Mehr als Steuerberatung

Der Apothekeninhaber als freier Heilberufler bedient sich bei der Ausübung seines Berufes eines Gewerbebetriebes: der Apotheke. Die Apotheke unterliegt einem hochregulierten Ordnungsrahmen und hat eine betriebswirtschaftliche Größe, die einen Steuerberater unverzichtbar macht. Um zu wissen, welche Anforderungen man als Apotheker an seinen Steuerberater stellen kann, sind zuerst einmal die eigenen Bedürfnisse festzulegen.

Eine Ausgangsvoraussetzung – unabhängig von der wirtschaftlichen Branche – ist die Beziehung zwischen Mandant und Steuerberater, die absolutes gegenseitiges Vertrauen voraussetzt. Der Mandant offenbart dem Steuerberater seine finanziellen Daten und Lebensverhältnisse – ohne Vertrauen geht es nicht. Eine ebenfalls unverzichtbare Voraussetzung ist einwandfreie Beratung, denn steuerliche Fehler und Verfehlungen werden streng geahndet – zunehmend verschärft durch die digitalen Prüfungsmöglichkeiten der Finanzämter.

Diese Anforderungen gelten für alle Mandatsbeziehungen in allen Gewerben. Als Apothekeninhaber kann und sollte man jedoch an seinen Steuerberater besondere Anforderungen, nämlich die einer apothekenspezifischen Steuerberatung, stellen. Das hat mehrere Gründe:

• Offizinapotheken unterliegen nicht nur dem „normalen“ Wirtschafts- und Steuerrecht, das für alle Unternehmen in Deutschland gilt, sondern einem zusätzlichen Ordnungsrahmen: Arzneimittelgesetz, Arzneimittelpreisverordnung, Apothekengesetz, Apothekenbetriebsordnung, Arzneimittellieferverträge usw. führen dazu, dass die betrieblichen Prozesse der Apotheke im Vergleich zu anderen Gewerbebetrieben anders sind. Apotheken handeln nicht nur mit Produkten besonderer Art, sondern sind auch selbst Betriebe besonderer Art.
  
  
• Im Apothekenbereich gibt es – zusätzlich zu den für alle Gewerbe geltenden steuer- und wirtschaftlichen Rechtsänderungen – permanente, gravierende und immer kürzer getaktete Eingriffe des Gesetzgebers, die wiederum die Betriebsabläufe und Betriebsergebnisse der Apotheke besonders komplex gestalten.
  
  
• Die Veränderungsdynamik, welcher der Apothekenmarkt unterliegt, nimmt seit Jahren zu. Der Markt für Apotheken driftet auseinander, die Bandbreite zwischen „starken“ und „schwachen“ Betrieben wächst. Die Zahl apothekenspezifischer Einflussfaktoren ist derart groß, dass der Apothekeninhaber diese allein kaum überschauen, geschweige denn seine Unternehmensstrategie entsprechend anpassen kann.
  
  
• Mit der zunehmenden Umsetzung der digitalen Betriebsprüfung verschmelzen steuerliche und betriebswirtschaftliche Fragestellungen immer mehr. Wenn die Betriebsprüfer beispielsweise mit digitalen Suchroutinen „Auffälligkeiten“ finden, die auf in der Vergangenheit beobachteten Durchschnittswerten beruhen, sind betriebswirtschaftliche Analysetools wie aufwendige Rohgewinnanalysen erforderlich, um die Vorwürfe abzuwehren und Hinzuschätzungen zu vermeiden.

Mehr als nur Steuerberatung

Von der Kaufpreisermittlung der ersten Apotheke über die Investitionsberatung für die neue Filiale bis zur Nachlassverwaltung: Die Aufgabengebiete apothekenspezifischer, moderner Steuerberatung ziehen sich durch alle Lebenszyklen einer Apotheke. Neben Buchführung, Jahresbilanz und Steuererklärung ermöglicht gerade auch die betriebswirtschaftliche Beratungskompetenz eine erfolgreiche Apothekenbetriebsführung in einem hart umkämpften Markt.

Schon während des Studiums und den ersten Berufserfahrungen profitieren angehende Apotheker von einer apothekenspezifischen Steuerberatung: mit Steuerspartipps, Hilfe bei der Einkommensteuererklärung und Informationen zu pharmapolitischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen. Irgendwann kommt dann der große Schritt in die Selbstständigkeit. Vorher sind viele Fragen zu klären: Wo und wie finde ich überhaupt meine Apotheke? Wie viel ist sie wert und wie wird die Finanzierung bewerkstelligt? Wird die Apotheke auf lange Sicht wirtschaftlichen Erfolg bringen können?

Hier kommt eine solide und umfassende Existenzgründungsberatung ins Spiel. Von der Standortsuche über die gesamte betriebswirtschaftliche Bewertung und Rentabilitätsprüfung bis zur Finanzierung und Kaufabwicklung inklusive Begleitung bei Bankgesprächen und natürlich der steuerlichen Gestaltung begleitet ein apothekenspezialisierter Steuerberater mit seiner besonderen Branchenkompetenz die Mandanten.

