Wenn ein Pkw beruflich und privat genutzt wird

Privater Nutzungsanteil

Die private Nutzung eines ansonsten betrieblich genutzten Kraftfahrzeuges durch den Apotheker ist für jeden Kalendermonat mit 1% des inländischen Listenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung – zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen und einschließlich der Umsatzsteuer – als geldwerter Vorteil zu versteuern. Die Anwendung der 1%-Regelung ist auf Fahrzeuge des notwendigen Betriebsvermögens, deren betriebliche Nutzung also mehr als 50% beträgt, beschränkt.

Andernfalls kann die private Nutzung nur noch anhand der tatsächlichen Aufwendungen ermittelt werden. Allerdings setzt der Ansatz der anteiligen tatsächlichen Kosten für Privatfahrten voraus, dass die gesamten für den Pkw entstandenen Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den betrieblichen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Sätze 2 und 3 sowie § 8 Abs. 2 Satz 2 EStG). Es genügt nicht, wenn das Fahrtenbuch für einen repräsentativen Zeitraum geführt wird. Der Apotheker muss für das ganze Jahr, in dem er die tatsächlichen Kosten für Privatfahrten ansetzen will, das Fahrtenbuch lückenlos führen, und das jedes Jahr aufs Neue. Das Fahrtenbuch muss Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder beruflich bedingten Fahrt mit Route, Zweck und Ziel der Reise sowie den Namen eventuell aufgesuchter Geschäftspartner enthalten. Für Privatfahrten sowie Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügen die Kilometerangaben.

Gehört das Fahrzeug zum notwendigen Betriebsvermögen und wird darauf verzichtet, die tatsächlichen Kosten für die betriebliche Nutzung des Pkw steuerlich geltend zu machen, kommt die 1%-Methode zur Anwendung. Der Apotheker muss dann die private Nutzung seines Pkw mit monatlich 1% des Brutto-Listenpreises als Betriebseinnahme versteuern. Wenn er beispielsweise ein Auto fährt, das zum Zeitpunkt der Erstzulassung brutto (einschl. Extras + MwSt., aber ohne Händlerrabatte) 25.000 Euro gekostet hat, beträgt der jährliche private Nutzungsanteil 3000 Euro. Der ursprüngliche Listenpreis des Pkw bleibt auch maßgeblich, wenn ein gebrauchter Wagen erworben wird.

Wann sich ein Fahrtenbuch lohnt

Ist der betriebliche Nutzungsanteil sehr hoch, sollte ein Fahrtenbuch geführt werden, weil sonst der private Nutzungsanteil zu hoch besteuert wird. Liegen die tatsächlichen Kosten für die private Nutzung aber nur geringfügig unter dem Wert nach der 1%-Methode, lohnt sich die zeitaufwendige Führung eines Fahrtenbuches kaum. In der Mehrzahl der Fälle wird die 1%-Methode vorzuziehen sein, weil der so ermittelte Wert der privaten Nutzung unter den tatsächlichen Kosten liegt. Dabei ist auch von Bedeutung, in welchem Verhältnis die tatsächlichen Kosten des Pkw zum Listenpreis stehen. Ist der Wagen z. B. bereits voll abgeschrieben, wird die 1%-Methode sich allerdings häufig nachteilig auswirken. Dann können die monatlich als privater Nutzungsanteil gegenzurechnenden 1% des Brutto-Listenpreises höher ausfallen als die tatsächlichen Kosten, der steuerliche Ansatz als Betriebsausgaben also auf den Null-Wert schrumpfen.

