Fazit nach einem Jahr Kassennachschau

Zum Jahreswechsel 2017/18 war laut dem Beitrag im Treuhand Magazin die Unsicherheit in der Apothekenbranche groß: Seinerzeit wurde angenommen, dass die Apotheken in den Augen der Finanzverwaltung zu den besonders prüfungswürdigen „bargeldintensiven Betrieben“ zählten. Doch dies bewahrheitete sich nicht: Zwar registrierte die Treuhand einige Kassennachschauen in Apotheken, „der gefürchtete Fokus (...) blieb bisher aber aus“.

Die Treuhand führt dies vor allem darauf zurück, dass den „einzelnen Finanzämtern in der Regel kein zusätzliches Personal für die Kassennachschau zur Verfügung steht“; daher standen „andere bargeldintensive Branchen im Fokus, die eine deutlich höhere Anfälligkeit für formelle Mängel und Manipulationen in der Kassen­führung vorweisen“.

Dennoch mahnt sie zur Vorsicht: Die Apotheker sollten deshalb nicht das Thema Kassenführung stiefmütterlich behandeln, denn jedes Unternehmen mit Bareinnahmen müsse jederzeit mit einer unangemeldeten Kassennachschau rechnen.

Anonyme Testkäufe

Weiterhin weist die Treuhand darauf hin, dass sich der Ablauf der Prüfungen in den einzelnen Bundesländern teils erheblich unterscheide. In vielen Bundesländern werde die Kassennachschau gerne zur Identifizierung prüfungswürdiger Betriebe genutzt, d. h. das Finanzamt schaue vorher nach, ob sich eine Betriebsprüfung lohnen würde. Eine unauffällige Kassennachschau könne somit dafür sorgen, dass der Betrieb vom Prüfungsplan gestrichen werde. Daher sei eine gute Vorbereitung und saubere Kassenführung sinnvoller als eine Verweigerung, die in der Regel zum sofortigen Übergang in die zeit- und kostenintensive Betriebsprüfung führe.

Im Vorfeld der Kassennachschau konnte die Treuhand viele anonyme Testkäufe beobachten, bei denen sich der spätere Prüfer wie ein normaler Kunde verhielt. Dadurch könne er die ordnungsgemäße Aufzeichnung dieser Geschäftsvorfälle dann später im System nachvollziehen. Die Treuhand weist darauf hin, dass sich der Kassenprüfer erst zu Beginn der eigentlichen Prüfungshandlungen ausweisen müsse; in der Regel habe er immer ein entsprechendes Legitimationsschreiben seines Vorgesetzten dabei, auch wenn hierzu keine gesetzliche Verpflichtung bestehe.

Anders als befürchtet, blieben Kassenprüfungen zur Hauptgeschäftszeit eher die Ausnahme. Nach den Erfahrungen der Treuhand findet die Kassennachschau eher kurz vor Ladenöffnung oder Ladenschluss statt. Zu diesen Zeiten sei eine Kassenprüfung erfahrungsgemäß auch am sinnvollsten. Zudem seien die Prüfer dazu an­gehalten, „den Geprüften nicht unnötig zu drangsalieren“.

Auch wenn der Treuhand bis jetzt erst sehr wenige Fälle aus dem Mandantenkreis bekannt sind, so macht sie doch auf die Gefahr durch Betrüger aufmerksam, über die in den Medien bereits mehrfach berichtet wurde. Diese hätten sich als Kassenprüfer ausgegeben, die Kassenführung bemängelt und letztlich versucht, das Bargeld aus der Kasse zu beschlagnahmen. Als Schutzmaßnahmen empfiehlt die Treuhand, den Dienstausweis und das Legitimationsschreiben genau zu untersuchen und ggf. beim Finanzamt oder bei der Polizei anzurufen. Niemals sollte man den Kassenprüfer mit dem Bargeld alleine lassen; in der Regel werde er dies schon aus Selbstschutz nie verlangen. Falls ein Kassenprüfer Bargeld beschlagnahmen wolle, sollte umgehend die Polizei verständigt werden.

Die Treuhand verweist darauf, dass bei jeder ihr bekannten Kassennachschau ein Kassensturz nebst Untersuchung von Kassenbuch und Kassenbelegen durchgeführt wurde. Zudem wurden immer die Organisationsunterlagen der Kasse abgefragt; dazu gehören die Verfahrensdokumentation inklusive der Bedienungsanleitung, Programmierprotokolle sowie die Beschreibung des steuerlichen internen Kontrollsystems (IKS).

Zur Vorbereitung empfiehlt die Treuhand den Apothekern „weiterhin dringend“, die Kassenführung selbst auf den Prüfstand zu bringen. Dabei könnten eingefahrene Abläufe, z. B. ein zu früher Tagesabschluss, hinterfragt und die kaufmännischen Prozesse optimiert werden. Die Organisationsunter­lagen sollten griffbereit sein, entweder auf Papier oder einem USB-Stick. Falls noch keine Verfahrensdokumentation mit Beschreibung des steuerlichen IKS angefertigt wurde, sollte dies „schleunigst nachgeholt“ werden. |