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Elektronische Post: E-Mail für Sie

Zu den am häufigsten genutzten Diensten des Internet gehört fraglos die elektronische Post, im Fachjargon "E-Mail" genannt. Wo die Vorteile dieser Kommunikationsart liegen und worauf man bei der Abwicklung der elektronischen Korrespondenz unbedingt achten sollte, möchten wir Ihnen im vorliegenden Beitrag gerne aufzeigen.

Was Sie im Vorfeld wissen sollten

Rund 100 Millionen elektronische Nachrichten werden täglich (!) über das Internet versandt bzw. empfangen – Tendenz steigend. Das Prinzip ist schnell erklärt: Jeder Internetnutzer erhält von seinem jeweiligen Provider eine individuelle E-Mail-Adresse zugewiesen, unter der er für andere "Onliner" auf elektronischem Wege erreichbar ist. Will ein Teilnehmer einen anderen Nutzer anschreiben, so kann er die gewünschte Mitteilung an seinem PC verfassen und anschließend mittels geeigneter E-Mail-Software (auch "E-Mail-Client" genannt) an die Mail-Adresse des Empfängers übertragen.

E-Mail gehört zu den schnellsten Möglichkeiten, schriftliche Nachrichten vom Sender zum Empfänger zu übertragen. In der Regel vergehen nur wenige Minuten, bis eine Mail-Nachricht den jeweiligen Empfänger erreicht. Schneller ist diesbezüglich, wenn überhaupt, nur das Fax. Doch während die Faxübertragung – je nach Entfernung – mit erheblichen Kosten verbunden ist, fallen beim E-Mail-Versand grundsätzlich nur die Übertragungskosten vom Sender zum Provider an. Da Internetnutzer ihren jeweiligen Provider inzwischen in aller Regel zum Ortstarif erreichen, kostet sie also eine E-Mail beispielsweise von München nach New York nicht mehr als ein gewöhnliches Ortsgespräch.

Das notwendige Equipment

Bevor man E-Mail-Nachrichten versenden und empfangen kann, benötigt man selbstverständlich zunächst einen Internet-Zugang. Diesen kann man entweder über einen Onlinedienst oder einen Provider erhalten, wobei die Fülle der unterschiedlichen Angebote inzwischen eine entsprechende Informations- und Vorbereitungsphase notwendig machen.

Unabhängig davon, für welches Angebot man sich letztlich entscheidet, erhält man nach der Anmeldung zusammen mit der Zugangssoftware auch die für die E-Mail-Kommunikation benötigte Software, den sogenannten "Mail-Client", sowie eine eigene E-Mail-Adresse, die sich in der Regel aus der User-ID bzw. dem Namen und einem Zusatz zusammensetzt, der auf den jeweiligen Provider verweist. So könnte also die E-Mail-Adresse eines fiktiven AOL-Mitglieds namens Peter Meier beispielsweise wie folgt lauten: PMeier@aol.com

E-Mails versenden und empfangen – so funktioniert es in der Praxis

Es gibt verschiedene Möglichkeiten via E-Mail elektronische Nachrichten zu übertragen. Hier ein paar Praxis-Beispiele:

Die einfache E-Mail-Nachricht: Im einfachsten Fall besteht ein elektronischer Brief aus drei Elementen: Der E-Mail-Adresse des Empfängers, einer Betreffzeile und der eigentlichen Nachricht. Die E-Mail-Adresse wird benötigt, damit die zu versendende Nachricht den Adressaten auch wirklich erreichen kann. Die Betreffzeile dient als Kommentar und erleichtert dem Adressaten das Sichten seiner eingegangenen Mails.

