. Den Zugang dazu erhalten Sie, wenn Sie in der Seriendruck-Symbolleiste die Schaltfläche "Bedingungsfeld einfügen" betätigen, und dann z.B. ein Eingabefeld aussuchen. Sie werden dort aber noch viele weitere Einträge finden - Bedingungsfelder verschiedenster Couleur, mit denen Sie z.B. steuern können, dass ein Datensatz übersprungen wird, wenn es sich um einen säumigen Zahler handelt oder er über soundsoviel Jahre alt ist - vorausgesetzt natürlich, es sind entsprechende Platzhalter angelegt worden! Dies alles exakt zu beschreiben, übersteigt den Rahmen dieser Einführung. Wer öfter "Mailing-Aktionen" starten möchte, dem sei allerdings empfohlen, sich an einem trüben Winterabend mit diesen Funktionen auseinanderzusetzen. Erstellen Sie einen einfachen Beispielbrief mit wenigen Adressen und probieren Sie die ganze Vielfalt aus ....

Sie müssen übrigens nicht nur auf eine Word-Tabelle als Datenquelle zurückgreifen, sondern können vielmehr auch andere Datenbanken anzapfen (wie beispielsweise Access), und selbst Ihre Adressdatenbank in einem Kommunikationsprogramm wie Microsoft's Outlook ist sinnvoll einsetzbar. Dies alles verbirgt sich ebenfalls im Seriendruck-Manager hinter dem Button Daten importieren - Datenquelle öffnen bzw. Adressbuch verwenden. Dies wird uns alles später noch bei der Kommunikation innerhalb der Office-Umgebung beschäftigen.