Das perfekte Zusammenspiel

Je mehr Apotheken und Angestellte zu einem Filialverbund gehören, desto schwieriger wird es für den Inhaber, jeden Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand zu halten und dabei selbst nicht den Überblick zu verlieren. Vor allem Teilzeitkräfte fühlen sich häufig benachteiligt, weil sie wichtige Informationen in der Regel erst nach allen anderen erfahren. Einen ähnlichen Konflikt gibt es auch unter den Filialen, wenn beispielsweise ein Standort bei der Informationsübermittlung vernachlässigt wird. Die Kommunikation spielt also sowohl auf Apotheken- als auch auf Verbundebene eine wichtige Rolle. Dank Digitalisierung sind heutzutage ein schneller und effizienter Austausch von Informationen und eine transparente Darstellung aller Prozesse in den Filialen möglich. Folgende Tools (Auswahl) sind speziell auf die Bedürfnisse von Apotheken zugeschnitten.

Apocollect

Mit apocollect können Apotheken Informationen schnell und verbindlich im Team verteilen. Dabei werden immer punktgenau die Mitarbeiter, Filialen oder Berufe angesprochen, für die die Information wichtig ist. Durch die effiziente Filterung nach Relevanz wird der Informationsberg für jeden Einzelnen überschaubar, und das Stresslevel nimmt ab. Im apocollect Journal ist das gesamte Team miteinander vernetzt, die Kommunikation kann in verschiedenen Journalgruppen gebündelt werden. Jeder Beitrag im Journal kann kommentiert werden, alle Ergänzungen oder Rückfragen sind chronologisch aufgereiht, sodass zusammengehörende Nachrichten leicht wiederzufinden sind. Zudem ist jeder Beitrag im Volltext durchsuchbar und so jederzeit auffindbar.

Die Apothekenteams können mit apocollect die gesamte Kommunikation organisieren und alle internen Zettel und Aushänge, Übergabebücher, viele Aktenordner und sogar Unterschriftenlisten durch die Teamsoftware ersetzen. Dadurch haben alle Mitarbeiter filialübergreifend nur noch eine zentrale Quelle und brauchen sich Informationen nicht mehr mühsam zusammenzusuchen oder herumtelefonieren. Über die Live-Pinnwand können Neuigkeiten und Dateien verteilt, Rückfragen geklärt und Umfragen erstellt werden. Mit dem Wiki erstellen Apotheken umfangreiche Artikel, Abläufe und Listen zentral und geben sie dann für die passenden Mitarbeiter oder Filialen frei. Das Aktualisieren von Informationen geht in Sekunden, weil keine Word-Dokumente mehr herumgeschickt werden müssen. Auch Aufgaben und Termine können filialübergreifend geplant werden. Jeder Mitarbeiter kann seinen eigenen Kalender einsehen und hat die Möglichkeit, vorgeschlagene Termine zu- oder abzusagen.

Apocollect kann als App auf dem Handy oder Tablet installiert werden, die Mitarbeiter können das Programm mit dem apocollect PIN-Login aber auch an jedem Computer nutzen. Das optional buchbare Dashboard informiert als schwarzes Brett immer live und aktuell über neue Beiträge, Aufgaben oder Nachrichten. Apocollect ist DSGVO-konform, alle Inhalte werden sicher verschlüsselt und auf deutschen Servern gespeichert.

