DAT-Anträge dürfen künftig auch per E-Mail eingereicht werden

Bislang sieht die Geschäftsordnung für die Hauptversammlung der Deutschen Apothekerinnen und Apotheker vor, dass sämtliche Anträge zur Hauptversammlung die gesetzliche Schriftform im Sinne des § 126 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) einhalten müssen. Dies heißt: Sie müssen schriftlich abgefasst und eigenhändig vom Antragsteller unterzeichnet werden. Seit dem Jahr 2012 gibt es diese Regelung. Zuvor hatte man die „gewillkürte Schriftform“ zugelassen, die auch die Antragseinreichung per Fax ermöglichte. Doch genau damit wollte man seinerzeit Schluss machen, weil die Förmlichkeitsprüfung dieser Fax-Anträge Probleme bereitete.

Erste Erleichterungen 2021 für ad-hoc-Anträge

In Zeiten, da die E-Mail zum gängigsten Kommunikationsmedium geworden ist, erscheint die strenge Schriftform aber etwas umständlich. Auch innerhalb der ABDA hat man das Thema daher immer wieder besprochen. Als im Jahr 2021 die Möglichkeit der virtuellen Hauptversammlungen eingeführt wurde, wurden zumindest Erleichterungen der Formvorgaben für ad-hoc-Anträge geschaffen. 

Mittlerweile ist man – zunächst beim Geschäftsführenden ABDA-Vorstand – zu der Erkenntnis gekommen, dass die Vorteile der Schriftform für die Rechtssicherheit die damit verbundenen Nachteile (Postversand, Gefahr der Fristversäumnis) nicht mehr überwiegen. Daher soll künftig auch für alle anderen Anträge die sogenannte Textform (§ 126b BGB) genügen. Diese erfordert „eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger“. Damit sind insbesondere E-Mails erfasst, aber auch Telefax. Der Vorteil: Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht nötig – ebenso wenig eine qualifizierte elektronische Signatur, wie sie für die „elektronische Form“ (§ 126a BGB) vorgesehen ist.

Der entsprechenden Empfehlung des Geschäftsführenden Vorstands folgte die ABDA-Mitgliederversammlung bei ihrer Sitzung am 7. Dezember 2022. Sie beschloss, die einschlägige Vorschrift in der Geschäftsordnung für die Hauptversammlung der Deutschen Apothekerinnen und Apotheker (§ 3) entsprechend zu ändern.

Weitere (Soll-)Formvorgaben von der Geschäftsstelle

Um der Geschäftsstelle und der Antragskommission die Bearbeitung zu erleichtern, sollen Anträge zu einzelnen Beratungsgegenständen sowie ad-hoc-Anträge regelmäßig in einem vorgegebenen Format eingereicht werden. Wie dieses Format ausgestaltet ist, legt die Geschäftsstelle der ABDA fest und teilt es den Mitgliedsorganisationen und Delegierten rechtzeitig mit. Damit der gestellte Antrag gültig ist, reicht es aber grundsätzlich, die Textform einzuhalten. Verbindlich vorgegeben werden hingegen die Adressen, an welche Anträge zu richten sind, um die rechtzeitige Bearbeitung sicherzustellen und ihren Eingang rechtssicher nachvollziehen zu können.