Betriebswirtschaftlich genauer kalkuliert

Gut ein Drittel der Apotheken in Deutschland betreiben eine Heimversorgung. Apotheken mit einer oder mehreren Filialen sind hier sogar zu etwa 50 Prozent engagiert. In Deutschland gibt es etwa 15.400 Heime (davon 11.300 mit vollstationärer Versorgung) sowie 14.700 ambulante Pflegedienste. Die Heime gliedern sich nach Bettenzahl wie folgt auf:

• etwa 60 bis 70 Prozent mit 20 bis 100 Betten,
• etwa 20 bis 30 Prozent mit 100 bis 200 Betten,
• und nur knapp 5 Prozent mit 200 bis 300 Betten,
• und ebenfalls etwa 5 Prozent haben über 300 Betten.

Während die Anzahl der insgesamt Pflegebedürftigen in den Jahren von 2013 bis 2019 um rund 250.000 bis 300.000 pro Jahr enorm gestiegen ist, haben sich die in Heimen vollstationär betreuten Pflegebedürftigen in dieser Zeit nur eher wenig erhöht (von 764.000 auf 820.000 oder statistisch rund 44 je Apotheke). Demgegenüber ergab sich z. B. für die mit oder ausschließlich von ambulanten Pflegediensten betreuten Pflegebedürftigen eine Steigerung von 615.000 auf 980.000.

Die Steigerungsraten erklären sich jedoch nicht nur demografisch, sondern auch durch neue Einstufungskriterien. Angesichts der Zahlen wäre es eine wichtige Aufgabe der Apotheken, verstärkten Kontakt zu den ambulanten Pflegediensten zu suchen, weil die Steigerungsraten dort höher sind. Die größten Zuwächse in einem absolut schon dominierenden Markt ergeben sich jedoch bei der Pflege durch Angehörige. Für die Apotheke gilt es, auch hier anzusetzen, so durch Seminare für pflegende Angehörige und eine gezielte Ansprache in der Apotheke.

Marktpotenziale der Heimbelieferung

Als Pro-Kopf-Umsatz pro Heimbewohner und Jahr kann man zwischenzeitlich im Zuge auch hier steigender Packungswerte in der Kernbandbreite von etwa netto 1200 Euro bis 1600 Euro (Rx und Non-Rx) ausgehen. Der konkret erzielbare Umsatz hängt vom Versorgungsgrad (u. a. Belieferung von Hilfsmitteln und Medicalprodukten) sowie von Art und Positionierung des Heims ab (Grad der Pflegebedürftigkeit, Anteil Privatpatienten etc.). Verfügt somit eine Apotheke über vier Heime mit jeweils 50 Betten (eine häufige Größenklasse), also 200 Betten insgesamt, liegt der Erwartungsumsatz in einer Spannbreite von zumeist 240.000 Euro bis 320.000 Euro. Das klingt zunächst einmal interessant. Hinweis am Rande: Trotz dieser beachtlichen Zahlen macht der Heimversorgungsmarkt nur rund 2 Prozent am gesamten Apothekenmarkt von gut 55 Mrd. Euro aus.

Der Wareneinsatz je Heim schwankt enorm und hängt von der Spezialisierung des Heimes und dem Erkrankungs­spektrum der Heimbewohner ab. Man kann grob zwischen 68 Prozent und 76 Prozent ansetzen, entsprechend Spannen von 24 Prozent bis 32 Prozent. Dieser überdurchschnittliche Wert ist vielen Packungen (um 25 bis 30 Arzneimittel pro Jahr und Patient) bei niedrigen Packungswerten (Generika!) zu verdanken. Geht man zum Beispiel von 72 Prozent Wareneinsatz (28 Prozent Spanne) und einem mittleren Erwartungsumsatz von 280.000 Euro aus, führt dies zu einem Rohertrag von knapp 80.000 Euro, was zu einer gewissen Ernüchterung führt. Das ist übrigens bis dahin nur der Rohertrag vor allen Aufwendungen.

