Durchstarten, aber richtig!

Die primären persönlichen Voraussetzungen für die Selbstständigkeit und den Betrieb einer öffentlichen Apotheke (Pharmaziestudium, bestandene Examen, Approbation) weist jeder Apotheker vor.

Schwieriger ist dagegen die Frage der persönlichen Eignung zu beantworten. Bezüglich einer aktiven Herangehensweise an das künftige Unternehmertum, der gewissen Risikobereitschaft ­sowie des passenden Moments der Existenzgründung in der Lebensplanung, sollte man zunächst seine innere Einstellung prüfen.

Die Fähigkeit der Führung von Mitarbeitern und die langfristige Motivation dauerhaft einem Team vorzustehen, sind für die erfolgreiche Existenzgründung ebenfalls unerlässlich. Diese Selbsteinschätzung ist vor einer Existenzgründung zwingend notwendig. Auch die aktuellen finanziellen Verhältnisse sollten geprüft werden, wobei der Einsatz von Eigenkapital keine Voraussetzung darstellt. Wenn jedoch bereits eine erhebliche Schuldenlast, beispielsweise durch Kauf einer eigenen Immobilie oder durch Scheidung vorhanden ist, muss dies in jedem Fall Berücksichtigung finden.

Werden diese Voraussetzungen erfüllt, besteht im Berufsumfeld eine sehr gute Möglichkeit, sich als Unternehmer im jetzigen Marktumfeld langfristig zu etablieren.

Existenzgründung durch Kauf

Der Kauf einer Apotheke wird in der Regel über Makler abgewickelt. Es gibt entsprechende Internetportale und Mund-zu-Mund-Propaganda, die in der Branche außergewöhnlich gut funktioniert. Aufgrund des Angebotsüberhangs sollte jedoch eine sehr ausführliche, objektive und qualifizierte Überprüfung der abzugebenden Apotheke erfolgen.

Nachdem der Kontakt zu dem abgabewilligen Kollegen hergestellt ist, wird der Verkauf in der Regel professionell ­begleitet. Dies kann beispielsweise durch Apothekenberater, Steuerberater oder qualifizierte Bankberater erfolgen. Hier sind jedoch die Qualifikation und die Anzahl der erfolgreich durchgeführten Übernahmen der Begleiter auf jeden Fall ­abzuprüfen.

Im Rahmen eines (Ver-)Kaufs wird in der Regel eine Verschwiegenheitserklärung, die häufig auch strafbewehrt (Schadensersatz) formuliert wird, unterzeichnet. Diese dient dem Schutz des abgebenden Apothekers und stellt einen ganz normalen juristischen Vorgang bei Unternehmens­käufen jeglicher Art dar.

Nach der Unterzeichnung der Verschwiegenheitserklärung sollten Unterlagen zu den Jahresabschlüssen der letzten drei Jahre sowie die aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung inklusive Summen- und Saldenliste aus der Finanzbuchhaltung angefordert werden. Gleichzeitig sollten auch Unterlagen zur Entwicklung der Handelsspanne der Apotheke über die letzten fünf Jahre, eine Mitarbeiterliste mit Alter, Verdienst und Qualifikation des Personals, nebst geleisteten Arbeitsstunden sowie ein eventuell bereits bestehender Mietvertrag angefordert werden. Sollte kein bestehender Mietvertrag vorhanden sein, beispielsweise im Falle, dass die Offizin im Eigenbesitz des Verkäufers ist, können auch vorab Erwartungen bezüglich eines Mietverhältnisses hinsichtlich Mietzinses und Mietdauer abgefragt werden sowie bei möglichem Verkauf des Gebäudes eine Kaufpreis­vorstellung.

Bei einer Apotheke mit mehreren Filialen sind eben jene ­Unterlagen nach Möglichkeit getrennt voneinander anzu­fordern. Ebenfalls ist die Frage zu klären, ob Arzneimittel online gehandelt werden und eine Belieferung von Arzt­praxen und Pflegeheimen sowie anderen Gesundheits­einrichtungen durch z. B. Botendienste erfolgt.

Unerlässlich ist auch die Überprüfung des jeweiligen Standorts, um wichtige Verschreiber identifizieren, die Anzahl der Laufkundschaft ermitteln und die zukünftige Entwicklung im Umfeld überprüfen zu können.

Aus diesen Unterlagen sind mit professioneller Hilfe sehr gut die Vergangenheitsentwicklung, der momentane Stand und mögliche Zukunftsauswirkungen zu ersehen. Sie helfen deshalb sehr gut bei der Entscheidung für oder wider den Kauf einer Apotheke.