Starke Veränderung des Beratungsbedarfs

Eine Befragung der Treuhand Hannover aus 2013, durchgeführt an 3500 Apothekeninhabern deutschlandweit, bestätigt: Über 40 Prozent der Apotheken sehen eine starke oder sehr starke Veränderung des Beratungsbedarfes aufgrund der derzeitigen grundlegenden Veränderungen des Apothekenmarktes. Dessen Segmentierung schreitet schnell voran: Während vor wenigen Jahren die Homogenität in der Branche noch überwog, prägen sich immer deutlicher differenzierte Apothekentypen aus, deren Geschäftsmodelle spezifizierte Beratungen erforderlich machen. Einige Beispiele sind: Center-Apotheken, Apotheken in Ärztehäusern, Nahverkehrszentren oder Fußgängerzonen, Filialverbünde etc.

Neben der Steuergestaltungsberatung mit Lösungen zur Steueroptimierung sowohl für den beruflichen als auch den privaten Bereich gehört heute daher eine aktive und ganzheitliche wirtschaftliche Beratung dazu. Die Daten aus Buchführung, Jahresbilanz und Steuererklärung werden aufbereitet, um Stärken und Schwächen des Apothekenbetriebes zu analysieren und darauf basierend Kurskorrekturen zu ermitteln – also eine Diagnose zu erstellen und eine wirksame Therapie einzuleiten.

Spezialisierung und Individualisierung

Auch der Hintergrund, das Back-Office des Steuerberaters, sollte die Bedürfnisse einer Apotheke erfüllen: Gibt es Fachspezialisten für bestimmte apothekenspezifische Themen (zum Beispiel digitale Betriebsprüfung, Warenwirtschaft, Apothekenbewertung, Apotheken-Check, Heimbelieferung, Kommissionierer, Personal etc.)? Eine wichtige Frage ist auch, ob Ihr Steuerberater betriebswirtschaftliche Auswirkungen geplanter pharmapolitischer Maßnahmen auf Ihren Betrieb berechnen kann. Die Anforderungen, die an Apotheken gestellt werden, erfordern also nicht immer nur qualifizierte Steuerberater und Steuerfachangestellte, sondern zum Beispiel auch Ökonomen, Pharmazeuten und Rechtsanwälte. Einerseits ist die breite Aufstellung gefragt, andererseits sollte es aber für den Apothekeninhaber einen festen Ansprechpartner und Koordinator geben – sozusagen den Dirigenten im Orchester.Im Tagesgeschäft des laufenden Apothekenbetriebes warten einige aufwendige Pflichten auf Inhaber und Inhaberin. Buchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, undurchsichtige Rechnungen und Konditionen im Einkauf, Personaleinsatzplanung und Positionierung im Wettbewerb sind unter einen Hut zu bringen. Sinnvoll ist eine Unternehmensstrategie, mit der man nicht nur reagieren, sondern auch vorausplanen kann.

Ein apothekenspezialisierter Steuerberater liefert hier sowohl Diagnose als auch Therapie. Zu den Diagnoseinstrumenten gehören zum Beispiel eine flexible und praktische Buchführung, die den Apotheker individuell unterstützt und entlastet, da allgemeine Verwaltungsaufgaben im laufenden Apothekenbetrieb immer mehr Raum einnehmen.

Ein konkretes Beispiel hierzu ist die neue Apotheken-Notdienstpauschale: Ein Steuerberater mit Branchenkompetenz weist in der monatlichen betriebswirtschaftlichen Analyse nicht nur die von Patienten und Krankenkassen für den Notdienstfonds eingesammelten Beträge differenziert aus, sondern auch die aus dem Fonds erhaltenen Pauschalen. Damit wird sichergestellt, dass die Umsatzbezugsbasis für die Beiträge von Apothekerkammern korrekt ist.

Diagnose & Therapie

Monatliche, vierteljährliche und jährliche Auswertungen der Buchführung in Form von Betriebsvergleichen oder betriebswirtschaftlichen Auswertungen liefern unverzichtbare Daten und Vergleiche für professionelle Benchmarks und ein wirksames Controlling. Nur so kann sich der Apotheker Transparenz über die wirtschaftliche Entwicklung seiner Apotheke verschaffen – und auf eventuelle wirtschaftliche Problemsituationen reagieren. Die Qualität des Betriebsvergleiches steht und fällt dabei mit der Verlässlichkeit der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen und einer signifikanten Zahl von anderen, auch tatsächlich vergleichbaren Apotheken. Umsatzklasse und Bundesland sind als Vergleichskriterien für einen speziellen Apothekenbetrieb heutzutage zu wenig: Ein Vergleich nach Geschäftslagen ist ebenso notwendig wie die Berücksichtigung von Verbundstrukturen (Einzelapotheke oder 1+1-, 1+2-, 1+3-Verbünde).