Gesamtnutzungsdauer fünf Jahre

Die jährlichen Gesamtaufwendungen für das Fahrzeug müssen jedoch in jedem Falle ermittelt werden, um die betrieblich bedingten Fahrtkosten zu berechnen. Dazu gehören zunächst die Pkw-Anschaffungskosten, die sich zusammensetzen aus:

• Kaufpreis
• Aufwendungen für Sonderausstattungen
• Überführungskosten
• Zulassungsgebühren

Die Anschaffungskosten sind auf die Gesamtnutzungsdauer zu verteilen und abzuschreiben. Für Neuwagen geht die Finanzverwaltung von einer fünfjährigen "betriebsgewöhnlichen" Nutzungsdauer aus. Der jährliche Abschreibungsbetrag (AfA) beläuft sich danach auf 20% der Anschaffungskosten. Macht der Apotheker eine niedrigere Nutzungsdauer und damit einen höheren Abschreibungsbetrag geltend, so hat er dies entsprechend seinem Kraftfahrzeugtyp und seiner Jahresfahrleistung nachzuweisen. Vor allem bei Kauf eines Gebrauchtwagens wird meist von einer kürzeren Nutzungsdauer auszugehen sein, der jährliche Abschreibungssatz also höher ausfallen (siehe Beispiel 1).

Neben den abschreibbaren Anschaffungskosten fallen an weiteren laufenden Aufwendungen an:

• Kraftfahrzeugsteuer
• Beiträge zur Kraftfahrzeughaftpflichtversicherung
• Beiträge zur Kraftfahrzeugrechtsschutzversicherung
• Beiträge zu Kraftfahrervereinigungen (z. B. ADAC)
• Kraftstoffkosten
• Kosten für Öl
• Wartungskosten
• Reparaturkosten
• Pflegekosten
• TÜV-Gebühren
• Aufwendungen für eine Garage

Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb

Eine Besonderheit stellen jedoch die Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb dar (Abschn. R 23 Abs. 1 EStR). Durch Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts vom 9. Dezember 2008 zur Entfernungspauschale wurde die zwischenzeitliche Einschränkung der Abzugsfähigkeit dieser Kosten auf Fahrten ab dem 21. Entfernungskilometer wieder aufgehoben und rückwirkend die vor 2007 anzuwendende Rechtslage wieder hergestellt. Danach sind die Fahrtkosten zwischen Wohnung und Betrieb zwar ebenfalls Betriebsausgaben, dürfen aber normalerweise nicht mit den tatsächlichen Kosten, sondern nur pauschal mit 0,30 Euro pro km für die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Betrieb abgezogen werden (§ 4 Abs. 5 Nr. 6 i. V. m. § 9 Abs.1 Satz 3 Nr. 4 EStG). Das sind für die Hin- und Rückfahrt pro gefahrenen km also 0,15 Euro. Außerdem ist die Abzugsfähigkeit auf eine Hin- und Rückfahrt täglich begrenzt. Eine Heimfahrt zum Mittagessen ist privater Natur und deshalb nicht abzugsfähig. Ist jedoch die tägliche Arbeitszeit zwangsläufig um mehr als vier Stunden unterbrochen, so handelt es sich um zwei selbstständige Arbeitszeiten und die Pauschbeträge können in diesem Fall für zwei Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb gewährt werden. Werden schließlich an einem Tag mehrere Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb aus beruflichen Gründen durchgeführt, so dürfen auch diese Fahrten nur mit den Pauschbeträgen als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.

Werden hingegen anlässlich einer Fahrt zwischen Wohnung und Betrieb oder umgekehrt andere berufliche Angelegenheiten miterledigt, so können die dadurch bedingten Mehraufwendungen in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden. Eine weitere Ausnahme von der Pauschalregelung besteht für Körperbehinderte, deren Erwerbsfähigkeit um mindestens 70% gemindert ist sowie für erheblich gehbehinderte Personen, deren Erwerbsfähigkeit um mindestens 50% gemindert ist. Sie können für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb statt der Kilometerpauschale die im Regelfall weit höheren tatsächlichen Aufwendungen abziehen.

