MS-Office 2000: Neuer, schneller, besser?

Wenn Sie Webdokumente in der Office-Umgebung selbst erstellen möchten, dann empfehlen wir in jedem Falle, sich die Dokumente anschließend sowohl mit dem Internet- Explorer (klappt meist) als auch dem Netscape-Navigator (kann bei komplizierteren Formatierungen für Überraschungen sorgen!) anzuschauen. An den Internet-Stil lehnen sich auch die etwas umgestalteten Dateifenster an, bei denen Sie via Datei – Öffnen bzw. Datei – Speichern unter ... nicht mehr nur auf Ihre Dateien auf Festplatte bzw. im Firmennetzwerk zugreifen können, sondern zwanglos auch auf Objekte und Adressen im Internet (Abb. 1 und 7). Zwar ging das bisher auch schon – funktionell hat sich also gar nicht so viel getan – aber es wird nun klarer präsentiert. Die Sache hat Vor- und Nachteile: So hübsch die enge Verzahnung eines Office-Programms mit dem Netz auch sein mag – der Privatanwender ist unter Umständen öfter online, als ihm lieb ist. Während in vielen Firmen das Internet sozusagen zur Arbeitsplatzausstattung dazugehört und die Integration hier sinnvoll ist, geht das zuhause eben auf die laufenden Kosten.

Word 2000: Neue Rechtschreibung Word 2000, oder Version 9, wenn man die bisherigen Versionsnummern fortsetzt, ist nur relativ wenig verändert worden. Wer Word 97 kennt, kann hier ohne nennenswerte Umstellung weiterarbeiten. Neu ist: Word 2000 beherrscht jetzt sowohl die neue als auch die bisherige Rechtschreibung. Welche von beiden bei der Rechtschreibprüfung (Extras – Rechtschreibung) angewendet werden soll, können Sie in den allgemeinen Einstellungen (Extras – Optionen – Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik) durch Aktivierung bzw. Deaktivierung des Kreuzchens für die neue Rechtschreibung selbst bestimmen. Überhaupt ist das Handling verschiedener Sprachen, der "Globalisierungswelle" folgend, einfacher geworden. Sofern die entsprechende Sprachunterstützung aktiviert ist (siehe Installation), erkennt Word bereits nach wenigen Wörtern die jeweilige Sprache, und bietet die entsprechende Umfeldunterstützung (Recht- schreibung, Grammatikprüfung usw.) an.

Das Einfügen und Verwalten von Hyperlinks ("Querverweisen") ist – auch in den anderen Office-Programmen – funktionell erweitert und in einem eigenen, leistungsstärkeren Fenster zusammengefasst worden. Wie bisher auch, gelingt der Einstieg über die Menüfolge Einfügen – Hyperlink. Das sich dann öffnende Fenster zeigt die Abbildung 5. Das Tabellenhandling ist ebenfalls überarbeitet und z. T. auch angenehmer gestaltet worden. Das Einfügen einer Tabelle über die bisherige Menüfolge Tabelle – Tabelle einfügen versteckt sich aber nunmehr etwas: Tabelle – Zellen einfügen – Tabelle, es ist also eine Menüebene dazwischengeschoben worden. Wie bisher können Sie eine Tabelle auch mittels der Schaltfläche Tabelle einfügen in der Standard-Symbolleiste anstoßen; und auch das Zeichnen (Tabelle – Tabelle zeichnen, Rahmen mit der Maus aufziehen) mit anschließendem Formatieren über die Symbolleiste ist weiterhin gestattet. Tabellen können Sie nun ähnlich wie eine Grafik frei im Dokument mit der Maus verschieben und positionieren. Positiv fällt das neue Fenster Tabelleneigenschaften (Tabelle – Tabelleneigenschaften, auch über das Kontextmenü zu erreichen) auf, das in verschiedene Registerkarten unterteilt ist und sehr viele Einstellungen und Anpassungen an den laufenden Text ermöglicht (Abb. 6).

