MS-Office 97 (Teil 15): Schöne Worte – schöner Schein dank MS Word 97 (4

Genau diese Abfolge können Sie nun über ein Makro automatisiert ablaufen lassen. Hierzu rufen Sie die Befehlsfolge "Extras – Makro Aufzeichnen" auf. Wählen Sie einen Namen (z. B. Datum_Einfügen), ordnen Sie das Makro ggf. noch einem Tastenschlüssel oder einer Schaltfläche zu und alles, was Sie nun tun, wird Tastendruck für Tastendruck exakt aufgezeichnet (Abb. 1). Betätigen Sie den Stop-Button (Alternative: "Extras – Makro – Aufzeichnung beenden"), ist die Tastensequenz dem entsprechenden Makro zugeordnet.

Um es nun immer wieder abzuspielen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

Eine wichtige Frage bleibt zu klären: Wo bleiben die Makros eigentlich? Normalerweise wird ein Makro mit der jeweils aktuellen Dokumentvorlage verknüpft. Haben Sie keine spezielle ausgewählt, ist das die Standard-Vorlage mit dem Namen Normal.dot. Über diese Vorlage kann also Ihr Makro in neuen Texten genutzt werden. Anders sieht es aus, wenn Sie eine andere, möglicherweise eigene Dokumentvorlage benutzen. Hier gibt Ihnen Word die Gelegenheit, eine Zuordnung zu anderen Dokumentvorlagen vorzunehmen. Dies geschieht ebenfalls über den Menüpunkt "Makros" (Extras – Makro – Makros). In diesem Fenster findet sich die Schaltfläche "Organisieren", die ein weiteres Fenster öffnet (Abb. 2).

Fassen wir also zusammen: Makros gestatten Ihnen auch in Word die Automatisierung vieler Vorgänge – vom Ausdruck einer Rechnung bis hin zu komplizierteren Vorgängen. Solange Sie das via Makro-Aufzeichnung wie einen Recorder nutzen, ist das auch von Ungeübten leicht beherrschbar. Schwieriger wird es, wenn Sie tatsächlich verschiedene Funktionen selbst programmieren möchten. Dann werden Sie sich intensiver mit Visual Basic for Applications, der zugrundeliegenden Programmiersprache, beschäftigen müssen ...

Steuerelemente einbauen

Steuerelemente sind ein im Zusammenhang mit der Makro-Programmierung naheliegendes Thema – denn auch in Word können Sie mit Steuerelementen, wie Sie das in Excel gesehen hatten, arbeiten. Konkret: Sie können Ankreuzfelder, Eingabeboxen, Auswahllisten und andere Windows-Elemente in Ihr Dokument einbauen, also z. B. einen Fragebogen direkt auswerten.

Denken Sie in Richtung Internet ("Web-Formulare"), wird es besonders spannend. Sinn machen diese Elemente aber erst, wenn sie "mit Leben gefüllt" werden, sprich irgendwelche Funktionen übernehmen können. Das ist in Word zugegebenermaßen etwas schwieriger. Während Sie in Excel ein Tabellenblatt mit einzelnen Zellen zur Verfügung haben, an die Sie diese Elemente anhängen und mit Daten versorgen können, haben Sie in Word primär nur ein "leeres Blatt" vorliegen. Da dies den Rahmen unserer Einführung sprengt, sei auf entsprechende, weiterführende Werke verwiesen. Dennoch sollten Sie wissen, dass Word solche Funktionen bereit hält.

Die Verwaltung von Dateien

Dies ist ein Thema, das, obwohl doch recht wichtig, meist zu kurz kommt. Deshalb sollen an dieser Stelle ein paar Hinweise für die Praxis gegeben werden. Sie werden sehen, dass die meisten Dateien des täglichen Betriebs – von Ihrer Warenwirtschaft einmal abgesehen – tatsächlich in Word anfallen werden.

Datei-Informationen erhalten Sie zum einen über den Explorer, indem Sie die jeweilige Datei markieren und sich via Kontextmenü (rechte Maustaste) die Eigenschaften anzeigen lassen (alternativ über die Menüfolge Datei – Eigenschaften). Sie sehen dort recht detaillierte Angaben: Neben Name, Dateityp und -größe erfahren Sie, wann die Datei erstmals erstellt wurde, wann das letzte Mal Änderungen stattgefunden haben und wann das letzte Mal darauf zugegriffen, sprich konkret geöffnet, wurde. Via "Extras – Wörter zählen" erhalten Sie Informationen über den Textumfang.

