Umbaukosten in der Apotheke

Grundsätzlich muss bei jeder Umbaumaßnahme in der Apotheke zunächst zwischen zwei Arten der steuerlichen Einordnung unterschieden werden: Handelt es sich bei den Umbau- bzw. Renovierungsmaßnahmen um sogenannte Erhaltungsaufwendungen oder Mietereinbauten? Denn je nach Zuordnung unterscheidet sich die steuerliche Behandlung.

Erhaltungsaufwendungen bezeichnen, wie der Begriff nahelegt, sämtliche Maßnahmen zum Erhalt der bestehenden Apothekenräumlichkeiten und Apothekeninfrastruktur. Das beinhaltet sowohl die Instandsetzung als auch Instandhaltung sowie zeitgemäße Modernisierung. Meist handelt es sich beim Erhaltungsaufwand um Kosten für Reparaturen oder Wartungen, die vom Mieter getragen werden. Bei Mietereinbauten oder -umbauten handelt es sich dagegen um zusätzliche Maßnahmen, um die Apotheke zu optimieren oder zu verbessern.

Während Erhaltungsaufwendungen als Betriebsausgaben sofort abzugsfähig sind, ist bei Mieterein- bzw. -umbauten eine detailliertere Abgrenzung notwendig. Unterschieden werden muss hier zwischen Scheinbestandteilen, Betriebsvorrichtungen und sonstigen Mietereinbauten und Mieterumbauten.

Beispiele für Erhaltungsaufwendungen

• Reparatur der Außenbeleuchtung der Apotheke
• Wartung des Kommissionierers
• Wartung des elektronischen Kassensystems
• Instandhaltung des Laborinventars

Beispiele für Mietereinbauten/Mieterumbauten

• Einbau einer Automatiktür­anlage
• Einbau einer Einbauküche im Pausenraum des Apotheken­personals
• Einbau einer zusätzlichen Wand zur Abtrennung der Räumlichkeiten für Impfungen in der Apotheke
• Einbau zusätzlicher Theken
• Einbau von Schaufenster-Schaukästen
• Einbau von Wasseranschlüssen für das Labor

Als Scheinbestandteile zählen Teile oder Anlagen, die vom Mieter für einen begrenzten Zeitraum in die Apotheke eingebaut werden. Voraussetzung ist, dass derartige Einbauten zu einem späteren Zeitpunkt (spätestens zum Auslaufen des Mietvertrags) wieder aus der Apotheke entfernt werden und mit keinem Wertverlust der Immobilie zu rechnen ist. Scheinbestandteile werden dahingehend als eigenständige bewegliche Wirtschaftsgüter behandelt und können gesondert abgeschrieben werden – so will es das Steuerrecht. Der­artige Abschreibungen erfolgen geplant über die Nutzungsdauer hinweg.

Betriebsvorrichtungen sind wiederum sämtliche Anlagen und Geräte, die zum Betrieb der Apotheke gehören, z. B. eine Spezialbeleuchtung für das Apothekenschaufenster oder zu Ausstellungszwecken installierte Schrankvorrichtungen. Da es sich hierbei ebenso um abnutz­bare bewegliche Wirtschaftsgüter handelt, müssen Betriebsvorrichtungen laut Steuerrecht in der ­Bilanz aktiviert und auf die betriebliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Können die Umbaumaßnahmen in keine der obigen Kategorien eingeordnet werden, handelt es sich um sonstige Mieterein- bzw. -umbauten. Beispiel: Ein Apotheker mietet Nebenräumlichkeiten der Apotheke an, um den Mitarbeitern dort zusätzliche Aufenthaltsräume sowie eine Küche zur Verfügung zu stellen. Die angemieteten Räumlichkeiten baut er in der Folge um, lässt Trennwände errichten, Elektrokabel verlegen und eine Einbauküche einbauen. Bei diesem Einbau handelt es sich um einen Mietereinbau, zu dessen Rückbau der Apotheker zum Ablauf seines Mietvertrags verpflichtet ist. Als Mietereinbau können die Aufwendungen nicht als sofort abzugsfähige Betriebsausgaben abgesetzt werden, sondern müssen auf die Länge des laufenden Mietvertrags abgeschrieben werden.

