Lohnsteueroptimierung in der Apotheke

Im ersten Schritt stellt sich die Frage, ob bei der jeweiligen Zuwendung an den Angestellten Arbeitslohn vorliegt. Arbeitslohn sind alle Einnahmen, die dem Arbeitnehmer aus dem Dienst­verhältnis zufließen. Es ist grundsätzlich unerheblich, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form die Einnahmen gewährt werden (§ 2 LStDV). Daher können Einnahmen sowohl in Geld als auch in Sachzuwendungen oder Dienstleistungen bestehen (§ 8 Abs. 1, 2 S. 1 EStG). Stellen solche Ausgaben, die der Arbeitgeber im Interesse seines Arbeitnehmers tätigt, steuerlich keinen Arbeitslohn dar, stellt sich mithin nicht die Frage nach einer anschließenden Be­steuerung beim Arbeitnehmer. Die Aufwendungen können vom Apothekeninhaber als steuermindernde Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Liegt hingegen steuerlicher Arbeitslohn vor, ist im zweiten Schritt zu prüfen, ob die Zuwendung steuer- und sozialabgabenfrei getätigt werden kann. Zu beachten ist zudem, dass die gegenständlichen Zuwendungen immer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden müssen. Eine Verminderung des Grundgehalts und ein gleichzeitiger Ersatz durch andere Lohnbestandteile ist grundsätzlich nicht zulässig.

Typische Arbeitskleidung, Aufmerksamkeiten und Arbeitsessen stellen z. B. keinen Arbeitslohn dar. Bekommt der Mitarbeiter die Kittel, Schürzen oder Labormäntel vom Apothekeninhaber gestellt, ist grundsätzlich anzunehmen, dass es sich um typische Berufskleidung handelt. Zur typischen Berufskleidung gehören Kleidungsstücke, die als Arbeitsschutzkleidung auf die jeweils ausgeübte Berufstätigkeit zugeschnitten sind oder nach ihrer z. B. uniformartigen Beschaffenheit oder dauerhaft angebrachter Kennzeichnung durch ein Firmenemblem objektiv eine berufliche Funktion erfüllen. Alltagskleidung – wie z. B. eine gewöhnliche Jeans oder ein Anzug – sind keine typische Berufskleidung, da ihre private Nutzung nicht aus­geschlossen werden kann. Die Erstattung der Kosten für berufliche Kleidung des Arbeitnehmers durch den Apotheker in Bargeld ist kein steuerfreier Arbeitslohn.

Verpflegung und Arbeitsessen

Der Apothekenalltag kann oft sehr anstrengend sein. Eilt man von einem zum nächsten Kunden, kommen Aufmerksamkeiten wie Kaffee, Tee, Getränke, Kuchen oder Eis genau richtig. Diese Mahlzeiten fallen nicht unter den Begriff der sog. Bewirtungsaufwendungen, die sich im steuerlichen Kontext nicht auf Arbeitnehmer, sondern auf die Bewirtung von Kunden oder Geschäftskunden be­ziehen. Ob eine Aufmerksamkeit vorliegt, richtet sich nach der Verkehrsauffassung und Üblichkeit der jeweiligen Branche. Bewegen sie sich der Höhe nach im üblichen Bereich, können sie in unbegrenzter Höhe vom Apothekeninhaber steuerfrei überlassen werden. Ebenso ist es z. B. im Rahmen der Erbringung von Überstunden möglich, für das leibliche Wohl zu sorgen. Arbeitsessen, wie diese, stellen dann keinen Arbeitslohn dar. Voraussetzung ist, dass sie anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufes unentgeltlich oder teilentgeltlich zugewandt werden und ihr Wert 60 Euro brutto je Arbeitnehmer nicht übersteigt. Von den Aufmerksamkeiten und Arbeitsessen sind die sog. Belohnungsessen – zum Beispiel wegen einer bestandenen Prüfung – abzugrenzen, bei denen die Sachbezugsgrenze von 50 Euro brutto zu beachten ist. Im Gegensatz zu diesen anlassbezogenen Bewirtungen liegt steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor, wenn die Mahlzeiten außerhalb des Betriebs und ohne besonderen Anlass gewährt werden. Auch bei regelmäßigen Team-Meetings oder bei der Bewirtung des angestellten Apothekers im Rahmen des Notdienstes vertritt die Finanzverwaltung die Auffassung, dass steuerpflichtiger Arbeitslohn vorliegt.

Von einfachen Arbeitsessen abzugrenzen sind Betriebsveranstaltungen. Weihnachten steht vor der Tür und die Weihnachtsfeier ist in Planung. Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, zum Beispiel Betriebsausflüge, Weihnachts- oder Jubiläumsfeiern. Eine Betriebs­veranstaltung liegt nur dann vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen und ggf. deren Begleitpersonen zusammensetzt. Soweit die Zuwendungen einen Betrag von 110 Euro (Freibetrag, brutto) je Veranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zum Arbeitslohn, sofern die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebes offensteht. Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsver­anstaltungen jährlich. Sowohl ein Überschreiten der 110-Euro-Grenze als auch das Überschreiten von zwei Veranstaltungen im Jahr führt dazu, dass der übersteigende Betrag Arbeitslohn darstellt und einer pauschalen Lohnversteuerung mit 25 Prozent zzgl. Sozialversicherungsbeiträgen unterliegt.

