Betriebsveranstaltungen: Vorsicht bei Absagen

„Zuwendungen in diesem Sinne sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer, unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt“, erklärt die Treuhand. Hierunter fallen beispielsweise auch Aufwendungen für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager, aber nicht die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers z. B. für die Lohnbuchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils oder für Energie- und Wasserverbrauch in den eigenen Räumlichkeiten. Gewährt wird der Freibetrag für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich, wobei diese allen Angehörigen der Apotheke offenstehen müssen.

Doch was ist, wenn einzelne Teilnehmer der Betriebsveranstaltung absagen? Dazu verweist die Treuhand auf ein Urteil des Bundesfinanzhofs vom 29. April 2021. Danach gehen Absagen von Arbeitnehmern steuerrechtlich zulasten der tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer. „Die Aufwendungen des Arbeitgebers sind somit zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen“, heißt es.

Zudem macht die Treuhand auf ein weiteres Urteil des Bundesfinanzhofs aus dem Jahr 2020 aufmerksam. Danach können die Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung nicht (auch) auf Personen aufgeteilt werden, die mit der Durchführung der Veranstaltung beauftragt sind und nicht der Belegschaft angehören: „Die Gesamtkosten der Veranstaltung sind durch die tatsächlichen Teilnehmer, eigene und konzernverbundene Arbeitnehmer, Begleiter und externe Teilnehmer, zu teilen. Nicht zu berücksichtigen sind externe Personen, die mit der Durchführung der Veranstaltung betraut sind.“

Eine genaue Liste hilft

Als Praxistipp empfiehlt die Treuhand, eine Auflistung der Teilnehmer einer Betriebsveranstaltung unterteilt in eigene Arbeitnehmer, Begleitpersonen sowie externe Teilnehmer anzufertigen. Weiterhin empfohlen wird eine Zusammenstellung der auf die Betriebsveranstaltung entfallenden Kosten zur Weitergabe an den persönlichen Berater.

Doch was ist, wenn der Freibetrag von 110 Euro überschritten wird? Dies muss für Betriebsveranstaltungen des Kalenderjahres 2021 bis spätestens 28. Februar 2022 geprüft werden, so die Treuhand. „Sollte der Freibetrag überschritten werden, besteht die Möglichkeit der lohnsteuerlichen Pauschalversteuerung mit 25 Prozent. Diese führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung“, heißt es. Die Abrechnung muss allerdings im laufenden Lohnabrechnungszeitraum erfolgen, der für 2021 spätestens mit der Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen an die Finanzverwaltung am 28. Februar 2022 endet. |