Zur Ermittlung der nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben, das ist die Differenz zwischen Pauschbetrag und tatsächlichen Pkw-Kosten, sind die Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb gesondert festzustellen. Bei dieser Feststellung ist die Berechnungsmethode zugrunde zu legen, die der Apotheker für den Nachweis seiner Privatfahrten bevorzugt, also die Berechnung nach der Gesamtkostenmethode, die eine detaillierte Fahrtenbuchführung voraussetzt, oder nach der Listenpreismethode, wonach der Privatanteil geschätzt wird. Im Rahmen der Listenpreismethode sind für jeden Entfernungskilometer von der Wohnung zur Betriebsstätte pro Monat 0,03% des Listenpreises des Pkw (incl. MwSt. + Extras) anzusetzen, und der Pauschbetrag für diese Fahrten von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer ist gegenzurechnen (siehe Beispiel 2).

Unfallschäden

Erleidet ein Apotheker auf einer beruflichen Fahrt einen Unfall mit seinem Pkw, so sind die Unfallkosten ohne Rücksicht auf sein Verschulden in vollem Umfang Betriebsausgaben, es sei denn, dass für den Unfall private Gründe maßgebend sind (BFH vom 28. 11. 1977, BStBl. 1978 II S. 105). Ein privater Grund ist z. B. bei durch Alkoholgenuss beeinträchtigter Fahrtüchtigkeit gegeben (BFH vom 6. 4. 1984, BStBl. 1984 II S. 434). Als abzugsfähige Betriebsausgaben gelten nicht nur die unmittelbaren Unfallkosten, sondern alle Aufwendungen, die mit dem Unfall zusammenhängen. Dazu gehören neben den Reparaturkosten auch Gesundheitsschäden, soweit diese nicht durch Entschädigungszahlungen Dritter gedeckt werden, Aufwendungen für einen Mietwagen, Gerichts- und Anwaltskosten sowie Zinsen für ein zur Deckung des Schadens aufgenommenes Darlehen (siehe Beispiel 3).

Die Kosten für auf Privatfahrten entstehende Unfallschäden sind dagegen keine Betriebsausgaben. Eine Aufteilung im Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung kommt nicht in Betracht (BFH vom 28. 2. 1964, BStBl. 1964 III S. 453; BFH vom 24. 5. 1989, BStBl. 1990 II S. 8). Ebenfalls nicht abzugsfähig sind Geldstrafen und Geldbußen im Straßenverkehr, und zwar auch dann nicht, wenn sie mit einer beruflichen Fahrt zusammenhängen (BFH vom 6. 11. 1968, BStBl. 1969 II S. 74).

Pkw-Verkauf

Die steuerlichen Auswirkungen bei Verkauf des beruflich genutzten Pkw hängen davon ab, ob das Fahrzeug zum Betriebs- oder Privatvermögen gehört. Wird der Pkw zu mehr als 50% beruflich genutzt, zählt er zum Betriebsvermögen, wird er zu mehr als 90% privat genutzt, zählt er zum Privatvermögen. Im Zwischenbereich kann er, wenn bilanziert wird, ins Betriebsvermögen übernommen werden (=gewillkürtes Betriebsvermögen); er kann aber auch im Privatvermögen verbleiben. Wird der Gewinn durch Einnahmeüberschussrechnung ermittelt (§ 4 Abs. 3 EStG), zählt der Pkw bei überwiegend privater Nutzung sogar grundsätzlich zum Privatvermögen. Das muss keineswegs ein Nachteil sein. Im Gegenteil, denn der bei Verkauf erzielte Veräußerungserlös eines im Privatvermögen gehaltenen beruflich genutzten Pkw unterliegt nicht der Besteuerung. Das ist anders für einen zum Betriebsvermögen rechnenden Pkw. Wird für diesen ein Veräußerungserlös erzielt, erhöht sich dadurch der zu versteuernde Betriebsgewinn (siehe Beispiele 4 und 5).

Fazit: Je niedriger der berufliche Nutzungsanteil und je höher der zu erwartende Verkaufserlös des zum Betriebsvermögen gehörenden Pkw, desto günstiger sind die Gewinnauswirkungen, wenn auf die Vollausschöpfung der Abschreibungsmöglichkeiten verzichtet wird.