Postberge im Griff: So fressen Briefe, Faxe und Mails weniger Zeit

Ein Tipp des Zeitmanagement-Papstes Lothar J. Seiwert lautet, jedes Schreiben und jeden Postvorgang möglichst nur noch einmal in die Hand zu nehmen. Wie lässt sich dieser Vorsatz realisieren?

Zunächst einmal sollte sich der Apotheker verdeutlichen: Die Korrespondenz gehört in der Regel nicht zu seinen Kernaufgaben. Die Alternative, die sich bietet: Mit der Eingangspost beschäftigt sich ein Mitarbeiter, der die Post vorsortiert und Schreiben oder Anfragen, die auch er selbst oder ein Kollege bearbeiten kann, herausnimmt. Auf dem Schreibtisch des Apothekers landet dann nur noch der Schriftverkehr, um den er sich wirklich selbst kümmern sollte.

Zudem gehört es zu den Aufgaben des beauftragten Mitarbeiters, alle Unterlagen, die zu einem Briefvorgang gehören, vorab herauszusuchen. Wenn der Apotheker dann antwortet, hat er alle Informationen vorliegen, die er benötigt. Lästiges Kramen und Herumsuchen entfällt.

Musterformulare und Kurzbriefe einsetzen

Die zeitsparende Verfassung von Antwortbriefen beginnt bereits beim Lesen der Post. Sinnvoll ist es, Texte grundsätzlich mit Textmarker und Stift zu lesen und sich am Briefrand Notizen zu machen, die bei der späteren Verfassung des Antwortbriefes weiterhelfen: Wichtige Stellen findet der Apotheker sofort wieder, nach der Lektüre eines Briefes steht dann oft schon das Gerüst für den Antwortbrief.

Wenn der Apotheker während des Lesens feststellt, dass sich die Beantwortung des Briefes delegieren lässt, kann er einen speziellen "Laufzettel" nutzen, der dem Brief beigelegt wird. Der Mitarbeiter entnimmt dem Laufzettel, dass er diesen Brief bis zum nächsten Freitag eigenständig unter Einarbeitung beiliegender Infos – hier hat der Apotheker notiert, was in den Antwortbrief auf jeden Fall hinein gehört – bearbeiten soll.

Die Entwicklung von Musterformularen beschert dem Apotheker die größte Zeitersparnis. Das Prinzip: Wo immer möglich arbeitet er mit standardisierten Kurzbriefen, bei denen unter dem Briefkopf eine Aufzählung von Aktivitäten zu finden ist – er muss nur noch die entsprechende ankreuzen.

Die Überschriften lauten:

• Anbei erhalten Sie: ...
• Wir bitten Sie: ...
• Anbei folgende Anlagen: ...

Am Schluss ist ein wenig Platz, um knappe schriftliche Anmerkungen zu platzieren – das Ganze wird ausgedruckt – fertig. Solche Kurzbriefe gibt es schon seit Langem, und seitdem wir alle mit dem PC arbeiten, ist es nicht mehr notwendig, die Formulare im Bürofachhandel zu kaufen. So können der Apotheker und sein Team am PC für die wichtigsten Personengruppen – zum Beispiel die Kunden, die Lieferanten und die Pharmavertreter – eigene Kurzbriefe entwerfen. Die Kurzbriefe sind individuell auf die Bedürfnisse der Apotheke und jener Personengruppen abgestimmt.

Kurzbriefe: Ganz fix gefaxt

Wichtig fürs Faxen: Der Kurzbrief umfasst nie mehr als eine Seite – und kann daher fix gefaxt werden. In Apotheken, die diesen Tipp beherzigen, gehören Papierstaus der Vergangenheit an – auch bei den Empfängern der Faxe.

Eigentlich liegt die Verwendung solcher Kurzbriefe nahe und sollte selbstverständlich sein. Effektive Arbeitsorganisation lebt häufig gerade vom Naheliegenden – auf das die Apotheker im täglichen Berufsstress jedoch einfach nicht kommen.

Das Leitmotiv rationeller Korrespondenz lautet stets: In der Kürze liegt die Würze. Wenn zum Beispiel ein Brief mit einem interessanten Angebot hereinflattert – zu einem neuen Einrichtungsgegenstand für die Apotheke, zu neuen Angeboten für den Frei- und Sichtwahlbereich – vermerkt der Apotheker seine Wünsche handschriftlich auf dem Schreiben: "Bitte nähere Infos zusenden" oder "Bitte um Terminvereinbarung" – und ab aufs Fax.

Zeit lässt sich auch sparen, wenn der Apotheker einmal selbst zur Feder oder in die Tastatur greifen muss. Dazu entwirft er Musterbriefe, bei denen nur noch die Adresse und einige wenige Textelemente aktualisiert werden müssen. Möglich ist dies zum Beispiel bei Kaufverträgen für die Einrichtung oder interessanten Werbebriefen, zu denen der Apotheker nähere Informationen haben möchte. Die Mitarbeiter verwenden diese Standardbriefe natürlich auch.

Persönliche Schreiben individuell gestalten

Bleiben die persönlichen Briefe, bei denen auf keinen Fall Standardformulare oder Mustervorlagen verwendet werden dürfen. Hier sollte nicht beim Schreibvorgang selbst gespart, sondern bei der Vorbereitung nach Rationalisierungsmöglichkeiten Ausschau gehalten werden. Rationell ist es, wenn der Apotheker genau überlegt, wem er was warum schreiben will, sich Stichwörter notiert und erst danach mit der Niederschrift beginnt.

Gegenläufiger Trend bei E-Mails

Der Adressat eines Briefes freut sich, wenn sich der Schreiber knapp, bündig sowie präzise ausdrückt – zumindest bei Geschäftskorrespondenz. Bei E-Mails allerdings wird die Forderung nach Knappheit zuweilen übertrieben, die Präzision leidet.

E-Mails schreiben – ein Problem für sich. Häufig ist hier wohl zu Recht der Verfall der Schreibkultur und -sitten zu beklagen. Bedauerlich sind weniger die Fehler bei Rechtschreibung und Zeichensetzung. Mehr ins Gewicht fällt die schlechte Angewohnheit, alles abzukürzen. Dies führt zu Unverständlichkeit und zur Entindividualisierung des Schreibstils. Bei Antwortbriefen wird sogar die Anrede vergessen – dabei liest sich ein "Einen schönen guten Tag, lieber ..." doch so angenehm. Für E-Mails gilt: Der Wunsch Zeit zu sparen, hat negative Folgen. Und darum sollten sich Apotheker – ein ganz ineffektiver Tipp – bei ihren Mails etwas mehr Zeit lassen.

Bevor wir Gedanken niederschreiben, überlegen wir meistens sehr gut, was wir zum Ausdruck bringen wollen. E-Mails allerdings verführen dazu, schnell etwas in den PC "hinein zu hacken" und flugs zu versenden. Die Sorgfältigkeit bei der Formulierung bleibt auf der Strecke – so wächst die Gefahr, vom Adressaten missverstanden zu werden. Und im Gegensatz zum Gespräch hat man nicht die Möglichkeit, etwas sofort klar zu stellen. Die Folge: Klarstellungen über Klarstellungen, Mails über Mails. Und darum gilt in diesem Fall: Mehr Zeit zu investieren – spart Zeit!.