Was verändert die E-Rechnung für die Apotheken?

Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, der in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass es maschinell verarbeitet werden kann. Die Normreihe EN 16931 gibt die Basis des strukturierten Datenformates XML für die E-Rechnung vor. Auf Basis dieser Norm sind zulässige Formate u. a. XRechnung und ZuGFeRD (ab Version 2.0.1).

Bei dem Format XRechnung handelt es sich um ein rein strukturiertes elektronisches Format. Es wird lediglich eine Datei aus Basis eines XML-Format übermittelt.

• Die Ausstellungspflicht betrifft grundsätzlich alle steuerpflichtigen Umsätze zwischen inländischen Unternehmern.

• Eine Zustimmung des Empfängers zur E-Rechnung ist nicht mehr erforderlich, daher müssen technische Empfangsmöglichkeiten vorhanden sein.

• Ausnahmen gelten für steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise.

Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht hingegen bei Rechnungen an Endverbraucher expliziert nicht. Im Sinne eines einheitlichen Prozesses in der Apotheke ist zu überlegen, auch für Endverbraucher den Rechnungsversand auf E-Rechnung umzustellen. Dafür ist jedoch die Zustimmung des jeweiligen Kunden erforderlich.

Der Anwendungsbereich zur Ausstellung von E-Rechnungen wird sich in den Apotheken im Wesentlichen auf die Rechnungsstellung für Praxisbedarf und sonstige Rechnungen an Arztpraxen, direkte Abrechnungen mit Pflegeheimen und Pflegediensten beschränken. Bei der Abgabe von Rx-, OTC-Medikamenten, Frei- und Sichtwahl erfolgt die Abgabe in der Regel an Endverbraucher, sodass für diesen Bereich keine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht.

• Bis Ende 2026 bestehen hinsichtlich der Ausstellung von E-Rechnungen weitreichende Übergangsregelungen. Bis dahin können Rechnungen weiterhin in Papierform oder als einfache elektronische Formate (z. B. PDF) ausgestellt werden.

• Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen noch bis Ende 2027 auf die Ausstellung von E-Rechnung verzichten.

Die Warenwirtschaftssystemanbieter werden sich des Themas annehmen und den Apotheken im Laufe der Übergangszeit entsprechende technische Umsetzungen anbieten.

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, technische Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen bereitzustellen. Im ersten Schritt wird ein einfaches E-Mail-Postfach genügen. Es empfiehlt sich, hierfür ein eigenständiges E-Mail-Postfach einzurichten, um eine Trennung der E-Rechnungen von übrigen Apotheken-E-Mails zu haben. Alternativ können andere Übermittlungswege, wie z. B. elektronische Schnittstellen, Portale oder zentrale Speicherorte zwischen den jeweiligen Unternehmen vereinbart werden.

Falls der Empfänger technisch nicht in der Lage ist, E-Rechnungen zu empfangen, hat er keinen Anspruch auf eine alternative Rechnung. Der Aussteller erfüllt seine Pflicht bereits durch den nachweislichen Versand der E-Rechnung.

Es sind daher bis zum 1. Januar 2025 die Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen zu schaffen. Es ist davon auszugehen, dass im Apothekenmarkt insbesondere der Großhandel und auch die Pharmaindustrie sich auf den Versand von E-Rechnungen im Laufe des Jahres 2025 umstellen werden. Um diesbezüglich vorbereitet zu sein, empfiehlt es sich, mit dem Großhandel im Gespräch zu bleiben und zu klären, wann und wie der Versand der E-Rechnungen erfolgen wird und welches Format zum Tragen kommen wird.

Das Format ZuGfeRD als hybrides Format hat – wie bereits erwähnt – den Vorteil, dass ein menschenlesbarer Teil enthalten ist. Für die Lesbarkeitmachung des Format XRechnung wird eine technische Unterstützung vonnöten sein. Auf dem Markt gibt es dazu eine Vielzahl von Anbietern. Auch die Finanzverwaltung bietet zur Visualisierung von E-Rechnungen eine webbasierte (https://www.elster.de/eportal/e-rechnung) Lösung an. Ob hier zusätzliche Softwareprogramme notwendig werden, bleibt abzuwarten.