Apotune

Mit ApoTune^® können alltägliche Aufgaben und Prozesse sowie die Team-Kommunikation optimiert werden. Die Software bietet eine Vielzahl an Modulen, die auch filialübergreifend genutzt werden können. So ermöglicht ApoTune Task durch smarte Verteilung von Aufgaben, die den Teams zugewiesen werden und sich automatisch fürs QM dokumentieren, eine verbindliche Kommunikation im Team. Direkt verbunden mit diesem Modul ist ApoTune QMH, ein digitales Qualitäts-Management, in dem sämtliche QM-Dokumente entworfen, freigegeben, veröffentlicht und zielgerichtet gelenkt werden können. Die Versionierung erfolgt automatisch, ebenso wie die Benachrichtigung der Teams, sobald es eine neue Dokumentenversion gibt. Für zusätzliche Übersicht sorgt das Dokumentenmanagementsystem ApoTune Paperfree, das standortübergreifend mit anderen ApoTune-Modulen wie den Aufgaben, Kontakten, Objekten, Mail und Chat verbunden ist. Für die Optimierung des Botendienstes sorgt das Modul ApoTune Drive. Hier können Touren geplant und Routen optimiert werden. Es gibt eine Schnittstelle zu nahezu allen Warenwirtschaftssystemen, teilweise mit vollautomatischer Übergabe der anzufahrenden Lieferadressen (Prokas, Winapo64, IXOS). Lieferaufträge können aus den Filialen zusammengeführt werden, auch wenn sie aus verschiedenen Warenwirtschaften kommen. Der Lieferverlauf kann in den Apotheken jederzeit live eingesehen werden. Zudem gibt es die Möglichkeit, Kunden per E-Mail oder SMS über den Status ihrer Lieferung zu informieren. Eine ununterbrochene Temperaturüberwachung der Kühlarzneimittel-Lieferung ermöglichen die smarten Thermometer ApoTune Cube, die während der Fahrt mit in die Kühlbox gelegt werden. ApoTune Drive zeichnet die Temperaturen auf und erstellt eine Historie aller Lieferungen mit Zeitpunkt, Botennotizen, Unterschriften und Temperaturverläufen. Ein Frühwarnsystem schlägt Alarm, sobald vorgegebene Schwellenwerte überschritten werden. Ab Juli 2022 wird mit ApoTune LOG auch eine permanente Temperaturüberwachung in der Apotheke (z. B. Kühlschrank, Lager, HV) ohne WLAN und Plug and Play möglich sein.

ApoTune^® wird in einem deutschen Rechenzentrum DSGVO-konform gehostet und ist über eine PC-Software, ApoTune Point (Touchbildschirm) oder eine App für Smartphones und Tablets zugänglich. Über eine Schnittstelle mit dem Personaleinsatzplanungs-Programm MEP24 können die Einsatzpläne der Mitarbeiter angezeigt werden, auch die Zeiterfassung ist über ApoTune MEP24 möglich.

Medikit

Medikit ist ein cloudbasiertes Tool zur Organisation der Apotheke und des Filialverbundes. Ein digitales Handbuch ermöglicht die Sammlung von apothekenindividuellen und filialübergreifenden Standards (z. B. SOPs, Qualitätsstandards), Anleitungen, Video-Tutorials, Fotos und vielem mehr.

Mit dem Nachrichten-Tool von medikit können Mitteilungen erstellt und zielgerichtet versendet werden, entweder standortbezogen, z. B. an alle Approbierten einer Filiale, oder nach Arbeitsgebiet, z. B. ausschließlich an alle Filialleitungen oder PTA. Neuigkeiten können über das digitale schwarze Brett im medikit News-Tool veröffentlicht werden. Viele medikit-Nutzer lassen sich die wichtigsten Informationen im individuell anpassbaren Dashboard anzeigen. Außerdem gibt es mit medikit Moments einen Social-Stream, in dem besondere Momente mit dem Team geteilt werden können.

Um die Abläufe in den Apotheken des Filialverbundes zu optimieren, können Aufgaben digital über das Aufgaben-Tool versendet und ihr Fortschritt kontrolliert werden. Verschiedene Checklisten können über ein entsprechendes Tool erstellt und papierlos abgearbeitet werden. Zudem haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Ideen festzuhalten und mit den Kollegen zu teilen. Und wenn es um unternehmerische Entscheidungen geht, bietet das Umfrage-Tool eine einfache Möglichkeit, die Meinung des Teams einzuholen und Ideen zu diskutieren. Eine Schnittstelle mit dem Personaleinsatzplanungs-Tool MEP24 erlaubt es, Nachrichten aus MEP24web (z. B. Planänderungen, Planfreigaben und Mitarbeiterwünsche) direkt in medikit zu empfangen. Medikit bietet nicht nur Lösungen für Apotheken an, sondern auch für Kliniken und Praxen.

Pulse innovations

Die Pulse Team-Software ist eine cloudbasierte Management-Software, die die Prozesse der Vor-Ort-Apotheken vereinfacht und digitalisiert. Die Kernkompetenzen der Pulse Team-Software sind eine vereinfachte interne und externe Kommunikation, ein ganzheitliches Personalmanagement inklusive Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und digitaler Personalakte, ein prozessorientiertes Aufgabenmanagement sowie ein Botendienst mit App und automatischem SMS-Versand an Endkunden. Darüber hinaus bildet Pulse auch weitere wichtige Themengebiete wie z. B. Online-Pflichtschulungen, vollautomatisierte Temperaturüberwachung, QMS und vieles mehr ab. Die Software umfasst insgesamt 16 Module.