Die Handelsspanne

Ist der Umsatz der zum Kauf stehenden Apotheke in den letzten Jahren gestiegen, die Handelsspanne jedoch gleichzeitig deutlich gesunken, spricht das für einen hohen Anteil an hochpreisigen Arzneimitteln. Diese waren noch vor zehn Jahren ein wertsteigernder Faktor. Bei der jetzigen Gesetzeslage sind sie zwar sicherlich nicht schädlich, es muss jedoch entsprechend Liquidität vorhanden sein, um die jeweiligen Präparate zunächst zu erwerben, um sie dann mit geringem Aufschlag weiter zu verkaufen.

Eine Handelsspanne von unter 21 Prozent weist auf einen solchen Sachverhalt hin.

Administration – delegieren oder Chefsache?

Alter und Qualifikation des Personals sind ebenfalls sehr wichtig. Doch was soll und was muss unbedingt Chefsache in der Apotheke sein? Diese Frage stellt sich angefangen von klassischen, administrativen und verwaltungstechnischen Tätigkeiten bis hin zum direkten Kundenkontakt und der Patientenberatung. Hat sich der abgebende Apotheker beispielsweise dafür entschieden, die Verwaltung weitgehend einer ­pharmazeutisch-kaufmännischen Angestellten zu über­lassen, die sich bald dem Renteneintrittsalter nähert, muss bei der neuen Eigentümerstruktur sichergestellt sein, dass dieser bisher gut abgedeckte Teil der administrativen Tätigkeit weiterhin ausgeführt werden kann. Bei Apotheken, die zum Verkauf anstehen, liegt erfahrungsgemäß häufig eine Überalterung des Personals vor. Dies gilt es in jedem Fall zu beachten.

Liquidität und Warenbestand bzw. Wareneinkauf

Die Analyse der Bilanzzahlen sollte man im besten Fall zusammen mit einem professionellen Berater durchführen. Ist beispielswese ersichtlich, das erhebliche Retaxations­rückstellungen auf der Passivseite der Bilanz eingestellt sind, spricht das dafür, dass es Probleme mit Abrechnungen gab bzw. Regresse wegen der fehlenden Abgabe von Generika. Hierzu können auch die aktuellen Abrechnungen ­geprüft werden.

Die Einkaufsgestaltung ist ebenfalls ein wesentlicher Faktor für den Erfolg der Offizin. Existenzgründern wird häufig von Großhändlern mit langen Zahlungszielen ein Einführungsangebot gemacht. Sinnvoller ist es meist, den Warenbestand über einen Betriebsmittelkredit zu finanzieren und bei den Einkaufs- und Rückgabekonditionen genaue Vergleiche zwischen mehreren Großhändlern oder Einkaufszusammenschlüssen anzustellen.

Die Personalkostenquote ist ein sehr aussagekräftiger Indikator für die internen Prozesse der Apotheke. Diese Quote ist am aussagefähigsten, wenn man sie zum Rohertrag I (Umsatzerlöse-Wareneinkauf) ins Verhältnis stellt. Als Faustregel kann gelten, dass die Personalkosten nicht mehr als 50 Prozent des Rohergebnisses I betragen sollte. Die ­Anzahl der geleisteten Notdienststunden, Ausbildungsvergütungen und Sonderleistungen, wie beispielsweise Ver­blisterung für Pflegeheime sind dabei ebenso zu berücksichtigen wie die geleisteten Arbeitsstunden des Inhabers und gegebenenfalls von Auslieferungsfahrern. Für Apotheken mit Filialen gelten selbstverständlich andere Vergleichsziffern als für Einzelapotheken. Die Sicherstellung der abzuleistenden Notdienste ist nicht nur wirtschaftlich wichtig, sondern für die Herstellung einer angestrebten Work-Life-Balance ein entscheidender Faktor. Hier gibt es neben internen Abdeckungsmöglichkeiten durch angestelltes Personal häufig auch externe Vertretungsregelungen in die problemlos eingestiegen werden kann.

