Kosmetikherstellung in der Apotheke

Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement

Der Terminus "Qualitätssicherung" bzw. "Qualitätsmanagement" wird von Unternehmen unabhängig von deren Größe und Bedeutung gerne in Werbeschriften genutzt, um bei Interessenten und potenziellen Käufern die Assoziation zu erwecken, dass den vertriebenen Produkten eine außerordentliche "Qualität" innewohnt (siehe Kasten "Definitionen").

Welcher Natur diese Qualität ist, auf welche Art und Weise sie "gesichert" wird und wie sie sich nach einem Erwerb dem Käufer gegenüber "äußert", wird in der Werbung jedoch allzu oft verschwiegen, obwohl objektive Informationen über die Beschaffenheit und die besonderen Merkmale von Produkten doch eigentlich die Grundlage jeder Kaufentscheidung darstellen sollten.

Wird der Begriff der Qualitätssicherung (oder des Qualitätsmanagements) zudem noch in den Kontext einer emotionalisierenden Werbebotschaft eingebettet, wird es für den Verbraucher außerordentlich schwer, Wahrheit und Fiktion voneinander zu trennen. Und manch kritischer Käufer wird sich bei zahlreichen Neuausbietungen der kosmetischen Industrie angesichts recht phantasievoller Auslobungen wohl auch die Frage nach dem tatsächlichen Praxisnutzen gestellt haben.

Unstrittig ist jedoch, dass die Produkt- und Wirkqualitäten kosmetischer Erzeugnisse über die Jahre hinweg – unter dem Einfluss der Kosmetik-GMP-Leitlinien und in Verbindung mit einer verstärkten behördlichen Überwachungspraxis – signifikant zugenommen haben.

Betrachtet man heute apothekenexklusive Kosmetikserien renommierter Firmen wie beispielsweise Apotheker Walter Bouhon GmbH, Hermes Arzneimittel GmbH, La Roche-Posay Laboratoire Pharmaceutique, RoC Division Johnson & Johnson Consumer France s.a.s. und Vichy Laboratoires unter galenischen, analytischen oder dermatologischen Aspekten, so kann den Präparaten auch aus Sicht des kritischen Pharmazeuten ein hohes Qualitätsniveau attestiert werden.

War die Einführung von Qualitätssicherungssystemen, gefolgt von Qualitätsmanagementsystemen (QMS) und Total-Quality-Management (TQM) früher nur den mit entsprechend üppigen Ressourcen ausgestatteten Großunternehmen vorbehalten, finden diese "Qualitätsoptimierungssysteme" nun auch zunehmend Eingang in Betriebe des gewerblichen Mittelstandes.

Mit dem Siegeszug von QMS hat sich der Schwerpunkt qualitätssichernder Aktivitäten von (oft zerstörenden) End- und Nachkontrollen zur Feststellung der Produktqualität hin zum systematischen Erzeugen der geplanten Qualität durch den Einsatz gezielter Lieferanten-, Eingangs- und In-Prozess-Kontrollen verschoben.

Sicherlich ist die vergleichsweise späte Einführung von normierten Qualitätsmanagementsystemen in Kleinbetrieben weit weniger auf etwaige Unkenntnis der Inhaber zurückzuführen als auf knappe finanzielle und personelle Ressourcen, gepaart mit ungünstigen Konjunkturaussichten.

So stehen auch öffentliche Apotheken mit im Durchschnitt sechs bis sieben angestellten Mitarbeitern (Quelle: ABDA, 01/2003) vor der sich durch die Auswirkungen des Beitragssatzsicherungsgesetzes (BSSichG) dramatisch verschärfenden Situation, Personal zu aus rein betriebswirtschaftlicher Perspektive nicht umsatzsteigernden Aktivitäten wie der Einführung oder Pflege eines QMS abzustellen. (Dass normenkonform implementierte und von Politik, Krankenkassen und Aufsichtsbehörden als "wirksam" beurteilte Qualitätsmanagementsysteme zur Existenzsicherung von Apotheken mit beitragen werden, steht hier außer Frage.)

Prüfungen gemäß Kosmetik-GMP-Leitlinien

"Qualität kann nur erzeugt werden." Der Leitsatz besitzt Gültigkeit für alle im industriellen Maßstab getätigten (pharmazeutischen und kosmetischen) Produktionsvorgänge. Dieses Leitmotiv sollte aber auch die Grundlage der Herstellungspraxis in öffentlichen Apotheken darstellen.

Für eine Kosmetikherstellung innerhalb der Apotheke bedeutet dies konsequenterweise, die von den Kosmetik-GMP-Leitlinien empfohlenen qualitätssichernden Aktivitäten in betrieblich erforderlichem Maße umzusetzen. So sind beispielsweise alle Ausgangsstoffe vor dem Produktionseinsatz auf Übereinstimmung mit den festgelegten Spezifikationen zu prüfen.