Versionsverwaltung: Verschiedene Entwicklungsstadien eines umfangreicheren Textes wie z. B. eines Betriebshandbuches beherrschen Sie mit der Versionsverwaltung von Word. Der Einstieg gelingt über "Datei – Version". Im Grunde speichert Word die verschiedenen Versionen in einer Datei (die dadurch beträchtlich wachsen kann) und verpasst jeder eine Art Zeitstempel, um sie auseinander zu halten. Zusätzlich können jeweils Kommentare angefügt werden (Abb. 3). Auch im Dateimenü (Datei – Speichern unter ...) ist eine Versionsangabe über die Schaltfläche Version möglich.

Änderungen an einem bestehenden Text (sinnvoll z. B., wenn jemand anderes einen Text zur Bearbeitung bekommt und seine Vorschläge einarbeiten soll) können zudem eigens farblich hervorgehoben werden (Extras – Änderungen verfolgen – Änderungen hervorheben) und auch angeglichen und eingefügt werden (Extras – Änderungen verfolgen – Änderungen akzeptieren oder ablehnen).

Wie sollte man mit Dateien umgehen?

Machen Sie sich zur Gewohnheit, sinnvolle "sprechende", gleichzeitig aber auch strukturierte Namen zu vergeben. Beispiele: Rechnung_012000_N3478 oder kürzer RE_0100_N3478 ...kann stehen für eine Rechnung im Januar 2000 (012000) mit der Nummer 3478.

Brauchen Sie jetzt alle Rechnungen vom Januar 2000, können Sie unter Verwendung von "Jokerzeichen" (wie * oder ?) z. B. nach RE_012000_* alle in Frage kommenden Dokumente suchen lassen. Zudem werden im Dateifenster oder Explorer die zusammengehörigen Dateien bereits sortiert angezeigt.

Angebot_AOK_Rollstuhl_Schulze ...ist auch ganz nett, vor allem wirklich "sprechend"; die Strukturierung ist ebenfalls gegeben, aber nicht so stringent wie oben; Sortieren und suchen, z. B. nach Rechnungsnummer oder Monat, entfällt hier. Sie könnten nun diesem Namen noch die Daten aus dem ersten Beispiel anhängen; doch hüten Sie sich vor allzu langen "Lindwürmern", die gar nicht mehr vollständig auf dem Bildschirm angezeigt werden können! Drei bis allenfalls vier Untergliederungsebenen sollten wirklich reichen

Wie Sie oben sehen, bewährt sich insbesondere die Strukturierung mittels Unterstrichen oder Bindestrichen. Programmierer nutzen diese Methode, um auf diese Weise große Variablenkonstrukte übersichtlich zu halten. Fügen Sie den Dateinamen als Feld (Einfügen – Feld – Dokument- Information – Dateiname) klein z. B. unterhalb des Datums oder in der Fußzeile ein. Sie können dann von Ihrem Ausdruck im Tageskopie-Ordner direkt auf die entsprechende Datei schließen. Vergessen Sie nicht, das Feld jeweils neu zu aktualisieren (indem Sie das Feld markieren und die Taste F9 betätigen). Sinnvoll ist es ggf. auch, das Datum der Dokumenterstellung (ErstellDat) hier mit aufzunehmen.

Legen Sie ausreichend Unterverzeichnisse an! In der Praxis hat es sich jedoch als sehr lästig herausgestellt, wenn diese zu weit in "Unter-Unter-Unter-Verzeichnisse" zergliedert werden – die Übersicht leidet und man muss oft lange suchen, bis man den richtigen Pfad gefunden hat (kennen Sie den Dateinamen, ist wenigstens eine zielgerichtete Suche im Dateifenster möglich). Ihre MitarbeiterInnen sollten sich ebenfalls an diese Grundkonventionen halten.

Je nach Betriebsgröße und Organisation kann es sinnvoll sein, für jeden ein separates Unterverzeichnis anzulegen, in welchem die jeweiligen Dokumente individuell abgelegt und welche zum Schreiben und Lesen offengehalten werden. Ein allgemeines Verzeichnis, wo zum Beispiel Dinge wie ein Betriebshandbuch, allgemeine Formulare etc. stehen, sollte jeder einsehen können, hier kann aber nicht überschrieben oder gelöscht werden. So etwas lässt sich vor allem mit Windows NT (bzw. dem kommenden Windows 2000) sehr schön einrichten.

Dokumente schützen

Sie möchten nicht, dass jemand Ihre Rechnungen oder vertraulichen Briefe einsieht? Zum Schutz Ihrer Dateien haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Praktische Anwendungsgebiete für Word

Lassen Sie uns jetzt noch einmal angesichts der Funktionsvielfalt von Word zusammenfassen, für welche Anwendungszwecke sich die Textverarbeitung in Ihrem Betrieb gut eignet und für welche vielleicht weniger.