Excel 2000: Integration des Euro Bei Excel hält sich die Überarbeitung im Tabellenbereich ebenfalls in Grenzen. Neu ist die Integration des Euro beim Zahlenformat Währung. Das ist angenehm, wenn Zellen im Währungsformat dargestellt werden sollen, statt DM erscheint dann eben Euro bzw. das geschwungene Euro-Symbol. Passend dazu gibt es jetzt auch eine spezielle Umrech- nungsfunktion EUROCONVERT(), die zwischen verschiedenen Währungen nach den festgelegten Referenzkursen umrechnen kann. Die Erstellung und Handhabung sogenannter Pivot- Tabellen ist deutlich verbessert und erweitert worden. Pivot-Tabellen hatten wir bisher nicht weiter angesprochen; es handelt sich hierbei sozusagen um "dynamische" Tabellen für den fortgeschrittenen Anwender, die verschiedene Sichtweisen auf die Daten gestatten, da die Spaltenund Zeilenzuordnungen per Mausbewegung beliebig verschoben werden können. Wir werden darauf einmal in einem späteren Beitrag zurückkommen. Einige zusätzliche, statistische Funktionen, eine teils aufgewertete Gestaltung einiger Menüs und Fenster und ein etwas einfacheres Handling der Steuerelemente runden die Excel-Überarbeitung, neben den o. a. allgemeinen Verbesserungen, im Wesentlichen ab.

PowerPoint 2000: Dreigeteiltes Hauptmenü In PowerPoint fällt als erstes das neue, dreigeteilte Hauptmenü mit integrierter Gliederungsansicht ins Auge. Statt wie bisher via Ansicht verschiedene Sichtweisen aufzurufen, sehen Sie nun standardmäßig links die einzelnen Folien als kleine Symbole mit den einzelnen Beschreibungen, rechts davon wie gehabt die Einzelfolien-Detailansicht und darunter ein Feld für eigene Notizen zu jeder Folie (Abb. 7). Damit können Sie jetzt rasch zwischen den einzelnen Folien hin und her schalten, ohne auf die Detailansicht und die Möglichkeit, unmittelbar Änderungen anzubringen, verzichten zu müssen. Zeichenfreaks werden sich an neuen Cliparts und Autoformen erfreuen, die das bisherige Repertoire erweitern und natürlich den anderen Office-Anwendungen genauso zur Verfügung stehen. Selbstredend geht auch Power- Point noch stärker als bisher ins Internet – der Punkt Web-Präsentation steht jetzt gleichberechtigt neben den bisherigen Präsentationsformen. Ansonsten ist PowerPoint in allen wesentlichen Zügen gleich geblieben: Für eindrucksvolle Vorträge sicher immer noch erste Wahl.

Access 2000 wurde am stärksten verändert In Access hat sich schließlich am meisten geändert, doch werden dieses Programm schätzungsweise die wenigsten von Ihnen intensiv nutzen. Die grundlegenden Techniken, zu einer Daten- bank zu gelangen, sind natürlich gleich geblieben. Auffallend ist gleich zu Anfang das neue, zentrale Datenbank- Menü (Abb. 8), das übersichtlicher und funktioneller geworden ist. Macht man sich dann ans Werk und öffnet eine alte Datenbank, so wird diese zwangsweise in ein neues Format konvertiert, wenn man daran gestaltend arbeiten und sie nicht nur anschauen möchte. Der Grund liegt darin, dass Access nunmehr auf ein anderes Zeichensatz-Format (nämlich Unicode) zurückgreift, das umfangreicher und universeller ist als die alten, sprachspezifischen Zeichensatztabellen im DOS/Windows-Format. Allerdings ist es nun erstmals auch möglich, die Datenbanken wieder in Vorgängerformate zurück zu wandeln (via Extras – Datenbank- Dienstprogramme - in vorhergehende Datenbankversion). Bei umfangreicheren oder komplizierteren Altdatenbanken können möglicherweise einige manuelle Anpassungsarbeiten notwendig werden, unter der Oberfläche hat sich offensichtlich doch einiges mehr getan, als man von außen sieht.

Formulare können jetzt direkt in ihrem Layout geändert werden, ohne dass dazu in den Entwurfsmodus geschaltet werden muss. Vielmehr klicken Sie in das jeweilige Element, betätigen die rechte Maustaste (Kontextmenü), wählen den Eintrag Eigenschaften aus, und gelangen in das Eigenschafts- Fenster, wo Sie alle Änderungen am Layout vornehmen können (s. Abb. 8). Eine weitere, wirklich erleichternde Neuerung verbirgt sich hinter der Namen-Autokorrektur. Ändern Sie z. B. einen Feldnamen in der Tabellen-Entwurfsansicht, so werden jetzt alle entsprechend verknüpften Datenbank-Objekte, wie Abfragen, Berichte usw., entsprechend aktualisiert – die Änderung wirkt also, im Gegensatz zu bisher, fort, was viel Arbeit ersparen kann.