Interessenten sei es jedoch stets angeraten, die Situation der Heime vor Ort konkret zu betrachten. Individuell kann es beträchtliche Abweichungen von den oben skizzierten Bandbreiten geben.

Dies vorausgeschickt stellt man in einer Vielzahl von Gesprächen mit Apothekerinnen und Apothekern eine gewisse Euphorie über die „akquirierten“ Heime fest. Wenn man dann fragt, wie denn diese Heime zum jeweiligen Betriebsergebnis beitragen, erlebt man in der überwiegenden Anzahl der Fälle ein Achselzucken. Es werden allzu häufig die Heimumsätze (bzw. die Roherträge) nicht getrennt verfolgt, und eine Kostenstellenrechnung ist erst gar nicht angedacht. Die Kostenstelle Heim wird also im Gesamtgefüge der Apotheke quasi „verwurschtelt“ und niemand weiß, wie die Auswirkungen auf das Gesamtergebnis sind.

Landläufig hört man folgende Argumentation: Bis 50 Betten sei die Heimversorgung unproblematisch, sie sei als ein „Nebenbei-Geschäft“ in der Regel mit vorhandenen Kapazitäten (Personal und Ausstattung) realisierbar, wenn man nicht verblistern muss. Ab 70 bis 100 Betten müssten in der Regel zusätzliche Kapazitäten geschaffen werden. Hier müsse man genauer rechnen und ein Heim mit bis zu 300 bis 400 Betten sei auch ohne Verblistern nicht rentabel und erst ab 500 bis 700 Betten könnte aufgrund der dann stringenteren Organisation und den Skaleneffekten ein Ertrag zu generieren sein.

Diese Aussagen können stimmen oder auch nicht, wie später an einem Beispiel gezeigt wird. Aber hier sind wir wieder bei dem Thema „Bauchentscheidung“, da ohne eine konkrete Analyse alle Aussagen nur ein Zufallsprodukt sind.

Ziel: Schnelle betriebswirtschaftliche Analyse der Heimversorgung

Deswegen soll der Fokus der nachfolgenden Betrachtung ausschließlich auf eine schnelle, betriebswirtschaftlich durchdachte, unter Kostenstellengesichtspunkten erarbeitete Analyse gerichtet sein. Auf der Basis leicht zugänglicher Informationen soll ein valides Ergebnis der Heimversorgung geliefert werden.

Die Versorgung im Zusammenhang mit der Heimversorgung kann man vereinfacht in vier große Gruppen je nach Dienstleistungsgrad unterteilen:

• normale Versorgung ohne Verblistern
• manuelle Verblisterung
• maschinelle Eigenverblisterung
• Beauftragung eines externen Blisterzentrums

An einem Beispielfall soll zunächst gegenübergestellt werden:

• die normale Versorgung ohne Verblisterung und ohne Stellen gegenüber der maschinellen Eigenverblisterung,
• die maschinelle Eigenverblisterung gegenüber der Fremdverblisterung im Auftrag.

Die Heimversorgung ohne Verblisterung schließt bekanntlich u. a. ein: Kontrolle der Bestände im Heim, Weiterbildung, Schulung der Heimmitarbeiter, das Führen der Medikationsblätter, die Reichweitenkontrolle, das Besorgen der Rezepte. Insoweit fallen auch hier nicht unbedeutende Zeiten und damit Personalkosten an.

Der Beispielfall

Unsere Beispiel-Apothekerin verfügt neben ihrer Offizin-Apotheke über mehrere weitere Geschäftsbereiche, wie einen Großhandel, ein Reinraum-Labor (Schwerpunkt Zytostatika) und eben besagte Heimversorgung. Für alle Bereiche wurden hier Kostenstellen auf Vollkostenbasis eingerichtet. Wie oben beschrieben, ist dies die Grundvoraussetzung für eine Überprüfung der Wirtschaftlichkeit der einzelnen Bereiche.