Die Frage, ob ein Benchmarkvergleich mit aktuellen Branchenkennzahlen zu Rate gezogen werden soll, ist nicht eindeutig zu beantworten. Für ein grobes Raster mag dies bei einer Bewertung durchaus hilfreich sein, da die Apothekenlandschaft mittlerweile jedoch so vielfältig und verschieden spezialisiert ist, hinkt ein Vergleich auch innerhalb von Umsatzgruppen oft. Landapotheken, Stadtrandapotheken und Apotheken mit Laufkundschaft wie in etwa in Einkaufszentren weisen doch sehr verschiedene Strukturen auf, sodass hier oft Äpfel mit Birnen verglichen werden (s. Tab. 1 und 2). Vielmehr ist die Frage zu stellen, wo die Wertschöpfung der Apotheke im Wesentlichen ihren Ursprung hat und ob dieser Schwerpunkt weiter auszubauen ist bzw. auch den Interessen des Käufers entspricht.

Zukunftsfähigkeit dank Abschreibung

Ebenfalls eine wichtige Kennziffer stellt die Absetzung für Abnutzung (AfA) dar. Hieraus ist ersichtlich, welche Investitionen in der Vergangenheit getätigt wurden und ob ein ­Investitionsstau besteht. Hier ist den Jahresabschlüssen in der Regel eine Aufstellung der Entwicklung des Anlagevermögens beigefügt, aus der sich beispielsweise der Bestand der aktuellen Apothekensoftware oder der Einrichtung herauslesen lassen und in etwa auch die Frage, ob ein privates Arbeitszimmer oder dergleichen und privat genutzte Kraftfahrzeuge über die Apotheke abgerechnet worden sind. Die Abschreibungsquote sollte mindestens 4 Prozent des Rohergebnisses I betragen, wobei Abschreibungen auf den Firmenwert und für privat genutzte KFZs des Inhabers nicht mit einbezogen werden. Leasingraten für Anlagevermögen sind dagegen hinzuzurechnen.

Neben der Analyse der wirtschaftlichen Gegebenheiten, ­wobei hier nur einige Punkte beispielhaft herausgegriffen worden sind, ist die Übergabestrategie und die persönliche Motivation des Verkäufers mit einzubeziehen.

Übergangsphase – Herausforderung für Käufer und Verkäufer

Idealerweise wird der Verkäufer für einen Zeitraum von drei bis neun Monaten noch überleitend tätig sein, den Käufer mit den wesentlichen Kontaktpersonen bekannt machen und auch als „Gesicht der Apotheke“ noch für diesen Zeitraum mit tätig sein. Im Außenverhältnis und im Kontakt mit Kunden ist dies fast immer positiv zu bewerten.

Im Innenverhältnis muss jedoch für diesen Zeitraum geklärt sein, dass derjenige, der die wirtschaftliche Verantwortung trägt, also der Käufer, bereits einzig die Verantwortung trägt und somit auch allein weisungsbefugt ist. In der Praxis ist dies oft eine Hürde, da der Übergeber es seit Jahrzehnten gewohnt ist, zumindest in der Einzelapotheke den Ton anzugeben. Hier gilt es in einem persönlichen Gespräch sehr behutsam auszuloten, ob und inwieweit sich der Verkäufer in die neue Situation einfinden kann. Für diese Tätigkeit sollte bei Übereinstimmung ein befristeter Arbeitsvertrag mit einer gewissen Stundenzahl als rechtliche Absicherung dienen. Leider wird in der Praxis genau diese Feinabstimmung oft nicht ausführlich genug vorab besprochen, sodass es hier zu Irritationen insbesondere beim Personal kommt, das sich dann dem Verkäufer immer noch als weisungsgebunden fühlt und diesem auch nicht „auf den Schlips treten“ will. Bei vernünftiger Vorbesprechung und dem Abhalten einer Betriebsversammlung, die sich nach Einigung als gemeinsamer Auftritt von Käufer und Verkäufer empfiehlt, sollten hier klare Regeln ausgesprochen werden, an die sich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in Zukunft zu halten haben.

Wichtig zu erwähnen ist auch, dass die Übernahme der Mitarbeiter gesetzlich in § 613a BGB geregelt ist und von Gesetzeswegen durchgeführt wird. Zu beachten sind arbeitsrechtliche Sondervorschriften, nach denen mindestens einen Monat vor Übergabe die Mitarbeiter dem Übergang zustimmen müssen, in der Praxis ist dies jedoch mangels Alternative für die Mitarbeiter selten ein Problem.

Der Käufer sollte das Vertrauen der Mitarbeiter gewinnen. Dies geschieht in der Regel in Einzelgesprächen, bei denen man klar seine Vorstellungen zum Ausdruck bringen muss, ohne die bisherige Struktur der Apotheke von heute auf morgen auf den Kopf zu stellen. Die Mitarbeiter haben in der Regel ein sehr gutes Gespür für die Fähigkeit des Käufers, Menschen zu führen. Hier gilt der Grundsatz, dass ein klares und deutliches Auftreten den Mitarbeitern zeigt, dass sie dem neuen Chef die Führung zutrauen können und somit auch die gemeinsame Zukunft gesichert ist.