Für Apotheken ergibt sich der Sonderfall, dass neben kosmetischen Rohstoffen auch primär pharmazeutisch genutzte Ausgangsmaterialien zur Verfügung stehen. Dies führt hinsichtlich der Prüfverpflichtungen zu zwei unterschiedlichen Ausgangssituationen:

• Bei kosmetischen Ausgangsstoffen ist der Kosmetikfabrikant selbst für die Erstellung eigener Prüfspezifikationen verantwortlich, die die Anforderungen an Identität, Reinheit, Gehalt und ggf. Organoleptik definieren.
• Bei der Kontrolle pharmazeutischer Ausgangsstoffe sowie bei kosmetischen Materialien, für die der Apotheker festgelegt hat, dass sie nach den anerkannten pharmazeutischen Regeln zu prüfen sind, finden die monographierten Spezifikationen des Arzneibuchs Anwendung.

Jede Prüfspezifikation bedingt mindestens ein spezielles Prüfverfahren, welches im Methodenteil des Arzneibuchs beschrieben ist oder – bei kosmetischen Ausgangsstoffen – in einer herstellerseitig zu konzipierenden Prüfvorschrift niedergelegt sein muss. Letztere kann an die Kontrollanweisungen zuliefernder Rohstofffabrikanten, an die "Amtliche Sammlung von Untersuchungsverfahren nach § 35 LMBG" oder an international akzeptierte Standards angelehnt sein.

Bei der Abfassung der Vorschriften ist zwischen

• der Probeentnahme (Details siehe unten),
• der Aufbereitung der Prüfmuster,
• der Festlegung zu verwendender Reagenzien und Gerätschaften,
• der eigentlichen Testdurchführung und
• der Auswahl geeigneter Auswertungsverfahren

zu unterscheiden. Der Ausgangsstoff gilt dann als spezifikationskonform, wenn die Prüfergebnisse die maximal zulässigen Toleranzen der durch Arzneibuch oder Hersteller festgelegten Sollwerte nicht überschreiten.

Der Nachweis von Gesamtkeimzahl ("Zählung der gesamten vermehrungsfähigen Keime") und spezifizierter Mikroorganismen (sog. "Problemkeime") erfolgt häufig nach Arzneibuchvorgabe. Die in der Ph. Eur. benannten Methoden der Biologie sind jedoch mit großem Aufwand verbunden, bedenkt man nur die Verpflichtung zur Validierung anzuwendender Verfahren und Techniken.

Prüfmethoden zu Packmitteln finden sich in sog. Fehlerbewertungslisten, wie sie beispielsweise der Editio Cantor Verlag, Aulendorf, publiziert hat.

Prüflabor – extern oder intern

Zur Erfüllung seiner analytischen Verpflichtungen sollte dem kosmetischen Hersteller ein (eigenes oder externes) Prüflabor zur Verfügung stehen. In öffentlichen Apotheken wird dies i. d. R. das Laboratorium sein, wobei die im Apothekenbetrieb üblichen Prüfmittel um weitere Gerätschaften wie Penetrometer, pH-Meter, Polarimeter, Refraktometer, Photometer, IR-Spektrometer, Titrator, Viskosimeter, Zentrifuge und ggf. sogar HPLC bzw. GC zu ergänzen sind, um die fachgerechte Durchführung der spezifizierten Prüfungen zu gewährleisten.

Für mikrobiologisches Arbeiten ist an die Anschaffung eines Autoklaven, Brutschranks, elektrischer Pipettierhilfen, Magnetrührer und ggf. einer Sterilwerkbank zu denken.

Zur Packmittelkontrolle sind Drehmomentprüfer, Exsikkator, Messschieber, Tiefenmaß und weitere spezielle Prüfgeräte wie z. B. Differenzial-Thermoanalysator, Farbmessgerät und Zugprüfmaschine erforderlich.

Die für die kosmetische Qualitätssicherung zuständigen Mitarbeiter werden sich in Apotheken meist aus demjenigen Teil des pharmazeutischen Personals rekrutieren, der bereits für die Arzneimittelanalytik verantwortlich ist.

Will der Kosmetikhersteller seinen innerbetrieblichen Kontrollaufwand minimieren, kann er freizugebende Ausgangsmaterialien an spezialisierte analytische oder mikrobiologische Prüflabors weiterleiten. Zur Gewährleistung der Erzielung valider Untersuchungsergebnisse empfiehlt es sich darauf zu achten, dass die Auftragslaboratorien nach aktuellen Standards (z. B. DIN EN 45001, GLP, GMP) akkreditiert bzw. zertifiziert sind.