Die Apothekerin hat fünf Heime mit jeweils etwa 60 Betten und insgesamt 313 Patienten zu betreuen, ohne verblistern zu müssen. Darüber hinaus hat sie weitere 15 Heime mit zusammen 1100 Betten im Rahmen der maschinellen Eigenverblisterung zu beliefern. Allein die Investitionen für die Eigenverblisterung betrugen rund 350.000 Euro.

Das Beispiel zeigt ein ernüchterndes Bild: Die Heimversorgung ohne Verblisterung kommt zu einem betriebswirtschaftlichen Ergebnis von gerade mal rund 3600 Euro, das man quasi als Nullergebnis bezeichnen kann.

Die Heimversorgung mit maschineller Eigenverblisterung führt sogar zu einem deutlichen Verlust in Höhe von etwa 34.000 Euro, was bei dieser hohen Ausgangsinvestition und dem großen Arbeitseinsatz unternehmerisch eine Katastrophe ist. Erwähnt sei noch, dass dieses negative Ergebnis eingetreten ist, obwohl die Heime eine im Wettbewerbsumfeld durchaus respektable Blistergebühr von 2,00 Euro pro Patient pro Woche bezahlen!

Man mag über die exakte Kostenzuordnung mancher Positionen angesichts einer solch großen Apotheke mit vielen Verflechtungen diskutieren können – am Gesamtergebnis dürfte sich kaum etwas ändern. Die Heimversorgung ohne Verblisterung ist hier eindeutig überdenkenswert, weil sie kein nennenswertes Ergebnis gebracht hat, sondern nur nervenaufreibende Arbeit. Die Heimversorgung in maschineller Eigenverblisterung trägt sogar negativ zum Gesamtergebnis bei.

Konkrete Handlungskonsequenzen im Beispielfall

Die Apothekerin hat folgende naheliegenden Möglichkeiten: Zum einen könnte sie die Personalkosten analysieren, inwieweit hier Einsparpotenzial besteht. Bei der Höhe der Personalkosten im Beispiel könnte dies durchaus der Fall sein. Erst durch diese Heimversorgungsanalyse ist sie sensibilisiert, hier etwas unternehmen zu müssen, ansonsten macht sie pro Jahr einen Verlust von mehr als 30.000 Euro.

Zum anderen könnte sie versuchen, die erhaltene Blister­gebühr zu erhöhen. Bei 2,60 Euro statt bisher 2,00 Euro hätte sie immerhin ein „Nullergebnis“. Aber auch dafür würden sich natürlich die Arbeit und der Einsatz nicht lohnen. Bei 3,00 Euro Blistergebühr betrüge der Gewinn schon etwa 23.000 Euro.

Idealerweise kombiniert sie beide Ansätze: Personalkosten auf den Prüfstand und Blistergebühr erhöhen. Dann würde sie im Idealfall einen Gewinn von 50.000 Euro bis 60.000 Euro erzielen können.

Bei einem auskömmlichen Gewinn würde man davon abraten, den Bereich einzustellen, weil langfristig gesehen, wie eingangs beschrieben, die Alterung der Gesellschaft fortschreitet und die Pflegebedürftigen einen immer größeren Anteil ausmachen werden. Insoweit wäre es nicht opportun, einen bereits mühevoll aufgebauten Geschäftsbereich, wie hier die Eigenverblisterung, einfach so aufzugeben.

Abwandlung des Beispiels

Bei gleichen Voraussetzungen wie im vorherigen Beispiel wird die Apothekerin von den Heimen gebeten, auch für die restlichen 313 Betten auf die Verblisterung umzusteigen. Diesem Wunsch möchte sie nachgehen. Doch sie stellt sich die Frage, diese nicht mehr (defizitär) selbst zu verblistern, sondern ein Blisterzentrum in der Nähe zu beauftragen. Ihr Gedanke könnte sein, dass in der maschinellen Eigenverblisterung die Bäume nicht in den Himmel wachsen. Es macht sehr viel Arbeit und Stress, zudem ist man von rarem Fachpersonal abhängig. So möchte sie geprüft wissen, ob sich hierfür nicht die Fremdverblisterung lohnen könnte. Außerdem seien im Beispiel mit der bestehenden maschinellen Ausrüstung die Kapazitäten ausgeschöpft, sodass zusätzlich investiert werden müsste, um weitere Verblisterungen maschinell zu bewerkstelligen.