Was wird mit einbezogen?

An dieser Stelle wichtig zu erwähnen: die pauschale Steuer gem. § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG wird vom Arbeitgeber getragen und „on top“ bezahlt. Doch welche Aufwendungen müssen bei der Überprüfung der 110-Euro-Grenze miteinbezogen werden? Kosten der Verpflegung wie Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten sind ebenso zu berücksichtigen wie die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten. Darüber hinaus sind Ausgaben für Musik, künst­lerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen ein­zubeziehen. Genauso müssen Geschenke, Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers und Aufwendungen für den äußeren Rahmen (z. B. Mieten für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager) einberechnet werden.

Sonderregeln für den Corona-Bonus

Neben den vorangehend angeführten Aufwendungen, die der Arbeitgeber oftmals ohnehin im Rahmen der betrieblichen Sphäre tätigt, hat der Gesetzgeber immer wieder auf aktuelle wirtschafts- und energiepolitische Veränderungen reagiert.

So hat sich nicht zuletzt die Inflationsausgleichsprämie (§ 3 Nr. 11c EStG) an den steuerfreien Corona-Bonus angeschlossen. Freiwillige Zahlungen des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden (Bonuszahlungen), können bis zu einem Betrag von 3000 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei im Zeitraum vom 26.10.2022 bis zum 31.12.2024 gewährt werden. Voraussetzung ist, dass die Zahlung vom Arbeitgeber im Lohnkonto des jeweiligen Arbeitnehmers dokumentiert wird. Auch eine sukzessive Auszahlung in mehreren Teilbeträgen ist möglich. Bei mehreren Arbeitsverhältnissen bei unterschiedlichen Arbeitgebern können Steuerpflichtige die Bonusleistungen auch mehrfach steuer- und sozialversicherungsfrei beziehen. Die Leistung wird nicht auf den steuerfreien Corona-Bonus (§ 3 Nr. 11 a EStG; bereits ausgelaufen zum 31.03.2022) angerechnet.

Im Rahmen der Energiewende darf auch die Förderung der Elektromobilität nicht außen vor bleiben. Während immer weiter in erneuerbare Energien investiert wird, kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Vorteile beim Laden von Elektro- oder Hybridfahrzeugen bieten. Sowohl das Aufladen eines privaten Elektro- oder Hybridfahrzeugs im Betrieb als auch die Überlassung einer betrieblichen Ladeeinrichtung zur privaten Nutzung durch den Arbeitnehmer sind steuerfrei. Elektrofahrräder fallen ebenfalls darunter. Gleichzeitig ist es möglich, dass dem Mitarbeiter die selbst getragenen Stromkosten für das elektrische Aufladen eines Dienstwagens steuerfrei erstattet werden (§ 3 Nr. 50 EStG). Vereinfachungshalber wird mit typisierenden monatlichen Pauschalen gerechnet (abhängig davon, ob dem Arbeitnehmer eine Lademöglichkeit in der Apotheke zur Verfügung steht):

• zusätzliche Lademöglichkeit beim ArbG: 30 Euro Elektrofahrzeuge/15 Euro Hybridfahrzeuge
• ohne Lademöglichkeit beim ArbG: 70 Euro Elektrofahrzeuge/35 Euro Hybridfahrzeuge

ÖPNV-Karte für den Arbeitgeber steuerfrei

Darüber hinaus ist es möglich, den Arbeitnehmern bereits bei der monatlichen Gehaltsabrechnung die Aufwendungen für Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte zu ersetzen. Entweder werden die üblichen Pauschalen (für die ersten 20 km 0,30 Euro/km, ab dem 21. km 0,38Euro/km; max. 375 Euro monatlich) für jeden Entfernungskilometer der einfachen Strecke zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte ersetzt. Alternativ kann die Fahrkarte ersetzt werden, sofern öffentliche Verkehrsmittel genutzt werden. Während bei der Erstattung der Entfernungspauschale vom Arbeitgeber eine 15-prozentige Pauschalsteuer (§ 37b EStG) abzuführen ist, fällt beim Ersatz der Fahrkarte keine Steuer an. Auch die Auszubildenden können bei den Fahrten zur Berufsschule unterstützt werden. Wird die Berufsschule an nicht mehr als zwei Tagen pro Woche aufgesucht, kann ebenso eine Pauschale von 0,30 Euro/km gezahlt bzw. die Fahrkarte der öffentlichen Verkehrsmittel ersetzt werden. Eine Pauschalversteuerung ist hier nicht vorzunehmen. Die unentgeltliche Zurverfügungstellung von Parkmöglichkeiten ist steuer- und beitragsfrei möglich, sofern der Arbeitgeber selbst Mieter oder Eigentümer der Parkplätze ist. Der Ersatz der Parkkosten, die der Arbeitnehmer bei Anmietung einer Parkmöglichkeit selbst getragen hat, ist nicht steuerfrei möglich.