Nach einer erfolgreichen „Diagnose“ kann eine moderne Steuerberatung passende „Therapien“ in Form betriebswirtschaftlicher Dienstleistungen anbieten. Das sind zum Beispiel Konditionenüberprüfung beim Wareneinkauf, Personal- oder Strategieberatungen. Umfassende Branchenkenntnis versetzt den Steuerberater auch in die Lage, eine Rundum-Analyse des Betriebes (Apotheken-Check) durchzuführen: Wie wird die Apotheke aus Kundensicht wahrgenommen? Sind die Prozesse optimal organisiert? Welche Marketingmaßnahmen werden eingesetzt? Apothekenspezifische Steuerberatung ist in der Lage – aufgrund von langjähriger Erfahrung und dem notwendigen betriebswirtschaftlichen Know-how – den Betrieb detailliert zu analysieren, operative Stärken und Schwächen zu ermitteln, Verbesserungspotenziale aufzuzeigen und konkrete Handlungsempfehlungen an die Hand zu geben.

Filiale oder Finale?

Erweitern, investieren, filialisieren? Themen, bei denen der Steuerberater zur Seite steht und anhand von validen und aussagekräftigen Daten sowie seinen Erfahrungen die unternehmerischen Entscheidungen leichter macht. Für den Apotheker sind dies besondere Ausnahmesituationen in seinem unternehmerischen Leben – für Ihren Steuerberater sollte dies Alltag sein.

Besonders die individuelle zukünftige Situation der Apotheke sollte im Fokus einer apothekenspezifischen Steuerberatung stehen. Mit Vorsorge, Vermögensplanung, Vermögensnachfolgefragen und auch dem Testament kann nicht früh genug begonnen werden. Auch hier besteht ein immer größer werdender Beratungsbedarf bei Apothekeninhabern. Der Steuerberater übernimmt die Rolle des Koordinators und klärt mithilfe einer genauen Analyse der betrieblichen und privaten finanziellen Situation Fragen wie: Kann ich mit 60 in Rente gehen? Was passiert bei Berufsunfähigkeit? Ist meine Familie im Todesfall abgesichert?

Selbstständigkeit – was kommt danach? Verkaufen, verpachten oder schließen? Genau wie beim Kauf der eigenen Apotheke sind beim Verkauf die einzelnen Schritte zum Ziel zu verfolgen. Die Bewertung der Apotheke, Nachfolgersuche, Kaufpreisverhandlung, Vertragsgestaltung und Verkaufsabwicklung stehen auf der To-Do-Liste.

Ein auf Apotheken spezialisierter Steuerberater kann den Inhaber fast ein Leben lang begleiten. In allen Lebensphasen der Apotheke kann er Fragen beantworten, steuerliche und wirtschaftliche Dienstleistungen anbieten, Hilfestellung bei akuten Problemen leisten, Lösungsstrategien erarbeiten und verlässliche Daten für unternehmerische Entscheidungen liefern. So wird Steuerberatung für Apotheken zur ganzheitlichen Wirtschaftstherapie.

Steuerberater-Honorare

Das Honorar des Steuerberaters basiert auf der Steuerberater-Vergütungsverordnung (StBVV). Diese wurde 2013 erstmalig nach 14 Jahren vom Gesetzgeber angepasst und die Gebühren dabei um durchschnittlich 5 Prozent angehoben. Die Vergütung ist nach Wert- oder Zeitgebühr möglich:

• Bei Wertgebühren gibt die StBVV bezogen auf den „Gegenstandswert“ (zum Beispiel die Summe der positiven Einkünfte bei der Einkommensteuererklärung) Mindest- und Höchstsätze vor, die je nach Beratungsaufwand anzuwenden sind.
  
  
• Bei Zeitgebühren ist nach der StBVV ein Stundensatz von maximal 140 Euro pro Stunde zugrunde zu legen. Mit einer individuellen Honorarvereinbarung (besonders komplexe Beratungsfälle) ist auch ein höherer Stundensatz möglich.

Alternativ zu Wert- oder Zeitgebühren können zur Vereinfachung auf Grundlage der StBVV auch Pauschalgebühren für laufende Tätigkeiten (zum Beispiel Buchhaltung, Jahresabschluss) mit dem Mandanten vereinbart werden.

Man kann auch selbst Einfluss auf die Höhe der Gebühren nehmen: Arbeitsgrundlage für jeden Steuerberater sind die vorgelegten Informationen und Unterlagen. Wer seine Unterlagen gut sortiert und vollständig übergibt, erspart dem Steuerberater Arbeit und sich selbst Gebühren. Dennoch: Die StBVV ist wie die Apothekervergütung ein hoch komplexes Regelwerk. Suchen Sie deshalb bei Unklarheiten über die Honorarrechnung das Gespräch mit Ihrem Steuerberater.