Mit PEP+, People und Time bietet Pulse eine intuitive Komplettlösung im Bereich des Personalmanagements an. PEP+ ermöglicht Personalplanern, das Team von überall aus effizient zu planen. Die moderne Ansicht ist für Filialbetriebe optimiert. Um den Blick für das Wesentliche zu schärfen, werden im Pulse Zeitkonto klassische Zeitfresser wie Zeitkorrekturen, Urlaube und Abwesenheiten farblich hervorgehoben.

Da die Art und Weise, wie Apothekenteams in Zeiten von sozialen Medien wie Facebook und WhatsApp arbeiten und miteinander kommunizieren möchten, sich grundlegend geändert hat, ermöglichen Tools wie Doc-Chat und Newsfeed eine filialübergreifende Kommunikation der Apothekenteams sowie einen effizienten Austausch mit externen Partnern – und das in Echtzeit. So bietet die Pulse Team-Software mit dem Modul Doc-Chat als Alternative zum Fax eine direkte und verschlüsselte Kommunikation an, an die nicht nur die Apotheken des Filialverbundes, sondern auch externe Partner, z. B. Arztpraxen und Pflegeeinrichtungen, angebunden werden können. Doc-Chat ermöglicht einen sicheren Austausch hochsensibler Daten. Rezepte und Medikationspläne können markiert und automatisch in einer separaten Übersicht, dem Rezeptmanager, archiviert werden.

Der Pulse Newsfeed ist ein Tool speziell für die interne Kommunikation. Informationen, aber auch Dokumente werden in Echtzeit an das Apotheken-Team übermittelt. Angeforderte Lesebestätigungen runden das Informationsmanagement mit einer zeitlichen Dokumentation ab.

Im laufenden Betrieb nimmt das Aufgabenmanagement besonders für die Apothekenleitung eine zentrale Rolle ein. Mit dem Tool Tasks können einmalige sowie wiederkehrende Aufgaben einfach, schnell und digital an die Mitarbeiter übergeben werden – auch filialübergreifend. Dabei werden wichtige Aufgaben in Echtzeit am digitalen schwarzen Brett Smartboard angezeigt. Die zusätzliche App rundet die Nutzbarkeit verschiedener Module ab und ermöglicht den Apothekenteams jederzeit und ortsunabhängig Einsicht beispielsweise in den Dienstplan, das Zeitkonto und den Status erstellter Aufgaben. Auch Urlaubsanträge und sonstige Abwesenheiten können über die App gestellt und eingesehen werden. Das Tool für die Personaleinsatzplanung unterstützt bei einer bedarfsgerechten Schichtplanung sowie bei der Urlaubs- und Zeitkontenverwaltung.

Vereinfachtes Management mit CGM Lauer

CGM Lauer bietet verschiedene Software-Lösungen an, die das Management und Controlling von Filialverbünden erleichtern und Synergieeffekte verstärken. Mit Winapo^® Connect Premium werden die Warenwirtschaftssysteme der einzelnen Apotheken vernetzt und synchronisiert. So können alle Informationen von jeder Filiale aus eingesehen und gesteuert werden, was eine schlanke, dezentrale Warenlagerstruktur und einen gemeinsamen Einkauf ermöglicht. Der Datenverkehr verbleibt dabei im eigenen Apothekenverbund und wird über den Winapo^® Connect Premium-Server abgewickelt.

Speziell für Apotheken in Filialverbünden gibt es von CGM Lauer die Software Zentraler Botendienst (ZEBO), die hilft, alle notwendigen Arbeitsschritte rund um den Botendienst effizient zu organisieren und gemeinschaftliche Lieferungen zu koordinieren. Dabei wird eine Apotheke des Verbundes als Auftragsapotheke definiert. Sie dient als eine Art Logistikzentrum, von dem alle Arbeitsprozesse gebündelt organisiert werden. Die Lieferung übernimmt die örtlich nächste Apotheke zur Kundenadresse. Das Tüten-Etikett trägt die Adresse der auftraggebenden Apotheke. Mit der Botendienst-Software SmartCourier^® können zusätzlich auch die Routen des Botenfahrers optimiert werden. Durch das Echtzeit-Tracking ist es möglich, jederzeit Auskunft über den aktuellen Bearbeitungsstatus und die voraussichtliche Ankunftszeit der Lieferung zu geben.