Angemerkt sei, dass der Kosmetikhersteller natürlich auch Rohstofflieferanten verpflichten kann, die spezifizierten Qualitätsnachweise zu erbringen und chargenbegleitend Prüfzertifikate beizulegen. Die für zusätzliche Kontrollen anfallenden Kosten reichen die Lieferanten jedoch meist an ihre Auftraggeber weiter. Im Gegenzug können die Aufwendungen für den Unterhalt des (kosmetischen) Prüflabors auf ein erforderliches Minimum reduziert werden.

Der kosmetikherstellende Apotheker sollte jedoch – in Anlehnung an die Regelung des § 11 (2) ApBetrO bei Vorlage eines chargenbezogenen Prüfzertifikates – stets mindestens die Identität bezogener Ausgangsmaterialien im eigenen Labor feststellen lassen.

Um bei Qualitätsproblemen vertriebener Produkte als Folge einer Verwendung von Ausgangsstoffen mit verdeckten Mängeln nicht wegen einer Sorgfaltspflichtverletzung oder eines Organisationsverschuldens haftbar gemacht werden zu können, empfiehlt es sich, nicht nur das hauseigene Qualitätswesen, sondern auch die Qualitätsmanagementsysteme der zuliefernden Rohstoffhersteller in regelmäßigen Abständen zu auditieren und zu bewerten.

Prüfprotokolle und Qualitätskontrollen

Alle (intern und extern ermittelten) Prüfergebnisse sollten in entsprechenden Prüfprotokollen vermerkt werden. Ein produkt- und chargenbezogenes Freigabeprotokoll dient der Verifikation der Produktqualität durch die übersichtliche Angabe aller Prüfspezifikationen und zugehörigen Prüfresultate (Abb. 1). Spezifikationskonforme Produkte sind nach Unterzeichnung des Protokolls durch eine verantwortliche Person des Kosmetikherstellers für die weitere Verwendung freigegeben. Mit Qualitätsmängeln behaftete Ausgangsstoffe werden abgesondert und als "gesperrt" gekennzeichnet.

Um den Aufwand an Endkontrollen (oft in Form zerstörender Prüfungen) zu reduzieren, empfiehlt es sich, fertigungsbegleitende Kontrollen (In-Prozess-Kontrollen) in die zentralen Produktionsabläufe zu integrieren. Dies setzt das Identifizieren kritischer Herstellungsschritte nach einer Methodik voraus, die sich an das im Lebensmittelbereich etablierte HACCP-Konzept (HACCP = Hazard Analysis and Critical Control Point) oder an arzneiliche GMP-Bestimmungen anlehnen kann.

Treten im Verlauf einer Produktion tatsächlich Qualitätsabweichungen auf, die in "Kritische Fehler", "Hauptfehler" und "Nebenfehler" eingeteilt werden können, tragen In-Prozess-Kontrollen zur zeitnahen Fehlererkennung und -korrektur bei und verringern somit ganz beträchtlich die Gefahr einer Ausschussproduktion.

Bestätigen die Ergebnisse von Lieferanten-, Eingangs- und In-Prozess-Kontrollen unter dem Dach eines normengerecht implementierten und gepflegten Qualitätsmanagementsystems die gewünschte Rohstoff- und Prozessqualität, kann im Idealfall sogar auf Endproduktprüfungen gänzlich verzichtet werden.

Probeentnahmen

Die Kontrolle von Ausgangs-, Zwischen- und Endprodukten erfolgt unter Anwendung von Probeentnahmeverfahren, die u. a. rohstoffspezifische Entnahmetechniken, Art und Beschaffenheit der Probenahmegeräte und -gefäße sowie Verhaltensweisen zur Vermeidung chemischer und mikrobieller Kontaminationen reglementieren. Darüber hinaus verfolgen zeitgemäße Probenahmeverfahren auf Basis statistischer Berechnungen die Zielsetzung, die (minimal) erforderliche Anzahl an Stichproben zu ermitteln, die einen repräsentativen Rückschluss auf die Qualität der gesamten Produktcharge gestatten.

Zur Risikominimierung kann der kosmetische Hersteller zwischen verschiedenen Stichprobenverfahren wählen, wobei sich beim Wareneingang von Rohstoffen zwei Methoden besonders bewährt haben:

• die Entnahme von Einzelproben aus möglichst jedem Gebinde einer Charge zur Einzelgebinde-Prüfung (an einer vorab festgelegten Stelle oder nach dem Schema Oben, Mitte, Unten),
• die Entnahme von Proben nach der Formel n = CDN (n = Anzahl der Proben; N = Anzahl der Einzelgebinde einer Charge), die entweder einzeln auf Basis ausgewählter Prüfspezifikationen analysiert oder zu einem Mischmuster für die Vollanalyse vereinigt werden.