E-Mail mit Attachment: Die einfache E-Mail-Kommunikation (also das Versenden einer kurzen schriftlichen Nachricht) dürfte in der Praxis das Gros der elektronischen Briefe ausmachen. Dennoch besteht ab und an die Notwendigkeit, umfangreichere Textdokumente, Bilder und Grafiken etc. an den Empfänger zu übertragen. Auch dies ist via E-Mail kein Problem. Zu diesem Zweck braucht man nichts weiter zu tun, als an die eigentliche Nachricht die zu übertragende Datei (bzw. die zu übertragenden Dateien, denn auch mehrere Attachments an einer Mail sind möglich) als Anlage anzuhängen. Hierfür bieten E-Mail-Clients ein spezielles Feld an, in das man bei Bedarf den Namen der anzuhängenden Datei eingeben kann (siehe Abbildung).

Nachrichten mit Kopie versenden: Soll eine Nachricht zugleich mehreren Adressaten zugestellt werden, bieten E-Mail-Programme die Möglichkeit im Feld "Cc" zusätzliche Empfänger-Adressen zu definieren. So kann der Verfasser eines elektronischen Briefes ohne Zusatzkosten seine Nachricht bei Bedarf mehreren Empfängern zukommen lassen.

Leider unterscheiden sich die einzelnen E-Mail-Programme in ihrem Aufbau alle leicht voneinander. Wie das Schreiben einer Mail mit Ihrem speziellen Programm zuhause zu erfolgen hat, müssen Sie daher individuell ausprobieren. Die Grundzüge des E-Mail-Schreibens sollten Ihnen mit unserem Artikel jedoch nun vertraut sein. Weitere Tipps und Hintergrundinformationen können Sie außerdem der Tabelle und den Kästen entnehmen.

Praxis-Tipp

E-Mail-Nachrichten werden vollautomatisch übertragen und dem jeweiligen Empfänger zugestellt. Aus diesem Grund müssen Sie als Absender einer Mail auf die Korrektheit der Empfängerangaben achten. Ein weggelassenes Zeichen oder ein versehentlicher Buchstabendreher in der E-Mail-Adresse des Empfängers genügen schon, um die Nachricht unzustellbar zu machen.

Praxis-Tipp

Kurze E-Mails werden in aller Regel in wenigen Sekunden vom Sender dessen Provider übertragen. Bei größeren Dateien wie umfangreichen Dokumenten, Bildern und Grafiken, die als Anlage an eine Mail angehängt werden, kann der Übertragungsvorgang hingegen mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Um die Übertragungszeit (und damit auch die Übertragungskosten) zu senken, empfiehlt es sich, größere Dateien vor dem Versand zu "packen". Hierzu benötigt man spezielle Pack-Programme, die jedoch auf dem Shareware-Markt preiswert erworben werden können. Das im Rahmen der Mail-Kommunikation am häufigsten genutzte Packprogramm ist WinZip. Downloadbar ist die Software u. a. auf der Web-Site www.shareware.com oder auf der Internet-Seite www.winzip.de. Achtung: Eine gepackte Datei kann vom Empfänger nur dann gelesen werden, wenn er über das gleiche Pack-Programm verfügt, die Datei also entpacken kann (Fragen Sie ggf. nach).

Praxis-Tipp

Um Ihre Onlinekosten zu reduzieren, sollten Sie sich angewöhnen, E-Mail-Nachrichten stets offline (also ohne bestehende Kommunikationsverbindung zu Ihrem Provider) zu verfassen. Am besten sammelt man sukzessive alle im Laufe eines Tages anfallenden Mails und versendet diese anschließend gebündelt in einem Arbeitsgang (wenn machbar, idealerweise zu verbilligten Tarifzeiten). Auch beim Lesen eingegangener Nachrichten sollten diese zunächst gebündelt vom Server des jeweiligen Providers auf den eigenen PC geladen werden, um sie anschließend offline (d. h. ohne Leitungskosten) zu lesen.