Bei wirtschaftlichen Entscheidungen hilft die Business-Intelligence-Plattform CGM Metis^®, die Zahlen rund um Einkauf, Verkauf, Lager und Marketing grafisch aufarbeitet und Reports und statistische Auswertungen liefert. CGM Metis^® verdeutlicht zudem sich abzeichnende Entwicklungen und simuliert Preisänderungen – so kann das Tool verschiedene Handlungsalternativen und deren wirtschaftliche Auswirkungen simulieren und zusätzliche Erfolgspotenziale wie z. B. Erlösmöglichkeiten aufzeigen. Neben der Basis-Lizenz gibt es weitere kostenpflichtige Add-ons, z. B. das Add-on Betriebsvergleiche oder Marketingstatistiken.

Pharmatechnik

Speziell für Filialverbünde bietet Pharmatechnik mit IXOS Filiale & Partner eine Software, die übergreifende Prozesse unterstützt und somit eine effiziente Zusammenarbeit ermöglicht. Alle Apotheken eines Filialverbundes können gemeinsam bei ihrem Lieferanten einkaufen und erhalten dadurch bessere Einkaufskonditionen. Der Bedarf der Haupt- und der Filialapotheken wird dabei automatisch ermittelt, und es wird ein Bestellvorschlag erstellt. Auch Warenbestellungen innerhalb des Filialverbundes sind möglich. Dabei erfolgen Bestandsbuchungen und die Verrechnung der Warenbewegung automatisch. Außerdem können Überbestände, Ladenhüter oder verfallbedrohte Artikel einfach innerhalb des Filialverbundes umverteilt werden.

Mit dem IXOS Cockpit erhält der Inhaber einen Überblick über die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen seiner Filialen. Sie werden minutengenau ausgewertet und in einer Trenddarstellung visualisiert, sodass Entwicklungen auf einen Blick erkennbar und einschätzbar sind. Die Durchführung von filialübergreifenden Botendiensttouren ermöglicht der Botendienst IXOS U5.

Die App IXOS.team bietet eine filialübergreifende Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und ermöglicht es, Termine und Aufgaben für einzelne Mitarbeiter oder für alle Mitarbeiter der Verbundapotheken anzulegen und die Termine aller Mitarbeiter einzusehen. Das Programm erinnert an Aufgaben, auf Checklisten und Dokumente kann direkt zugegriffen werden. Das IXOS Filialmanagement ermöglicht einen sicheren Datenaustausch über ein Virtuelles Privates Netzwerk (VPN).

ADG

ADG unterstützt die Prozessoptimierung im Filialverbund unter anderem mit dem ADG QM Service System, einer webbasierten Anwendung, mit der man das QM-System mehrerer Standorte online bearbeiten und managen kann. Vordefinierte Unterlagen, wie z. B. Hygienepläne oder Schulungsunterlagen, die individuell anpassbar sind, erleichtern die Dokumentation. Das QMS erinnert automatisch an laufende Aktivitäten und verteilt Neuigkeiten an das gesamte Team. Eine integrierte Chat-Funktion ermöglicht die einfache Kommunikation mit den Mitarbeitern und bezieht diese aktiv mit ein.

Mit dem ADGCOACH Benchmark werden apothekenrelevante Kennzahlen strukturiert aufgearbeitet. Die individuellen Werte, z. B. zum Umsatz, Absatz oder Rohertrag, können dann mit den eigenen Zahlen des Vorjahres, Vergleichswerten der Filialen und den anonymisierten Daten vergleichbarer Apotheken verglichen und als Grundlage für strategische Entscheidungen verwendet werden. Die ermittelten Zahlen können zusätzlich mit den optional buchbaren Modulen ­ADGCOACH Basic, Comfort oder Professional gezielt ausgewertet und mit konkreten Handlungsempfehlungen durch einen Coach ergänzt werden. Das Zusatztool ADGCOACH Job-Select ermöglicht die Planung und Priorisierung anstehender einmaliger oder wiederkehrender Aufgaben und deren Zuweisung an die Mitarbeiter. Mit dem webbasierten Tool ist es möglich, Aufgaben von jedem beliebigen Ort aus zu erstellen, zu verwalten und zu kontrollieren.

