Controllingsoftware für Apotheken

Aufbau der GuV-Planung

Der Apotheker beginnt seine Unternehmensplanung mit der Planung seiner Erlöse und Aufwendungen (GuV). Anhand der Jahreswerte der einzelnen Positionen für das letzte Geschäftsjahr schätzt er z. B. den neuen Umsatz GKV-Erstattung für das nächste Jahr nur noch in der Höhe von 95% des Vorjahres. Dieser wird ihm automatisch durch das Programm anhand der Istwertverteilung des letzten Jahres auf die einzelnen Monate heruntergebrochen. Diese Monatsverteilung kann in einem zweiten Schritt noch angepasst werden im Sinne einer Feinplanung.

Ähnlich wie die GKV-Erstattung können auch tiefer gegliederte Umsatzelemente geplant werden. Ein Beispiel könnte eine Unterteilung des Umsatzes gemäß Abbildung 3 sein. Die Planungstiefe, die dann auch die Planungsgenauigkeit bestimmt, legt der Apotheker je nach Zeitbudget und Notwendigkeit der Planung individuell fest. Neben den Umsätzen werden in gleicher Weise die Aufwandspositionen geplant, nämlich Personalkosten (Abb. 2) und andere zu planende Aufwendungen.

Sind alle Umsätze und Aufwendungen geplant, erstellt die Software automatisch eine Gewinn- und Verlustrechnung (Abb. 5), in der die monatlichen Schwankungen des GuV-Ergebnisses über die gesamte Apotheke hinweg gut zu sehen sind. Sie muss dem Apotheker zur Übersicht bzw. Detailanalyse in verschiedenen Zeitintervallen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen (Monate, Quartale, Jahreswert). Grafische Veranschaulichungen im Sinne eines Managementcockpits erleichtern es dem Apotheker, auf einen Blick Gefahrenzonen zu erkennen (Abb. 4).

Die Analyse von Planwerten alleine ist zu wenig, um eine Apotheke sinnvoll steuern zu können. Erst der ständige Abgleich mit den entsprechenden Istwerten deckt einerseits Planungsfehler bzw. nicht erwartete Entwicklungen der Apotheke auf (Abb. 6). Nur wenn diese frühzeitig erkannt werden, kann der Apotheker rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen. Neben einer wertmäßigen Differenz ist auch der Ausweis von prozentualen Veränderungen nötig, die optimalerweise noch mit einer Ampelfunktion versehen ist. So fallen Abweichungen sofort ins Auge.

Finanzplan und Finanzberichtswesen

Während die Analyse der GuV dem Apotheker die wirtschaftliche Leistung seiner Apotheke zeigt, ist auch die Zahlungswirksamkeit (Kontostand!) von entscheidender Bedeutung. Denn gute Ergebnisse in der GuV können den Apotheker in gefährliche Situationen bringen, wenn Umsatzerlöse erst spät, Aufwendungen aber schon zeitnah zahlungswirksam sind. Durch die Eingabe von Zahlungszielen je GuV-Konto erstellt die Apothekensoftware automatisch den Finanzplan, er ist untrennbar mit dem GuV-Ergebnis verbunden (Abb. 7).

Die finanzielle Auswirkung errechnet sich nach gewissen Zu- und Abrechnungen, die automatisch richtig von der Software errechnet werden. Der Apotheker erkennt hier genau, wie sich sein GuV-Ergebnis (Ausgangspunkt der Rechnung) in Kontostandsbewegungen niederschlägt. Die finanzielle Steuerung der Apotheke bedarf noch der Pflege des Kontokorrentrahmens (hieraus errechnet sich die freie Line, die dem Apotheker maximal noch zur Verfügung steht).

Im Beispiel (Abb. 8) ist der prognostizierte Kontostand im März 2004 negativ, dieser wird aber durch den Kontokorrentrahmen aufgefangen, so dass ein Finanzierungspolster von knapp 29 TE verbleibt. Dennoch sieht der Apotheker im Juli 2004 eine Unterdeckung seines Kontos und kann bereits heute mit Finanzierungsüberlegungen beginnen (Gespräche mit der Hausbank, Abbau von Kosten usw.), um drohende Zahlungsschwierigkeiten zu vermeiden. Zusätzlich dient eine solche Datengrundlage auch als Argumentationshilfe in Kreditverhandlungen, da die Bank aus ihr erkennen kann, dass es sich in diesem Fall nur um einen vorübergehenden Liquiditätsengpass handelt, der in der Zukunft ausgeglichen wird.

Simulationsmöglichkeiten und Variantenrechnungen

Ist die erste Planungsphase durchgeführt und sind die individuellen Daten der Apotheke im System mit abgebildet, können zeitnahe Simulationen durchgeführt werden. In Simulationsschirmen können neue Einflüsse durchgespielt werden bzw. mehrere Datenbankstände in verschiedenen Varianten miteinander verglichen werden (Abb. 9). Hierfür muss ein eigener Simulationsbildschirm zur Verfügung stehen, der apothekenspezifisch anpassbar ist (rechte Seite in (Abb. 9).

Im Beispiel wurde errechnet, wie viel mehr die Apotheke umsetzen muss, wenn das Ergebnis nach Steuern um 11 TE steigen soll. Gleichzeitig wird im Hintergrund ein neuer angepasster Finanzplan und eine Planbilanz erstellt. Alle Veränderungen der Maßnahmen in GuV, Finanzplan und Bilanz werden wie gewohnt wertmäßig, prozentual und in Ampelform dargestellt und unterstützen den Apotheker so in der Interpretation seiner Simulation.

Neben realistischen Planspielen (wie hoch muss das Umsatzwachstum sein, um eine zusätzliche PTA zu finanzieren, oder wie hoch dürfen bei gegebenem Umsatz die Personalkosten sein, um zu einem gewissen Kontostand zu gelangen) kann der Apotheker hier auch seine betriebswirtschaftlichen Kenntnisse erweitern, da ihm die Auswirkungen von Maßnahmen ganzheitlich aufgezeigt werden.

Detailauswertungen

Detaillierte Analysen nach Bedarf runden die managementrelevante Information für den Apotheker ab. So muss z. B. eine Auswertung der Kostentreiber für einen gewissen Zeitraum auf Knopfdruck möglich sein. Einer derartigen Analyse in Abbildung 10 ist zu entnehmen, dass neben der Miete der Geschäftsräume und den Personalkosten des Apothekers die Aufwendungen für Weiterbildungsmaßnahmen mit ca. 8% der gesamten Aufwendungen die drittgrößte Aufwandsposition im Januar 2004 war.

Die Integration von Abrechnungsstellen, Warenwirtschaft und Steuerberater erlaubt dem Apotheker neue Einsichten in seine Apotheke, die er dringend benötigt, um den Geschäftsverlauf besser zu verstehen und gegebenenfalls seine Erwartungen an die Zukunft zu überdenken, was dann wieder zum Ergreifen neuer Maßnahmen führt.

Ein Beispiel solcher Auswertungen über mehrere Datenbestände könnte in der Umsatzrentabilität von Mitarbeitern bestehen (Abb. 11). Hier wird eine Kennzahl je Mitarbeiter als statistischer Wert errechnet, die angibt, wie das Verhältnis zwischen den durch den Mitarbeiter generierten Umsatz und seinen – aus dem Warenwirtschaftssystem entnommenen – zurechenbaren Kosten ist.