Häufig sind Familienmitglieder des Verkäufers in die Arbeitsprozesse des Unternehmens integriert. Auch hier ist klarzustellen, dass entweder eine überleitende Tätigkeit nicht gewünscht wird oder dass die Integration in die Struktur zwingend notwendig ist. Auch hier ist Behutsamkeit gefragt.

Umsätze aus Versandhandel

Sollte die zu übergebende Apotheke einen wesentlichen ­Anteil an Umsätzen aus einem Arzneimittelversandhandel zu verzeichnen haben ist zu prüfen, inwieweit diese nachhaltig wertschöpfend sind. Viele Apotheken haben dieses Geschäftsmodell in den vergangenen 15 Jahren angestrebt, da es zukunftsweisend zu sein schien. Hier gilt jedoch grundsätzlich, dass solche Umsätze entweder sehr professionell oder besser gar nicht anzugehen sind. Oft wird der Zeitaufwand der Mitarbeiter für die Abarbeitung der Online-Bestellungen falsch eingeschätzt, und neben den Einrichtungskosten einer Online-Bestellmöglichkeit für die Kunden werden die laufenden Kosten für Software, Lizenzen, etc. unterschätzt. Marktteilnehmer schätzen, dass dreiviertel aller Online-Apotheken mit sehr geringen Umsätzen und daher defizitär betrieben werden.

Interessen des Käufers

Die persönlichen Interessen des Käufers wie beispielsweise Spezialrezepturen für Hautkrankheiten, traditionelle chinesische Medizin oder Homöopathie, sollten auf Integrierbarkeit in die bestehende Struktur der Apotheke überprüft werden. Insbesondere stellt sich die Frage, ob das vorhandene Personal den Käufer hierbei unterstützen kann und ob die Kunden diese Angebote auch dauerhaft annehmen. Wenn der Käufer diese Neuerungen ganz alleine einführen und durchführen will verbleibt ihm oft nicht ausreichend Zeit, um das Kerngeschäft der Apotheke weiterzuführen oder auszubauen.

Digitalisierung

Apotheken sind ein gutes Beispiel für Unternehmen mit bereits sehr hohem Digitalisierungsgrad. Die Durchgängigkeit des Bestellwesens, der Warenwirtschaft mit Kasse, sowie der Fakturierung, Finanzbuchhaltung und des Zahlungsverkehrs mit abgestimmten Subsystemen ist ein positives Zeichen für den Digitalisierungsgrad.

Auch hier können externe Berater helfen, die Apotheke auf Prozessoptimierungen hin zu überprüfen. Insbesondere die Einführung des E-Rezepts samt der Anpassung der Software sollte vom Käufer bereits mitbegleitet werden. Prognosen zufolge werden Apotheken ohne ­hohen Digitalisierungsgrad in Zukunft keinen Nachfolger finden. Das gilt es im Kopf zu behalten.

Investitionsvolumen und Business-Plan

Die Preise für die Übernahme einer bestehenden Apotheke sind in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen. Diese Entwicklung mag vor dem Hintergrund der allgemeinen Marktentwicklung etwas erstaunlich wirken, lässt sich aber durch die Steigerung des ideellen Werts der Apotheken erklären. So liegt der durchschnittliche Übernahmepreis der letzten fünf Jahre bei rund 400.000 Euro für eine Einzel­apotheke. Dabei gilt es zu beachten, dass die Ge­samtinvestitionen im Mittel ca. 540.000 Euro betragen. ­Hierin sind die zusätzlichen Kosten für Warenlager (ca. 100.000 Euro) und weitere Investitionen (ca. 40.000 Euro) beinhaltet.

Der gesamte Übernahmepreis beträgt damit ungefähr 20 bis 25 Prozent des Vorgängerumsatzes. Im Vergleich dazu investieren Neugründer in den letzten fünf Jahren im Durchschnitt für das Warenlager ca. 300.000 Euro und notwendige Entwicklungen und Anschaffungen 125.000 Euro, so dass sie insgesamt auf rund 425.000 Euro kommen.

Wer eine Apotheke übernehmen möchte, muss also etwas tiefer in die Tasche greifen. Grundsätzlich ist zu beachten, dass es sich hierbei um Durchschnittswerte handelt. Im konkreten Fall ist immer eine individuelle Preisberechnung notwendig.

