Fragen rund um die Personalakte

Das Bundesarbeitsgericht definiert die Personalakte als eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit ihrem Dienstverhältnis stehen. Personalakten können digital oder als Papierakte geführt werden. Zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses enthält sie die Bewerbungsunterlagen, den Arbeitsvertrag und den Personalbogen. Auch Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge gehören dort hinein. Im Laufe der Zeit können Änderungsvereinbarungen hinzukommen, besondere Qualifikationen, Zwischenzeugnisse und auch Dokumentationen von Abwesenheitszeiten wie Erkrankungen, genommene Urlaubstage oder Elternzeiten.

Ebenso würden Abmahnungen und zum Ende der Beschäftigung die Kündigung oder Aufhebungsvereinbarung in die Personalakte kommen. Die Apothekenleitung ist – abgesehen von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – relativ frei darin, welche Dokumente sie für wichtig hält. Die Grenze ist aber das allgemeine Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten. Private Informationen dürfen dort also nicht dokumentiert werden, wie etwa gesundheitliche Informationen, die ohne Auswirkung auf die Tätigkeit sind, oder Freizeitbeschäftigungen, denen die Mitarbeiter nachgehen.

Einsichtnahme ist möglich

Manchmal sagen uns Mitglieder in der Rechtsberatung: „Ich würde das gern einmal in Ruhe einsehen. Darf ich meine Akte mit nach Hause nehmen?“

Tatsächlich haben Sie als Angestellte das Recht, die eigene Personalakte einzusehen. Einen Anspruch darauf, dass sie Ihnen ausgehändigt wird und Sie sie mitnehmen, gibt es aber nicht. Sie können die Akte während der betriebsüblichen Arbeitszeiten lesen, sich Notizen machen, etwas abfotografieren oder auch auf eigene Kosten Kopien anfertigen, wenn diese Möglichkeit in der Apotheke besteht. Ihre Chefin oder Ihr Chef darf auch dabei sein, wenn Sie in die Personalakte schauen.

Problemfall Abmahnung

Manchmal hören wir auch von folgendem Problem: In der Personalakte befindet sich eine Abmahnung, die aus Sicht der Betroffenen absolut ungerechtfertigt ist. Welche Möglichkeiten gibt es in dieser Situation für die abgemahnten Beschäftigten?

Falls die Abmahnung falsche Tatsachenbehauptungen enthält oder aber nicht konkret benennt, welche Pflichtverletzung Ihnen vorgeworfen wird, muss sie entfernt werden. Auch wenn die Abmahnung unverhältnismäßig ist, darf sie nicht in der Akte bleiben. Sie sollten das Entfernen der Abmahnung fordern.

Häufig besteht aber hierüber keine Einigkeit. Ein Gerichtsverfahren über diese Frage ist im laufenden Arbeitsverhältnis meist kontraproduktiv. Betroffene können aber eine Gegendarstellung schreiben, die dann ebenfalls in die Personalakte aufzunehmen ist. Auch dabei können wir unsere Mitglieder auf Wunsch gern unterstützen. |