Für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße E-Rechnung zwingend erforderlich. Dabei sind die folgenden Anforderungen zu erfüllen: 

1. Ordnungsgemäße E-Rechnung: Die Rechnung muss alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthalten und in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen.

2. Rechtskonformität: Die Rechnung darf nicht in einem unzulässigen Format (z. B. PDF ohne Datensatz) ausgestellt worden sein, sofern die E-Rechnung verpflichtend ist.

3. Berichtigung: Fehlerhafte Rechnungen müssen durch eine korrekte E-Rechnung berichtigt werden. Eine bloße Ergänzung oder ein gesonderter Nachtrag reicht nicht aus.

4. Nachweisbarkeit: Der Leistungsempfänger muss die E-Rechnung aufbewahren und sie für die Finanzverwaltung maschinell auswertbar bereitstellen können.

Fehlt eine ordnungsgemäße E-Rechnung, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich ausgeschlossen. Dies bedeutet auch, dass ab Ende 2026 eine Papier- oder PDF-Rechnung nicht mehr zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von E-Rechnungen wird in Zukunft ein zentraler Punkt zur Erlangung des Vorsteuerabzugs werden. Die Finanzverwaltung verlangt, dass die strukturierten Daten einer E-Rechnung in ihrer ursprünglichen Form unveränderlich und maschinell auswertbar archiviert werden. Falls hybride Formate genutzt werden, sind auch die zusätzlichen, steuerlich relevanten Informationen (z. B. Bildteile) in ihrer Originalform aufzubewahren. Dies gilt auch für Buchungsvermerke und andere relevante Dokumentationen. Ein reines Ablegen der E-Rechnungen in einem Daten-Ordner auf dem PC, Speicherung im E-Mail-Postfach, stellt keine ordnungsgemäße unveränderliche Aufbewahrung dar. Vielmehr muss die Aufbewahrung in ihrer ursprünglichen Form unveränderlich und maschinell auswertbar erfolgen. Diese Voraussetzung ist nicht neu. Bereits heute müssen elektronisch versandte PDF-Rechnungen auf diese Weise archiviert werden. Jedoch ist davon auszugehen, dass die Finanzverwaltung u. a. im Rahmen von Betriebsprüfungen dies zukünftig intensiver prüfen wird. Apotheken sollten daher die Zeit nutzen und sich intensiv mit der Archivierung beschäftigen und eine Lösung für ihr Unternehmen umsetzen. Hierbei gilt es zu prüfen welche Möglichkeiten am Markt existieren (Dokumentenmanagementsysteme, Datev Unternehmen Online etc.) und in die eigene Apotheke passen. Hier gilt, auch in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater die richtigen Weichen zu stellen.

Die Einführung der E-Rechnung markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Vereinheitlichung der Rechnungsprozesse. Unternehmen sollten rechtzeitig sicherstellen, dass ihre Systeme die neuen Anforderungen erfüllen, um reibungslose Geschäftsabläufe und die Einhaltung steuerlicher Vorgaben zu gewährleisten. Insbesondere der Empfang von E-Rechnungen ist bis zum 1. Januar 2025 zu gewährleisten. Im weiteren Verlauf des Jahres 2025 sollte die Aufbewahrung von E-Rechnungen unter die Lupe genommen werden, um die passenden Angebote für Ihre Apotheke zu finden, da in der Versagung des Vorsteuerabzugs aufgrund nicht ordnungsgemäßer Aufbewahrung ein erhebliches finanzielles Risiko besteht.

Bis Ende 2026 ist sodann die Umstellung des eigenen Rechnungsversands an andere Unternehmer in Form von E-Rechnungen im Zusammenspiel mit dem Apothekenwarenwirtschaftssystem einzuführen.