Die erhaltene Blistergebühr betrage hier ebenfalls 2,00 Euro pro Patient und Woche, die Personalkosten seien (wie die Raumkosten) deutlich niedriger, ähnlich der Heimversorgung ohne Verblisterung.

Auch die Fremdverblisterung führt im vorliegenden Beispiel zu einem Ergebnis von praktisch null.Betriebswirtschaftlich verbessert sich die Situation nicht, es entsteht aber auch kein zusätzlicher Schaden.

Wie ließe sich doch noch ein Gewinn erzielen?

Gleichfalls wären die Personalkosten auf Einsparungs­potenziale zu untersuchen (wobei diese im vorliegenden Beispiel nicht übertrieben hoch sind). Naheliegend sind weiterhin Verhandlungen mit dem Fremdverblisterer (im Beispiel wurde mit 2,80 Euro pro Wochenblister im Auftrag gerechnet) und Verhandlungen mit dem Heim im Hinblick auf eine Erhöhung der Blistergebühr, vielleicht auf die oben erwähnten 2,60 Euro oder auch mehr.

Bei Erhöhung der erzielten Blistergebühr auf 2,60 Euro pro Bett und Woche und Reduktion der zu zahlenden ­Blistergebühr auf 2,50 Euro statt 2,80 Euro ergibt sich nur ein kleiner Gewinn von etwa 14.000 Euro. Das zeigt, wie dünn die Luft für nennenswerte positive Ergebnisse selbst bei guten Verhandlungen ist.

Freilich sind die vorliegenden Berechnungen nur Beispiele und können nicht als grundsätzliche Erkenntnisse für die Ergebnisse im Heimversorgungsbereich herangezogen werden. In der Praxis gibt es viele Fälle, in denen bei 1 Mio. Euro Umsatz noch 30.000 Euro bis 40.000 Euro Gewinn erzielt werden – wenn alle Parameter stimmen.

Fazit

1. Bei der Heimversorgung wachsen die Bäume nicht in den Himmel. Selbst bei guter Kostengrundlage und optimalen Verhandlungen hinsichtlich der erzielten Blistergebühr vom Heim und der zu zahlenden Gebühr beim Fremddienstleister bleibt es bei einer niedrigen Bettenzahl und Fremdverblisterung häufig bei einem sehr überschaubaren Ergebnis.

2. Interessant kann es bei der Fremdverblisterung erst bei größeren Bettenzahlen ab 800 bis 1000 Betten und mehr werden. Aber auch hier zeigen die Analysen, wie schnell ein Verlust entsteht und was man unternehmen muss, um überhaupt in die Gewinnzone zu kommen. Es ist kein Selbstläufer. Möglich ist es, aber man muss sehr genau hinschauen.

3. Für die Eigenverblisterung gilt Ähnliches: Häufig entsteht ein Verlust bei niedriger Bettenanzahl. Gewinn ist auch bei hoher Bettenanzahl nur mit großem unternehmerischem Einsatz zu erreichen.

4. Hat man seine Zahlen im Griff und alle aufgezeigten Möglichkeiten ausgeschöpft, kann die Heimversorgung ein Standbein von mehreren sein. Das setzt aber ein sehr stringentes Kosten- und Analysemanagement voraus.

5. Schließlich zeigen die Beispiele, dass man über profunde Analysetools verfügen sollte, um alle Zahlen der Apotheke im Rahmen der Kostenstellenanalyse sauber und vernetzt abbilden zu können. Alle Änderungen von Parametern und Randbedingungen lassen sich so schnell im Hinblick auf ihre Ergebniswirksamkeit simulieren. Ohne solche Rechenwerkzeuge dauern die Berechnungen viel zu lange und sind zu aufwendig oder aber zu grob. Damit unterbleibt häufig die notwendige Überprüfung – und man verlässt sich wieder auf seine „Bauchentscheidung“. |