Access-Berichte können heute von Außenstehenden ohne Access eingesehen werden, dafür wurde die sogenannte Snapshot- Funktion geschaffen. Etwas Ähnliches kannten wir schon von PowerPoint, wo mittels des Packand- Go-Assistenten ein "Projektor" beigegeben werden konnte, der den Ablauf der Präsentation auch ohne PowerPoint gestattete (wobei hier, das sei erwähnt, bei allzu unterschiedlichen Ausstattungen des Gast- und Quellrechners Überraschungen lauern können). Nun also auch in Access: Via Datei – Exportieren – Snapshot-Format kann dann mittels eines Snapshot-Viewers, der ohne Office auf dem Gastrechner läuft, ein Bericht betrachtet werden - allerdings nur statisch auf dem Zeitpunkt der Erstellung ohne Eingriffsmöglichkeiten. Und Sie benötigen natürlich erst einen präsentationsfähigen Access-Bericht.

Der Publisher 2000 (Enthalten in: Premium-, Professional-, Small Business-Edition; auch separat erwerbbar). Hierbei handelt es sich um ein schon länger auf dem Markt be- findliches Desk-Top-Publishing- Programm (kurz DTP-Programm) in neuer "2000"er-Aufmachung, das insbesondere den Satz und das Arrangement von Grafiken, Text und Bildern vereinfacht. Kundenzeitungen, professionelle Handzettel, Werbekataloge sind Beispiele für den sinnvollen Einsatz eines DTPProgrammes. Speziell der Publi- sher bietet nun eine Vielzahl von Vorlagen an, die nur noch ausgefüllt zu werden brauchen, er orientiert sich also sehr stark an einer Art Schablone (Abb. 9). Er ist damit kein Profi-DTP-System für Zeitschriften- und Buchverlage wie z. B. Quark Express oder Page-Maker, wohl aber ist er gut geeignet, wenn es darum geht, im Grunde schematisierbare Aufgaben wie die Erstellung eines Angebotszettels oder kleineren Kataloges recht schnell in eine ansprechende Vorlage umzusetzen, ohne sich allzu tiefgründig mit allen möglichen Satzfeinheiten herumschlagen zu müssen. Insoweit ist ein solches Programm für eine marketingaktive Apotheke ein sehr gut geeignetes Werkzeug – in wenigen Minuten steht die neue Wochenaktion, eine gefällige Glückwunschkarte, oder eine Kundeninformation.

MS PhotoDraw 2000 (Enthalten in: Premium-Edition; auch separat erwerbbar). PhotoDraw gestattet die Bearbeitung von Bildern auf verschiedenste Weise. Photos (eingescannte oder von Photo-CD) wie auch manch andere Grafiken lassen sich umfärben, mit allerlei optischen Gags wie Nebel, 3D-Ansichten, Farbspielen u. a. m. hinterlegen oder größenmäßig anpassen. Retuschierungen sind genauso möglich wie Verzerrungseffekte oder das Hinzufügen eines Schattens (Abb. 10). Wer Spaß an Bildern und Farben hat und seiner Phantasie freien Lauf lassen möchte, der findet hier ein nicht allzu kompliziertes, für den Hausgebrauch aber voll und ganz ausreichendes, farbenfrohes Programm vor.

Outlook und FrontPage 2000 Outlook ist sozusagen die Kommunikations-Plattform von Of- fice. Auch dieses Programm gibt es nun schon einige Jahre, und auch hier stand eine graduelle Weiterentwicklung im Vordergrund. Outlook dient dazu, E-Mails und Nachrichten zu empfangen, zu versenden und verwalten, darüber hinaus ist es aber gleichsam Kalender, Terminmanager und Planungstool in einem. In zahlreichen Firmen hat es sich einen festen Platz erobert, und spielt seine Vorzüge aus, wenn z. B. darum geht, Arbeitsgruppen "online" zu Besprechungen einund auszuladen oder Nachrichten selektiv zu verteilen. Inwieweit dies eine niedergelassene Apotheke in dieser Form nutzen kann und möchte, sei dahingestellt.

