Kassen-Nachschau ab 2018

Bei der Kassen-Nachschau handelt es sich formell nicht um eine Außenprüfung, sondern um ein eigenständiges Steuerkontroll­instrument. Damit hat das Finanzamt eine weitere Möglichkeit zur unangekündigten Prüfung erhalten.

Die Kassen-Nachschau wird während der üblichen Geschäftszeiten in der Apotheke erfolgen. Der Prüfer muss sich dabei nicht von Anfang an zu erkennen geben. Er kann sich durchaus auch im Vorfeld in der Offizin aufhalten, um das Handling mit den Kassen zu beobachten. Genauso sind Testkäufe möglich.

Hat sich der Prüfer durch Vorlage seines Ausweises zu erkennen gegeben, dann beginnt die Kassen-Nachschau „offiziell“. Alle dabei aufgenommenen Informationen können durch die Finanzverwaltung verwertet werden.

Der Steuerpflichtige hat im Rahmen der Kassennachschau eine Mitwirkungspflicht. Auf Verlangen sind Auskünfte zu erteilen sowie Bücher, Aufzeichnungen und die komplette Kassenführung offenzulegen. Das kann sowohl die digitalen Buchungen (z. B. jede Einzelzeile) aus dem Kassensystem der Apotheke betreffen als auch das Kassenbuch und die Organisationsunterlagen des Kassensystems (Handbuch, Verfahrens­dokumentation usw.).

Der Prüfer hat bei der Kassen-Nachschau ein Zugriffsrecht auf alle Daten in Verbindung mit der Kassenführung. Digitale Daten/Buchungen sind dem Prüfer auf einem maschinell lesbaren Datenträger zur Verfügung zu stellen. Wenn gefordert, ist ein sogenannter „Kassensturz“ vorzunehmen.

Alle relevanten Unterlagen griffbereit aufbewahren

Werden bei der Kassen-Nachschau Mängel festgestellt, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Beugen Sie dem vor. Damit die Kassen-Nachschau nicht zu einem Risikofaktor wird, sollte die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung schon jetzt Grundprinzip in jeder Apotheke sein.

Übrigens: Wichtige Voraussetzungen für den prüfungssicheren Umgang mit der Kasse schafft der Apothekeninhaber unter anderem durch eine Verfahrensdokumentation sowie klare Arbeitsanweisungen und regelmäßige, auch aktenkundige Belehrungen. Bestenfalls werden diese Unterlagen zusammen mit dem Bedienerhandbuch des Kassensystems griffbereit aufbewahrt. Solche Maßnahmen können den Verlauf und das Ergebnis einer Kassennachschau durchaus positiv beeinflussen. |