Probenahmepläne regeln Art, Anzahl und ggf. Ort der Probenahmen. Aufgrund einer Vielzahl von Ausgangsmaterialien mit unterschiedlichen stofflichen Eigenschaften ist es weder sinnvoll noch möglich, einen universell gültigen "Masterplan" zu entwerfen.

Probenahmepläne sind vielmehr produkt- bzw. produktklassenspezifisch zu konzipieren. Sie sollten stets auch den Verwendungszweck, die Herkunft, die Haltbarkeit und die Einstandspreise der Ausgangsmaterialien mit berücksichtigen.

Bei Packmitteln, von Sublieferanten beigestellten Fertigwaren oder selbst produzierten Endprodukten wird häufig nach AQL (Annehmbare Qualitätsgrenzlage) der jeweils zur Anwendung kommenden Stichprobenanweisung vorgegangen. Um auch hier den Nachweis der Sorgfaltspflicht zu erbringen, sollten sämtliche durchgeführten Probeentnahmen unter Angaben von Ort, Uhrzeit und Datum protokolliert werden.

Probeentnahmeverfahren sind ferner zur Gewinnung von Rückstellmustern zu etablieren. Die Muster dienen dem Nachweis der stofflichen und mikrobiellen Integrität eingesetzter Ausgangsmaterialien und erleichtern somit den i. d. R. nachträglich zu erbringenden Beweis einer spezifikationskonformen Qualität der Fertigprodukte im Rahmen von behördlichen Inspektionen, Gerichtsverfahren oder zur Vermeidung von Abmahnungen durch "Mitbewerber".

Es sollten Räumlichkeiten existieren, die die längerfristige Lagerung einer wachsenden Anzahl von Rückstellmustern ohne Beeinträchtigung ihrer Qualität und unter Ausschluss einer Verwechslungs- oder Kontaminationsgefahr mit pharmazeutischen Präparationen ermöglichen.

Weitere empfohlene Aktivitäten

Die Einführung eines effizienten Prüf- und Messmittelmanagements stellt ebenfalls eine zentrale qualitätssichernde Tätigkeit dar. So muss beispielsweise die Funktionstüchtigkeit von in Herstellung und Kontrolle eingesetzter Waagen zu jedem Bestimmungszeitpunkt gewährleistet sein. Fehlerhaft arbeitende Prüf- und Messgeräte sind zu identifizieren und rechtzeitig abzusondern.

Zu den Aufgaben des Qualitätswesens gehört ferner die gezielte Erfassung von Produkt- und Kundenreklamationen nach Art und Häufigkeit. Ein funktionierendes betriebliches Beschwerdemanagement hilft ganz wesentlich, etwaigen Qualitätsabweichungen und Fehlentwicklungen effizient vorzubeugen. Bekannt gewordene Nebenwirkungen müssen im Rahmen der bereitzuhaltenden Unterlagen (Produktangaben) dokumentiert werden.

Leider ist ein systematisches Risikomanagement, wie laut Arzneimittelgesetz vorgeschrieben (Stufenplanverfahren) und an die Verantwortlichkeit einer qualifizierten Person (Stufenplanbeauftragter) gebunden, im Kosmetikrecht bislang noch nicht zwingend gefordert.

Allerdings hat die kosmetikrechtlich zuständige Bundesoberbehörde (BfR/BgVV) bereits im Jahr 1999 die Empfehlung ausgesprochen, durch aufmerksame Marktbeobachtung und schnelles Eingreifen das im Zuge der Anwendung kosmetischer Mittel bestehende Restrisiko weiter zu vermindern.

Fallspezifisch zu ergreifende Maßnahmen wurden nicht definiert, doch ist in Analogie zum Stufenplanverfahren davon auszugehen, dass diese auf das im Arzneimittelbereich genutzte Methodenarsenal (Anwendungsbeschränkungen, Warnhinweise, im Extremfall Produktrückruf) zurückgreifen werden. In jedem Fall sollte die als KVO-Sicherheitsbewerter benannte Person Kenntnis von den bekannt gewordenen Nebenwirkungen erhalten, um ggf. die Sicherheitsbewertung aktualisieren zu können.

Zahlreiche öffentliche Apotheken arbeiten momentan an der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems. Um Schnittstellenproblematiken zu vermeiden, sollte die kosmetikherstellende Apotheke bereits in der Designphase sorgfältig planen und die gemäß Kosmetik-GMP-Leitlinien empfohlenen qualitätssichernden Verfahren und Abläufe gänzlich in die Beschreibung des (übergeordneten) apothekenspezifischen Qualitätsmanagementsystems mit einbinden.