Gesundheitsbenefits

Zudem können zahlreiche Vorteile in puncto Gesundheit gewährt werden. Der Arbeitgeber kann eine Bildschirm- oder Arbeitsplatzbrille steuer- und sozialver­sicherungsfrei ersetzen, sofern eine Verordnung einer Sehhilfe durch eine fachkundige Person (z. B. Augenarzt oder Betriebsarzt; die Empfehlung eines Optikers ist nicht ausreichend) vorliegt. Auch Maßnahmen zur Gesundheitsförderung sind möglich. Die Maßnahmen müssen von der „Zentralen Prüfstelle Prävention“ zertifiziert sein. Beispiele sind Massagen, Rückengymnastik, Yoga-Kurse, Kurse zur Stress­bewältigung und Entspannung. Zuschüsse oder die Übernahme der Beiträge zum Sportverein oder eines Fitnessstudios sind nicht begünstigt.

Zuschuss in Notsituationen und „Erholungsbeihilfen“

Daneben können steuer- und beitragsfreie Unterstützungen bis max. 600 Euro jährlich bei Not­situationen des Arbeitnehmers ausbezahlt werden. Das bietet sich beispielsweise bei Krankheits- und Unglücksfällen, dem Tod naher Angehöriger oder bei Vermögensverlusten durch höhere Gewalt (Hochwasser, Hagel, Feuer, Diebstahl) an. Darüber hinaus ist es möglich, sog. Erholungsbeihilfen an den Arbeitnehmer, dessen Ehegatten und dessen Kind zu zahlen. Die Zahlung einer solchen Beihilfe ist einmal jährlich in Verbindung mit dem Urlaub möglich und darf bis zu 156 Euro für den Arbeitnehmer (104 Euro für dessen Ehegatten; 52 Euro für jedes Kind) betragen. Zu beachten ist, dass Erholungsbeihilfen einer pauschalen Steuer von 25 Prozent unterliegen, die alleine vom Arbeitgeber zu tragen ist. Ebenso kann der Arbeitgeber als Darlehensgeber fungieren. Die Zinsersparnis bei unverzinslichen oder verbilligten Darlehen von bis zu 2600 Euro mit einem max. Zinsvorteil von 50 Euro mtl. bleibt ebenso steuerfrei.

Freibetrag beim Personaleinkauf

Geschenke und Sachzuwendungen sind ebenso dem Betriebsklima dienlich. Während Geschenke einen persönlichen Anlass – wie den Geburtstag, eine bestandene Prüfung, eine Hochzeit oder eine Geburt – voraussetzen, sind bestimmte Sachzuwendungen ohne persönlichen Anlass möglich. Geschenke und Sachzuwendungen sind nicht in (Bar)Geld zufließende Einnahmen beim Arbeitnehmer. Auch Gutscheine oder Geldkarten sind möglich. Dann gilt allerdings die Einschränkung, dass diese nur zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen dürfen und die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdienstleistungsge­setzes erfüllen müssen. Geschenke dürfen einen Wert von höchstens 60 Euro inkl. Umsatzsteuer haben. Da die Steuerfreiheit anlassbezogen gilt, sind auch mehrere Geschenke im Jahr möglich. Doch auch ohne persönlichen Anlass sind Zuwendungen möglich. Die monatliche Sachbezugsgrenze wurde im Jahr 2022 von 44 Euro brutto auf 50 Euro brutto erhöht.

Es kommen Aufwendungen für Geschenkkörbe, Wein, Bücher, Tanken oder Lebensmittel in Betracht. Außerdem ist das sog. Belohnungsessen in diese Grenze einzubeziehen. Bezieht das Personal rabattiert OTC-Ware, Nahrungsergänzungsmittel oder Kosmetika für den privaten Bedarf gilt ein jahresbe­zogener Rabatt-Freibetrag in Höhe von 1080 Euro. Darüber hinaus ist eine steuerfreie Überlassung (nicht Übereignung!) von Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten möglich. Darunter fallen unter anderem Smartphones, Tablets, Spielekonsolen und Smart-TVs. Die private Nutzung ist unschädlich.

Es zeigt sich, dass es für den Apothekeninhaber einige Handlungsspielräume gibt, um sich als potenziell attraktiver Arbeitgeber von der Konkurrenz abzuheben. Zudem ist auch die Verbesserung oder Erhaltung des internen Betriebsklimas von immer größer werdender Wichtigkeit. Und auch, wenn es steuer- und sozialversicherungsrechtlich einiges zu beachten gibt, lohnt es sich, mit den Mitarbeitern im Gespräch zu bleiben und abzuwägen, ob und ggf. welche Lohnsteueroptimierungsmöglichkeiten in Frage kommen. Auch die Gesetzgebung behält die hier thematisierten Grenzen im Blick: mit dem „Wachstumschancengesetz“ (Entwurf vom 02.10.2023) ist u. a. angedacht, die 110-Euro-Grenze bei Betriebsveranstaltungen auf 150 Euro anzuheben. |