Beispiel Renovierungskosten Musterfrau-Apotheke

Die Musterfrau-Apotheke beschließt, im Rahmen umfassender Umbaumaßnahmen ihre Räumlichkeiten und die Ausstattung zu modernisieren. Geplant sind neben der Reparatur der Außenbeleuchtung auch eine umfassende Wartung des elektronischen Kassensystems. Außerdem möchte die Apotheke eine Automatiktüranlage und eine Alarmanlage einbauen sowie ein Geländer am Treppenaufgang anbringen lassen.

Insgesamt kommen auf die Musterfrau-Apotheke, wie Tabelle 1 zeigt, Kosten in Höhe von 6900 Euro zu. Da es sich bei der Reparatur der Außenbeleuchtung sowie der Wartung des elektronischen Kassensystems um betrieblich veranlasste Ausgaben handelt, können diese direkt als Betriebsausgaben deklariert und von der Steuer abgesetzt werden.

Sowohl die Automatiktüranlage als auch die Alarmanlage verändern die bauliche Substanz der Apotheke und sind nicht als eigenständige Wirtschaftsgüter zu betrachten. Aus diesem Grund sind sie nicht als Scheinbestandteile, sondern als Mietereinbauten zu betrachten. Im Gegensatz hierzu kann das Geländer an der Außentreppe entweder als Scheinbestandteil oder als Mietereinbau deklariert werden – das kommt ganz darauf an, ob das Geländer nach dem Ablauf des Mietvertrags wieder rückgebaut werden muss oder nicht. Falls es sich um einen Scheinbestandteil handelt, gilt die Abschreibung über die Nutzungsdauer. Falls es sich wiederum um einen Mietereinbau handelt, müssen die Aufwendungen über die Länge des laufenden Mietvertrags abgeschrieben werden.

Die Abschreibungssummen der einzelnen Umbaumaßnahmen berechnen sich dabei über folgende Formel: Anschaffungskosten ÷ Nutzungsdauer = Abschreibungssumme

Tabelle 2 zeigt die jährlichen Abschreibungsbeträge der Musterfrau-Apotheke.

Beteiligung des Vermieters

Beschließt der Vermieter der Apothekenräumlichkeiten, sich an den Umbau- bzw. Modernisierungsmaßnahmen zu beteiligen, fällt die Belastung deutlich geringer aus. Meist beteiligt sich ein Vermieter dann an den Kosten für Umbau/Renovierung, wenn durch die Maßnahmen eine generelle Wertsteigerung des Objekts erzielt wird. Vermieter können dann entweder die Umbaukosten bezuschussen oder den Mieter mit einer befristeten Mietminderung der Apotheke entlasten.

Beim Zuschuss durch den Vermieter reduzieren sich automatisch die zu aktivierenden Aufwendungen. Bietet der Vermieter dagegen eine Mietminderung an, werden die Aufwendungen für Umbau/Renovierung/Modernisierung der Apothekenräumlichkeiten mit der ursprünglichen Miethöhe verrechnet. Jene verrechneten Kosten müssen dann Rechnungsabgrenzungsposten bilden, die wiederum über den Zeitraum der Verrechnung gewinnmindernd aufzulösen sind.

Fazit

Wir von Steuerberater für Apotheken sind angesichts der aktuellen Marktentwicklungen der Meinung, dass langfristig kein Weg an der einen oder anderen Modernisierungsmaßnahme vorbeiführt. Wie gezeigt, gibt es dabei ganz unterschiedliche Möglichkeiten, derartige Aufwendungen steuerlich geltend zu machen. Und da Umbau-, Renovierungs- sowie Modernisierungsmaßnahmen für Apothekeninhaber zum Teil einen großen Investitionsaufwand mit sich bringen können, ist es ratsam, sich vorab nicht nur über die steuerliche Behandlung der Kosten zu informieren, sondern gegebenenfalls auch den Vermieter ins Boot zu holen. So steht dem erfolgreichen Umbau der Apotheke nichts mehr Wege. |