Rechnungen schreiben Dies ist in Word, aber ggf. selbst in Excel gut möglich. Vorteile bestehen im professionellen Layout sowie der Möglichkeit, die Rechnungen automatisch ausrechnen zu lassen. Von Nachteil ist, dass eine Anbindung an Ihre Warenwirtschaft so ohne Weiteres nicht gegeben ist, es entsteht also ein Schnittstellenproblem, wenn Sie z. B. den in Ihrem Apothekenrechner verbuchten Praxisbedarf in eine Rechnung mit Word umsetzen möchten. Entweder Sie übertragen das dann manuell oder aber es gibt die Möglichkeit, die konkreten Warendaten über ein mit Word lesbares Dateiformat zu exportieren. Doch vielfach ist es günstiger, auf die seitens der Apothekenrechner-Anbieter angebotenen Fakturierprogramme zurückzugreifen, auch wenn deren Bedienungskomfort und Funktionsumfang manchmal noch zu wünschen übrig lassen.

Briefe und geschäftliche Korrespondenz Das Betätigungsfeld für Word; je nach Drucker und eigener Fantasie sind sogar eigene Briefpapier-Layouts machbar (siehe die vorangegangenen Folgen).

Handzettel, Infoplakate,Aushänge und Pläne erstellen Das ist sicher ebenfalls eine Domäne fürs Do-it-yourself mit professioneller Textverarbeitung. Bevorzugte Arbeitstechniken sind hier das Handling von Bildern und Tabellen, das Einarbeiten von grafischen Elementen, Autoformen und Textfeldern, das Spiel mit geeigneten Schriften und das Nutzen der zahlreichen Layout-Techniken. Achten Sie insbesondere bei Schaufenster-Postern auf ausreichende, auch von weitem sichtbare Schriftgrößen mit klarem Schriftbild. Hier sind durchaus Werte wie 60-Punkt oder gar 72-Punkt in Fettdarstellung angebracht. Ein Problem kann entstehen, wenn großformatige Ausdrucke erwünscht sind oder auch farbige Hintergründe.

Die erste Aufgabe lässt sich mit einem DIN A3-fähigen Drucker lösen (selbst preiswertere Tintenstrahldrucker beherrschen das teilweise), allerdings ist ein flächiger Ausdruck dieses Formats wegen des Tintenverbrauchs nicht ganz billig. In nicht allzu ferner Zukunft dürften auch Farblaserdrucker erschwinglich werden; die ersten, preiswerteren Exemplare haben zur Zeit eine Preisregion um etwa 3000 bis 5000 DM erreicht – Tendenz fallend. Die Frage der farbigen Hintergründe lässt sich am ökonomischsten mit entsprechendem Farbpapier oder -karton (Fotokarton, in jedem besseren Papiergeschäft) lösen. Zwar können Sie die Papier- und Hintergrundfarbe in Word wählen und dies tatsächlich so ausdrucken lassen, das benötigt aber sehr viel Farbe; zudem sind die Kontraste und Farbgrenzen oft unbefriedigend.

Kundenzeitung Sofern Sie mit Ihrem Werk nicht farbenfrohen, erstklassigen Verlagspublikationen Konkurrenz machen wollen, ist Word durchaus geeignet, auch eine eigene Zeitung zu erstellen: mehrspaltiger Satz, Einbinden von Bildern mit Beschriftungen, zeitungsangepasstes Layout mit entsprechenden Umbrüchen sowie Kopf- und Fußzeilen – das alles ist realisierbar. Profis in Redaktionen hingegen arbeiten doch lieber mit speziellen DTP-Programmen wie Pagemaker oder Quark Express (DTP = Desk-Top Publishing), diese Programme sind allerdings sehr teuer und für Ihre Zwecke in aller Regel völlig überdimensioniert. Nur wer z. B. professionelle, reichhaltig bebilderte Prospekte für Versandzwecke und dergleichen erstellen möchte, sollte sich mit dem Thema Desk-Top-Publishing näher beschäftigen . . .

Interne Informationen erstellen (QMS-Buch, Betriebshandbuch etc.) Hier ist das Beherrschen der Gliederungsfunktionen, das Handling von Formatvorlagen und das Arbeiten mit Kopf- und Fußzeilen angesagt. Dann können Sie sich durchaus auch an ein größeres Werk heranwagen. Es ist aber bekannt, dass im Grunde alle reinen Textverarbeitungsprogramme Probleme mit sehr großen Dokumenten haben. Wenn also mal deutlich über 100 Seiten anstehen, womöglich noch garniert mit zahlreichen Bildern, dann erleben Sie manchmal unangenehme Überraschungen – das Programm ist überlastet, insbesondere wenn Ihre Speicherausstattung nicht die beste ist. Dann ist es eine pragmatische Lösung, das Dokument einfach auf mehrere Teilkapitel (in verschiedenen Dateien) aufzuteilen.

