Die „Betriebswirtschaftliche Auswertung“ richtig lesen

1. Die Summen- und Saldenliste (Sachkonten)

Vorweg ist festzuhalten, dass Eröffnungsbilanz-(EB-)Werte bereits mit den endgültigen Schlussbilanz-(SB-)Zahlen des abgelaufenen Geschäftsjahrs (GJ) identisch sein müssen. Dabei ist die SuSa unschwer zu durchschauen. Sie listet alle im letzten Monat wie seit GJ-Beginn gebuchte Geschäftsvorfälle auf, sortiert sie nach Kontenklassen und innerhalb dieser nach Einzelkonten.

Kontenklassen:

• 0 Langfristiger Kontenbereich (Anlagevermögen, Eigenkapital, langfristige Verbindlichkeiten),
• 1 Finanz- und Privatkonten (kurzfristige Aktiva/Passiva),
• 2 Abgrenzungskonten (z. B. außerordentlicher Aufwand/Ertrag, Zinsaufwand/-Ertrag, betriebsatypischer Aufwand/­Ertrag),
• 3 Bestands-, Wareneingangs­konto,
• 4 betriebstypische Aufwendungen (z. B. Personal-, Miet-, Versicherungskosten),
• 8 Erlöse (namentlich aus Um­sätzen) und
• 9 Vortrags-/statistische Konten (hier zu vernachlässigen).

Kontenklasse 1 ist beispielsweise u. a. unterteilt in

• 1000 Kasse,
• 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen,
• 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen,
• 1800 – 1999 Privatkonten

1800 allgemein

1810 private Steuern

1820 beschränkt abzugsfähige Sonderausgaben.

Die Spalten benennen

• Kontonummer,
• Kontobezeichnung
• EB-Werte (= SB-Werte Vorjahr)
• „Summe der Abrechnungen“/„Monatswerte“ (Kontobewegungen im Berichtsmonat)
• Kumulierte Werte (Jahresverkehrszahlen) seit GJ-Jahresbeginn inkl. Berichtsmonat
• Schlusssaldo (aus EB-Werten und Jahresverkehrszahlen)

So lassen sich die Entnahmepolitik unter der Kontogruppe 1800 – 1999 genau so ablesen wie etwa die Aufteilung der Umsätze nach ihrer Zuordnung zu den einzelnen Banken, bei denen man Konto führt (Kredit-gebende Banken achten darauf!).

2. Die Summen- und Saldenliste (Personenkonten)

Sie sind nach Debitoren und Kreditoren getrennt nach obigem Schema aufgelistet.

3. Die „Betriebswirtschaft­liche Auswertung“

Sie verdichtet namentlich betriebliche Aufwandskonten zu Kostenarten (z. B. Löhne/Gehälter, gesetzlicher Sozialaufwand zu „Personalkosten“) und ermittelt schließlich ein „vorläufiges Ergebnis“. Allerdings ist dieses „vorläufige Ergebnis“ um ganz wesentliche Elemente fortzuschreiben, um falsche Schlüsse zu vermeiden. Daher sind auch von manchen IT-Service-Anbietern angebotene einschlägige Grafiken und Diagramme zuweilen irreführend.

Ein Beispiel soll dies verdeutlichen (s. Tab. 1). Dabei unterstellen wir

• Geschäftsjahr und Kalenderjahr sind identisch,
• die EB-Werte basieren auf der endgültigen SB des Vorjahres
• Auswertungen per 30. Juni,
• vorläufiges Ergebnis (Gewinn) per 30. Juni laut BWA 100 Mio. Euro.

  Konto/Kontobezeichnung	Eröffnungs­bilanzwert	Monatswert		Kumulierter Wert		Saldo
  		Soll	Haben	Soll	Haben
  Klasse 0:
  0085 Grundstückswert eigener bebauter Grundstücke	85.000,00 S					85.000,00 S
  0090 Geschäftsbauten	154.120,00 S					154.120,00 S
  0200 Technische Anlagen und Maschinen	210.317,00 S					210.317,00 S
  0320 PKW	38.612,00 S			22.672,41		61.284,41 S
  0410 Betriebsausstattung				2.758,62		2.758,62 S
  0420 Büroeinrichtung	29.109,00 S					29.109,00 S
  Klasse 3:
  3980 Vorräte	62.210,00 S					62.210,00 S
  Klasse 4:
  4100 Löhne, Gehälter		18.220,75		109.324,50		109.324,50 S
  4130 Gesetzliche soziale Auf­wendungen		3.771,10		18.855,50		18.855,50 S
  Klasse 8:
  8800 Erlöse aus Anlagen­verkäufen					3.620,68	3.620,68 H

Der häufigste „Korrekturbedarf“ betrifft

• Bestandsveränderungen,
• Personalkosten,
• Wertberichtigungen wegen ausfallgefährdeter Forderungen,
• Rückstellungen (zum Beispiel wegen zu erwartender Steuernachzahlungen, laufender Prozesse),
• Abschreibungen und
• Anlagenverkäufe.

a) Bestandsveränderungen ­(-Verringerung):

Vorräte per 01.01.: 62 Tsd. Euro

geschätzte Vorräte zu ­Anschaffungskosten per 30.06.: 44 Tsd. Euro

Bestandsminderung somit: 18 Tsd. Euro

b) Personalkosten: Einer weit verbreiteten Unsitte zufolge sieht auch unser Beispiel Überweisung und Buchung von Nettogehältern und gesamten Sozialaufwendungen am Monatsultimo des letzten oder vorletzten Bankarbeitstages vor, vernachlässigt jedoch die zunächst noch einbehaltenen, doch erst im Folgemonat an den Fiskus überwiesenen Steuern (LSt, KiSt, Soli). Hier gehen wir von pauschal 25 Prozent aus 18,2 Tsd. Euro aus, also von 4,6 Tsd. Euro, die das „vorläufige Ergebnis“ schmälern. Sinnvoll wäre freilich eine Sofortbuchung auch der zunächst noch nicht abgeführten Steuern; dies würde zu einem präzisen Ausweis der Personalkosten führen, der obige Fortschreibung erübrigt.

Es gibt IT-Programme, die auch allmonatlich anteilige Abschreibungen einbeziehen; sie einzusetzen würde vorstehende Rechnung erübrigen. Dieser Zusatzservice könnte jedoch zu einer geringfügigen Honorarverteuerung führen.

d) Anlagenverkäufe: Der unter Kontenklasse 8 (Konto 8800) ausgewiesene Erlös von 3.621 Euro (hier aus Autoverkauf) ignoriert dessen Buchwert von 6.320 Euro, führte folglich zu einem tatsächlichen Verlust von 2.699 Euro, vermindert um die oben bereits berücksichtigte Abschreibung von 506 Euro, auf 2.193 Euro. Gleichzeitig ist der zu Unrecht als „Ertrag“ verbuchte Betrag von 3.621 Euro zu „stornieren“, so dass das „vorläufige Ergebnis“ um 5,8 Tsd. Euro zu berichtigen ist.

Abwegig wäre es naturgemäß, das fortgeschriebene „vorläufige Ergebnis“ auf das volle Jahr hochzurechnen. |