Jetzt hat das Drucken ein Ende

Schon kurz nach Inkrafttreten der neuen Apothekenbetriebsordnung litten viele Apotheken unter den Protokollbergen, die im Bereich der Rezeptur-Dokumentation entstanden. Sofort stand die Frage im Raum, ob nicht auch eine papierlose Rezeptur-Dokumentation möglich sei. Die Erfüllung dieses Wunsches erwies sich in der Praxis jedoch als gar nicht so einfach. Zwar sieht § 22 Abs. 2 ApoBetrO ausdrücklich vor, dass Aufzeichnungen auch auf Bild- oder Datenträgern vorgenommen und aufbewahrt werden können. Voraussetzung dafür ist allerdings unter anderem, dass alle Aufzeichnungen, die nach der Apothekenbetriebsordnung mit einer Unterschrift zu versehen sind, durch eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) nach dem Signaturgesetz signiert werden müssen. Die Anforderungen an eine solche QES sind relativ hoch und werden beispielsweise von einfachen Unterschriften-Pads, wie man sie von Paketzustellern kennt, nicht erfüllt.

Das „Rundum sorglos“-Paket

Mit dem Herbstupdate 02-2013 wird im „Dr. Lennartz Laborprogramm für Apotheken“ erstmals optional ein QES-Zusatzmodul angeboten, das es ermöglicht, alle Protokolle komfortabel qualifiziert elektronisch zu signieren. Die QES ersetzt bei der digitalen Speicherung von Dokumenten die rechtsverbindliche händische Unterschrift. Mithilfe des QES-Zusatzmoduls kann daher die papierbasierte Dokumentation vollständig und rechtssicher durch ein digitales Verfahren abgelöst werden. So hat das Ausdrucken von Protokollen endlich ein Ende! Zum Einstieg in die papierlose Dokumentation mit QES wird eine persönliche Signaturkarte benötigt, sowie ein geeignetes Kartenlesegerät und eine anerkannte Signatursoftware. Für das Laborprogramm wurden alle drei Komponenten in einem kompakten „QES-Starter-Kit“ zusammengestellt.

Signaturkarte und Lesegerät

Jede approbierte oder vertretungsberechtigte Person, die im Laborprogramm Protokolle signieren möchte, benötigt hierfür eine persönliche Signaturkarte, die von einer autorisierten Zertifizierungsstelle, einem sogenannten Trust-Center, ausgestellt werden muss. Diese Kriterien erfüllt beispielsweise die D-Trust card der Bundesdruckerei. Mit dem „QES-Starter-Kit“ erhalten die Nutzer des Laborprogramms einen Antrag für ihre persönliche D-Trust card, den sie lediglich ausfüllen und gemeinsam mit einer Kopie ihres Personalausweises in eine Postfiliale bringen müssen. Nachdem sie sich dort per Postident-Verfahren identifiziert haben, schickt die Post die Antragsunterlagen an die Bundesdruckerei, wo die persönliche Signaturkarte erstellt wird. Eine Signaturkarte ist im QES-Starter-Kit bereits inklusive, so dass hierfür keine extra Kosten anfallen. Nach etwa zwei Wochen erhält der Nutzer seine D-Trust card und kann damit alle Protokolle im Laborprogramm qualifiziert elektronisch signieren.

Das „QES-Starter-Kit“ enthält das Kartenlesegerät Reiner SCT^® cyberJack e-com plus. Es handelt sich um ein Premium-Kartenlesegerät der Sicherheitsklasse 3, das alle gesetzlichen Anforderungen für QES-Karenlesegeräte erfüllt und für den täglichen Einsatz bestens geeignet ist. Immer wenn das Laborprogramm eine Unterschrift verlangt, leisten die Nutzer diese durch Eingabe einer PIN auf der ergonomischen Tastatur des Kartenlesers. Auf diese Weise wird der Karteninhaber eindeutig authentifiziert.Die QES erfordert eine geeignete Software, mit der die elektronische Signatur erstellt und geprüft werden kann. Im Starter-Kit enthalten ist eine Einzelplatzlizenz OpenLimit^® CC-Sign. Die Basiskomponenten von OpenLimit^® CC-Sign sind als erste weltweit nach dem derzeit höchsten Sicherheitsstandard für Software-Produkte zertifiziert und vom deutschen Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik bestätigt. Damit erstellte elektronische Signaturen sind absolut sicher und rechtsverbindlich. Ab dem Update 2-2013 ist diese Software fest in das Laborprogramm integriert und wird für Nutzer des QES-Moduls einfach freigeschaltet. Wer auf die QES verzichten möchte kann selbstverständlich weiterhin auf ausgedruckten Papierprotokollen unterschreiben.

Laborprogramm setzt Maßstäbe

Mit der Einführung der QES setzt das Laborprogramm Maßstäbe und wird seiner Vorreiterrolle im Bereich der Labor- und Rezepturdokumentation gerecht. Das QES-Modul macht den Protokolldruck überflüssig und spart so Toner-, Papier- und Ablagekosten. Durch den Wegfall des Medienbruchs werden die Arbeitsprozesse noch transparenter und besser nachvollziehbar. Die QES im Laborprogramm entspricht höchsten Sicherheitsstandards. Die Echtheit der Unterschrift kann auf Verlangen von Pharmazieräten und Überwachungsbehörden jederzeit auf Knopfdruck nachgewiesen werden.