Ist eine grundsätzliche Einigung mit dem Verkäufer erzielt worden oder zumindest in Aussicht, gilt es nun einen aussagekräftigen Business-Plan zu erstellen. In der Regel ist hier professionelle Hilfe förderlich. Dies jedoch erst, nachdem der Verkäufer seine eigenen Vorstellungen zumindest in Worten zu Papier gebracht hat. Sollten keine erheblichen Fehler oder Defizite im Business-Plan vorhanden sein, ist derzeit die Finanzierung einer Apotheke insbesondere bei Spezialinstituten, wie der Deutschen Apotheker- und Ärztebank oder anderen Banken mit Spezialabteilungen wenig problematisch.

Einzelfragen, wie die Frage, ob der Warenbestand mitfinanziert werden soll oder über den Großhandel mit langen Valuta abgedeckt werden kann, sind im Einzelfall zu entscheiden. Viel wichtiger ist hierbei die Frage, ob der persönliche Bedarf des Käufers an Entnahmen zutreffend eingeschätzt wird, insbesondere unter Berücksichtigung der Zahlungen in die Standesversorgung und der Ertragsteuern.

Rechtliche Prüfung und Rechtsformwahl

80 Prozent der Existenzgründungen erfolgen nach wie vor als Einzelunternehmen im Rahmen der Übergabe einer bestehenden Apotheke. Zunehmend beliebt ist jedoch auch die Teamvariante in Form einer OHG, bei der sich mehrere Apotheker bzw. Apothekerinnen zusammenschließen, um eine bestehende Einheit zu übernehmen.

Hier gelten grundsätzlich die gleichen Prüfungsvoraussetzungen wie bei der Einzelfirma, man ist jedoch rechtlich sehr stark voneinander abhängig und haftet auch wirtschaftlich mit seinem Privatvermögen. Hier ist der Rat eines Rechtsanwaltes unerlässlich, um gegebenenfalls über einen ausführlichen Gesellschaftsvertrag, Eheverträge, Vorsorgevollmachten etc. möglichst rechtssicheres Agieren zu garantieren.

Ist nun eine entsprechende Grundlage für die Entscheidung vorhanden, sollte man sich nochmals etwas Zeit nehmen, um sich seiner Sache letztendlich sicher zu sein. Die vorherige Absprache mit dem familiären Umfeld gilt als selbstverständlich.

Neben dem gefundenen Kaufpreis ist häufig bei Mitvermietung der Immobilie durch den Verkäufer ein verdeckter Kaufpreis durch hohe Mietzahlungen, die zwar dem durchschnittlichen Mietpreis in der Umgebung entsprechen, aber nicht der möglicherweise veralteten Ausstattungsform der zu übergebenden Apotheke angemessen sind, eine häufige Falle. Steht nämlich im Mietvertrag, dass die Neuerungen vom jeweiligen Mieter zu leisten sind und nur „Dach und Fach“ vom Übergeber bzw. Vermieter zu leisten sind, werden oft Nachfinanzierungen notwendig.

Besser ist es deshalb gegebenenfalls den Kauf der Immobilie unmittelbar mitanzusprechen und eine höhere Gesamtfinanzierung mit einer längeren Laufzeit einzugehen. Sollte nicht eine komplette Umgestaltung des Umfeldes eintreten, wird hierbei ein Wert geschaffen, der gegebenenfalls auch Banken die Möglichkeit gibt, eine entsprechend günstige Finanzierung begleitend bereitzustellen.

Fazit

Derzeit können Existenzgründer und Gründerinnen meist unter mehreren Angeboten wählen. Neben Prüfung der ­eigenen inneren Einstellung, muss die für das weitere ­Berufsleben entscheidende Weichenstellung für die zu übernehmende Apothekeneinheit unter Zuhilfenahme von professionellen Beratern auf Herz und Nieren geprüft werden. Der wirtschaftlichen Prüfung steht die Prüfung der weichen Faktoren, wie Mitarbeiterstamm, Digitalisierungsgrad und harmonische, gleitende Übergabe durch die abgebende Person gegenüber.

Die vorstehend gemachten Überlegungen sind nur exemplarisch zu verstehen, da der Apothekenmarkt sich zunehmend heterogen entwickelt. In einem realistischen Prozesszeitraum von vier bis sechs Monaten kann dann die Entscheidungsreife gut unterfüttert vorliegen. Einem erfolgreichen Einstieg in ein gewinnbringendes Unternehmertum sollte bei entsprechender Motivation nichts mehr im Wege stehen. |