Kleines E-Mail-Lexikon

@

Das Symbol "@" (Klammeraffe) ist Bestandteil jeder E-Mail-Adresse und wird als Synonym für das englische Wort "at" (bei bzw. am Ort) eingesetzt. Vor dem @ steht jeweils die Identifikation des E-Mail-Empfängers (z. B. Meier). Hinter dem @-Symbol folgt der Name des Rechners bzw. des Providers, bei dem das jeweilige E-Mail-Postfach eingerichtet wurde (Beispiel: aol.com). Somit bedeutet die E-Mail-Adresse Meier@aol.com, dass der Postfachname des Empfängers "Meier" heißt und dass das betreffende Postfach beim Onlinedienst-Anbieter aol eingerichtet wurde.

Alias

Unter einem "Alias" bzw. "Alias-Namen" versteht man einen Namen bzw. einen Begriff, der stellvertretend für einen anderen Namen steht, jedoch im Vergleich zum ursprünglichen Namen im allgemeinen leichter zu merken ist. Im Online-Bereich verwendet man Alias-Namen beispielsweise, um mit ihrer Hilfe komplizierte User-IDs, E-Mail- Adressen etc. leichter merkbar zu machen. E-Mail-Adressen bestehen genaugenommen wie alle anderen Adressen im Internet auch aus einer Reihe von Zahlen. Da aber sicher niemand Adressen wie 123.456.78@aol.com behalten kann, werden die Zahlen in Buchstaben übersetzt – eben den Alias (z. B. Meier@aol.com).

Attachment

"Attachments" (auf Deutsch "Anhängsel") sind Dateien (Text-, Bild-, Sound oder Video-Dateien), die an eine elektronisch verschickte Nachricht angehängt werden können. So kann man z. B. einen mehrseitigen Text im Textverarbeitungsprogramm Word schreiben und diesen als Attachment verschicken, ohne ihn umständlich in das Textfeld der E-Mail einkopieren zu müssen. Der Empfänger – so er über das gleiche Textverarbeitungsprogramm verfügt, oder die Datei entsprechend konvertieren kann – kann das Attachment öffnen und weiterbearbeiten.

Bcc

Unter "Bcc" versteht man die "Blindkopie" einer E-Mail. Dies bedeutet, dass die Empfänger einer Bcc-Mail keinerlei Hinweise darüber erhalten, wer außer ihnen noch eine Kopie der Nachricht erhalten hat (siehe auch "Cc").

Cc

Mit "Cc" (Carbon Copy) werden Onlinedienst- Nutzer bezeichnet, die eine Kopie von einer E-Mail-Nachricht erhalten sollen. Der Verfasser einer E-Mail gibt in das Cc-Feld die Adresse desjenigen (auch mehrere Adressen sind möglich) ein, der die Mail zusätzlich zum eigentlichen Empfänger erhalten soll. Der Empfänger kann dies allerdings später nachvollziehen. Möchte man also, dass er nicht weiß, dass die Mail außer an ihn noch an andere Personen verschickt wurde, sollte man statt Cc die Bcc-Funktion verwenden.

Mailingliste

"Mailinglisten" dienen der Diskussion via E-Mail. Hierzu wird auf einem speziellen "Mailserver" eine Liste mit den E-Mail-Adressen aller an der Diskussion beteiligten User angelegt. Der Mailserver seinerseits ist ebenfalls über eine fest vorgegebene E-Mail-Adresse erreichbar. Schickt einer der an der Diskussion beteiligten User eine Mail an den Server, so leitet dieser die Nachricht automatisch an alle andere Teilnehmer der Liste weiter.

mail server

"mail server" sind Computeranlagen von ISPs (ISP = Internet-Service-Provider), die dazu dienen, die korrekte Abwicklung der E-Mail-Kommunikation zu steuern und zu überwachen.

ISP/Provider

Unter einem "Provider", auch "ISP" genannt ("ISP" steht für "Internet-Service-Provider") versteht man einen Internet-Dienstleister, der dem Internet-Nutzer den Web-Zugang ermöglicht. Provider betreiben in der Regel ein Teilnetz des gesamten Internet. Sie bieten ihren Kunden meist einen Zugriff auf sämtliche Dienste im Netz und das entweder via Stand- oder Wählleitung und wahlweise analog oder digital.