Verwaltung von Adressen etc. Hier ist Vorsicht angebracht! Natürlich können Sie Word-Dokumente wie einen "Zettelkasten" nutzen und darin z. B. Ihre Kundenadressen ablegen. Sie könnten darin sogar nach Namen und dergleichen suchen (via Bearbeiten – Suchen). Dennoch – das Wahre ist das nicht. Eine Datenbank wie Access, ansonsten ein Adressprogramm wie Adress plus, Microsoft's Outlook oder zur Not auch Excel, eignen sich sicher besser.

Anders mag der Fall bei einer Rezeptursammlung gelagert sein. Mit etwas Grips lässt sich auch das elegant in einer Datenbank unterbringen, hier kann jedoch Word sinnvoller sein, möglicherweise aber auch Excel, wenn Sie gleich Mengen und Preise umrechnen möchten. Hier kommt es wieder entscheidend darauf an, die Dokumente aussagekräftig zu benennen und diese ihrerseits geschickt aufzugliedern, so dass z. B. eine Rezeptur auf je einem einzelnen Blatt erscheint.

Etiketten, Beschriftungen und Visitenkarten erstellen Word kann, wie in einer früheren Folge dargestellt, verschiedenste Etikettenformate verarbeiten (Einstieg über Extras – Umschläge und Etiketten) und zudem auch mit unterschiedlichsten Papierformaten umgehen (Datei – Seite einrichten). Somit sind also Preisschilder, Beschriftungen, Labels und selbst Visitenkarten kein Problem. Für letztere bekommen Sie übrigens (in besseren Bürobedarfsläden oder bei entsprechenden Versendern) bereits vorperforierte und mit verschiedenen Motiven hinterlegte Kartonvorlagen im DIN A4-Format.

Was Word so ohne weiteres nicht beherrscht, ist der direkte Umgang mit Barcodes. Idealerweise sollte z. B. die Pharmazentralnummer in einen der zahlreichen verschiedenen Strichcodes Pharmapackungen erhalten zumeist den EAN-8-oder EAN-13-Code) gleich umgesetzt werden können. Hierzu gibt es für wenig Geld kleine Zusatzprogramme (sogenannte Add-Ins), die dann in der Wordumgebung Unterschlupf finden und hier ähnlich wie andere Werkzeuge auch aufgerufen werden können.

Eine Alternative stellt das Zeichenprogramm Corel Draw dar, das ab Version 8 standardmäßig mit Strichcodes umgehen kann. Außerdem bieten viele Etikettenhersteller entsprechende, recht preiswerte Programme an, wie z. B. WinLabel, CodeSoft u. a. – der Bürobedarfs-Fachhandel hält hier eine größere Auswahl bereit. Sparfüchse bedienen sich der zahlreichen Shareware-Programme, die es z. B. via Internet gibt.

Abläufe, Prozesse und dergleichen abbilden Hier kommt Word rasch an seine Grenzen. Mit dem Zeichnen-Werkzeug können Sie zwar mittels der zahlreichen Autoformen die gängigen Symbole hereinholen, nur wird es sehr schwer, die einzelnen "Kästchen" auch mit Leben zu füllen, sprich ihnen Funktionen zu hinterlegen. Haben Sie viel mit größeren Projektplanungen zu tun – z. B. die professionelle Ablaufplanung eines Apothekenumbaus, ein Hausneubau oder der Aufbau eines größeren Labors –, dann ist möglicherweise die Investition in das speziell für solche Aufgaben konzipierte Programm MS-Project (ebenfalls von Microsoft) sinnvoll. Prozessdiagramme können auch mit Applikationen wie Visio ganz gut gestaltet werden.

Damit ist das umfangreiche Thema Textverarbeitung vorerst abgehakt. Wir sind uns bewusst, dass es noch vieles zu berichten gäbe – vor allem, je mehr man in die Details einsteigt. An dieser Stelle sollte allerdings eine Einführung stehen, durchaus mit Seitenblick auf die professionellen Funktionen in Word. Je mehr Sie sich mit dem Programm beschäftigen werden, um so mehr Möglichkeiten, aber auch Grenzen werden Sie erkennen. Und wenn Sie glauben, alles Wichtige nun zu kennen, ja, dann dürfte schon wieder die nächste Programmversion ins Haus stehen, noch bunter, noch größer, noch ... Word 2000 gibt es ja schon (mit allerdings eher geringfügigen Änderungen, das meiste vom hier Gesagten können Sie exakt übernehmen). Aber so ist sie nun mal, die schnelllebige Computerwelt!