FrontPage hat sich in kurzer Zeit als ein Standardprogramm etabliert, wenn es darum geht, eine eigene Webseite zu kreieren. Selbst Kinder arbeiten damit zwischenzeitlich an Ihrem Web-Auftritt! Kein Wunder, denn das Programm ist leicht zu bedienen, und selbst wenig Geübte bekommen schnell eine ansprechende Seite hin. Die Schwierigkeiten fangen an, wenn man z. B. auch Kundenreaktionen in einem Fragebogen abfragen möchte, mit Java-Skripten hantieren muss, oder auf verschiedene Zusatzprogramme angewiesen ist, um bewegte Animationen zu zeigen oder Benutzerprofile zu erstellen. Es ist zudem ein offenes Geheimnis, dass sich der Internet-Explorer exzellent mit FrontPage verträgt (da beide aus dem gleichen Hause Microsoft stammen), mit dem Netscape-Navigator, immerhin noch mit einem guten Drittel Marktanteil (nach ehedem über 80% noch vor drei Jahren) hingegen schon weniger.

Für einen professionellen Internet-Auftritt ist natürlich auf solche Feinheiten zu achten. Das Erstellen von Internetanwendungen war bisher nicht Thema unserer Serie. Ein Grund dafür ist u. a., dass es heute eine Reihe recht günstiger Angebote gibt, sich so etwas im Fremdauftrag machen zu lassen, sei es über Großhandlungen, Pharmafirmen, einen Studenten oder eines der zahlreichen "Web- Kids". Gerade in diesem Bereich sollte ein eigenes Engagement unter Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten sehr überlegt werden.

Der Vollständigkeit halber zu erwähnen sind noch die Small Business Tools, die mit Ausnahme der Standard-Edition allen Office 2000-Ausgaben beiliegen. Hierbei handelt es sich um eine Auftragsverwaltungs-Software (mit Auftragsbearbeitung, Fakturierung usw.) für Kleinbetriebe, die aber für die Apotheke nur bedingt sinnvoll ist. Denn hier sind Sie auf den umfangreichen Stammsatz und damit Ihre bisherige Warenwirtschaft angewiesen, die in den meisten Fällen ja ebenfalls Fakturier- und Auftragsbearbeitungswerkzeuge anbietet.

Fazit Office 2000 überzeugt im direkten Vergleich zum Vorgängerprodukt Office 97 in erster Linie (je nach Paket) durch eine Reihe interessanter Programm-Zugaben wie Publisher, FrontPage oder die Bildbearbeitungssoftware PhotoDraw. Die Kernprogramme sind etwas weiterentwickelt worden, aber weder grundsätzlich neu noch dramatisch besser. Ein wenig überladen wirkt alles zudem, was sich z. B. im lästigen Zwangs-Nachinstallieren verschiedener Module im laufenden Betrieb manifestiert, oder aber an den fast schon übereifrigen, bunten und zappeligen Assistenten. Dennoch, das Paket wird wieder seinen Weg machen. Dafür sorgt allein schon das Geschäft mit den zahlreichen Neu-PCs, die natürlich die neue 2000er-Version vorinstalliert erhalten. Zudem erhält der Kunde abgerundete Pakete, die alle wesentlichen Aufgaben des Alltages gut abdecken.

Man mag über Details streiten und auch den einen oder anderen Fehler bekritteln – Office 2000 ist überwiegend sehr gut bedienbar, läuft nach bisherigen Erfahrungen recht stabil, hat einen beachtlichen Funktionsumfang, weist aufgrund seiner weiten Verbreitung auf der ganzen Welt eine hohe Investitionssicherheit auf, und kann sich damit gegenüber seinen billigeren Konkurrenzprodukten wie Lotus Smart Suite oder Star Office gut behaupten. Hohe Marktanteile dürften damit auch weiterhin garantiert sein.

Literatur- und Quellenhinweise: Kretschmer, B.: Office 2000 - Das Buch. Sybex-Verlag Düsseldorf, 1. Aufl. 1999 www.eu.microsoft.com/germany/office (offizielle Microsoft-Seite) www.chip.de (u. a. mit Recherchemöglichkeit zu bisherigen Bugs und Fehlern in Office 2000) www.cobra-shop.de (Softwarehändler, spezialisiert auf Schul-/Studenten- und Lehrerversionen)

Anschrift des Verfassers: Dr. Reinhard Herzog Apotheker Philosophenweg 67 72076 Tübingen E-mail: Heilpharm.andmore@t-online.de