Für die Lageroptimierung verfügen die beiden ADG Warenwirtschaftssysteme S3000 und A3000 über Filial-Module. Über das cloudbasierte A3000 bzw. S3000 Management-Center können viele Abläufe automatisiert, der Lagerbestand verringert und die Lieferfähigkeit erhöht werden. Zusätzlich profitieren Filialverbünde von integrierten Workflows wie dem Ladenhüterausgleich, gemeinsamem Direkteinkauf und Preisaktionen. Auch für den Botendienst liefert ADG eine Lösung, mit der Touren und Aufträge filialübergreifend eingesehen und Lieferungen sinnvoll zusammengefasst werden können.

Awinta (Noventi)

Auch Awinta (Noventi) bietet verschiedene Programme an, die filialübergreifend genutzt werden können. Im aSuite Finanzcenter organisieren Apotheken ihre Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kassendaten. Mit dem optional erhältlichen Zusatzmodul Mandanten ist die Verwaltung aller Apotheken mit einem System möglich. Der integrierte Zahlungsverkehr arbeitet die Daten für das Onlinebanking-Programm auf, und der automatisierte Datenaustausch zum Steuerberater spart zusätzlich Zeit. Das Softwaremodul aSuite Personalmanager ermöglicht einen effizienten Personaleinsatz, der auf die Gegebenheiten in der Apotheke angepasst ist. Dabei können Mitarbeiter, die in mehreren Filialen eingesetzt werden, zentral eingeplant werden. Der geplante Personaleinsatz kann mit der erwarteten Kundenfrequenz abgeglichen werden, die für alle Filialen aus den Kassensystemem übernommen werden kann. Dadurch wird garantiert, dass immer die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit eingesetzt werden, um den Kunden eine bestmögliche Beratung und Bedienung zu garantieren. Bei Erkrankung eines Mitarbeiters ist im aSuite Personalmanager eine Vorschlagsfunktion integriert.

Filialübergreifende Analysen wichtiger geschäftlicher Kennzahlen wie Umsatz-, Mengen- und Margenangaben sowie Lagerbeständen innerhalb des Verbundes ermöglicht der ProCube von Awinta. Die ermittelten Zahlen können über das Softwaretool Pharma Benchmark mit denen anderer Apotheken verglichen und so Verbesserungspotenziale ermittelt werden.

App für Filialverbünde von apotheken.de

Von apotheken.de gibt es das Tool Individuelle App für Apotheken. Hier können Filialverbünde (oder auch lokale Apotheken-Zusammenschlüsse) mit allen zugehörigen Apotheken in einer eigenen App, deren Name der Verbund frei wählen kann, auftreten. Darin kann sich jede Apotheke separat mit ihren Stammdaten, Bildern, Angeboten, dem Leistungsspektrum usw. präsentieren. Der User kann die App kostenlos downloaden und seine Apotheke dadurch immer schnell finden und kontaktieren. Es besteht zudem die Möglichkeit, zwischen den einzelnen Filialen zu wechseln.

Über die App können Rezepte einfach, SSL-verschlüsselt und datenschutzkonform per Foto an die Apotheke übermittelt werden, zudem können Medikamente per Barcode, Foto, Text oder durch PZN-Suche vorbestellt werden. Die Kommunikation zwischen Kunde und Apotheke ist über eine Chatfunktion möglich. Die Apotheke kann in der App Aktions- und Sonderangebotsartikel ihrer Apotheke präsentieren und per Push-Message bewerben. Außerdem werden täglich Gesundheitsnews an die User gesendet. Weitere Features sind Videoclips zu beratungsintensiven Medizinprodukten und eine Beipackzettelsuche.

Bei allen apotheken.de Produkten steht dem Inhaber grundsätzlich ein zentraler Login zur Verfügung, mit dem er auf alle seine Apotheken zugreifen kann. Hier kann er pro Filiale Aktionen einstellen, Beiträge posten, Chat-Nachrichten beantworten, Botendienstlieferungen einplanen etc. Auch eine Anbindung an die Warenwirtschaft ist möglich, d. h. Bestellungen können an die lokale Apothekensoftware weitergegeben werden, so dass das Apothekenteam diese direkt am HV bearbeiten kann. |