AstraZeneca-Rechnungen: PDF statt Papier

Papierdokumente spielen (noch) eine wichtige Rolle in der Apotheke: Es gibt zahlreiche Pflichten und Regeln dazu, wie lange ein Apotheker beispielsweise Rechnungen, BtM-Rezepte oder seine Jahresbilanz aufheben muss. BtM-Lieferscheine müssen beispielsweise drei Jahre in der Apotheke verbleiben, bevor sie weggeschmissen werden können, gleiches gilt für das dazugehörige BtM-Rezept. Buchhalterische Dokumente, zu denen Inventarlisten und Jahresabschlüsse gehören, müssen sogar zehn Jahre in der Apotheke bleiben.

Rechnungen vom Großhandel oder aus dem Direktvertrieb gehören buchhalterisch zu den Buchungsbelegen. Und solche Buchungsbelege unterliegen ebenso einer gesetzlich vorgesehenen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Außerdem benötigt der Apotheker Rechnungen natürlich, um sie mit den Lieferscheinen abzugleichen. Eine Vorgabe dazu, ob solche Dokumente digital oder haptisch aufzubewahren sind, gibt es nicht. Klar ist nur: Auch wenn sie digital in der Apotheke eintreffen, müssen sie digital gespeichert werden.

Novartis: 1 Euro zusätzlich pro Papierrechnung

Immer mehr Unternehmen in der Apothekenbranche gehen dazu über, ihre Rechnungen zu digitalisieren. Schon 2014 teilte der Schweizer Pharmakonzern Novartis beispielsweise den Apothekern mit, dass alle Rechnungen fortan nur noch per E-Mail verschickt werden. Die Umstellung sorgte bei den Apothekern damals für Ärger, weil Novartis eine Gebühr in Höhe von einem Euro pro Rechnung verlangte, wenn der Apotheker seine Dokumente weiterhin in Papierform haben wollte.

Astra Zeneca: Papierrechnung ohne Extra-Kosten

In diesen Tagen stellt nun auch der AstraZeneca-Konzern seine Rechnungen aus dem Direktvertrieb um. Eine Sprecherin erklärte gegenüber DAZ.online: „Die Rechnung beziehungsweise Gutschriftübermittlung bei AstraZeneca erfolgt zurzeit noch überwiegend in Papierform auf dem postalischen Weg. Bereits seit Anfang 2017 bietet AstraZeneca die Möglichkeit einer Übermittlung per Email als PDF-Anhang an. Diese Lösung wird von einigen Apotheken genutzt und hat sich als stabil sowie unkompliziert erwiesen. Daher sind wir aktuell dabei weitergehend auf die elektronische Rechnung umzustellen – jedoch im Sinne einer Opt-Out Lösung.“

Heißt konkret: Wenn der Apotheker weiterhin eine Papierrechnung haben möchte, kann er diese auch erhalten. Auf Nachfrage von DAZ.online erklärte die Sprecherin, dass für Papierrechnungen keine Extra-Gebühr erhoben wird. Zu den Gründen erklärte die Konzernsprecherin: „AstraZeneca setzt sich stark für Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung ein und durch die elektronische Rechnungs-Übermittlung wird eine Reduzierung des Papierverbrauches sowie der Energiekosten für den Transport zur Senkung der CO₂- Emission erreicht. Des Weiteren bietet die elektronische Übermittlung eine zeitnahe Zustellung der Rechnung/Gutschrift. Seit 2011 ist die elektronische Dokumentation und Vorlage von Rechnungen seitens der Finanzämter auch ausreichend. Schließlich ist dank der elektronischen Übermittlung auch die Zusendung von Doppeln – etwa bei Verlust der Rechnung – ohne Zusatzkosten und schnell möglich.“