Recht

Nach Tod oder Auszug

Welche Daten von Heimbewohnern müssen wie lange aufbewahrt werden?

Stuttgart - 27.04.2022, 07:00 Uhr

Einwilligungserklärungen, Lieferscheine oder Medikationspläne: Im Rahmen der Heimversorgung sammeln sich Dokumente und sensible Daten an. (s / Foto: Inga Nielsen/AdobeStock)

Im Rahmen der Heimversorgung sammeln und verarbeiten Apotheken eine Reihe personenbezogener (Gesundheits-)Daten. Hierzu gehören Einwilligungserklärungen, Lieferscheine oder Medikationspläne. Was geschieht mit diesen Dokumenten, wenn Bewohnerinnen und Bewohner versterben oder aus dem jeweiligen Heim ziehen?

Gesundheitsversorgung bedeutet auch immer Datenverarbeitung – und das nicht erst seit Beginn des digitalen Zeitalters. Im Arzneimittel- und Apothekenrecht, vor allem in der Apothekenbetriebsordnung, ist den Apotheken eine Vielzahl von Dokumentationspflichten vorgegeben. Zugleich ist geregelt, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft den allgemeinen Apothekenbetrieb sowie das Qualitätsmanagement, den Umgang mit bestimmten Arzneimitteln, Medizinprodukten, Gefahrstoffen, Betäubungsmitteln sowie den Datenschutz, das Personalwesen und nicht zuletzt auch das Handels- und Steuerrecht. Im Rahmen des DAZ-Schwerpunkts „Bürokratie“ (DAZ 2019, Nr. 19, S. 60) wurde für alle Abonnenten das kostenlose Poster „Dokumentation in der Apotheke – Inhalte, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen“ veröffentlicht. Die Übersicht ist auch im Downloadbereich von DAZ.online verfügbar.

So klappt die Heimversorgung – Tipps für die Organisation

Doch es gibt weitere Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten für Apotheken, die sich auf bestimmte Versorgungsbereiche spezialisiert haben. Hierzu gehört die Heimversorgung. Gemeinsam mit dem jeweiligen Träger sollte die Kooperation von Anfang an vertraglich geregelt sein. Bei Heimversorgung KOMPAKT im Rahmen der INTERPHARM online 2022 betonte Professor Dr. Hilko J. Meyer, dass die wenigen gesetzlichen Vorgaben die Komplexität dieses Versorgungsbereiches kaum abbilden können. Umso mehr Bedeutung kommt dem Heimversorgungsvertrag zu. Einen entsprechenden Mustervertrag hat Meyer im Deutschen Apotheker Verlag herausgegeben.

Heimversorgende Apotheken sammeln spezielle Daten

Im Rahmen dieses Vertrags sollte sich zumindest die Datenschutzerklärung und Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung wiederfinden. Doch Apotheke und Heim beziehungsweise Heimbewohner können weitere Vereinbarungen zu den Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten treffen. Denn hierzu fehlen entsprechende Bestimmungen im bundesweit geltenden Heimgesetz, wie die Apothekerkammer Nordrhein (AKNR) auf Anfrage der DAZ erklärt. Auch im für NRW geltenden Wohn- und Teilhabegesetz finde man keine verbindlichen Fristen, die die Apotheke betreffen, sagt die Kammerjuristin Dorothea Scherbarth. Einziger Adressat von Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten sei immer nur die Pflegeeinrichtung.

Dabei sammeln und verarbeiten die Apotheken im Rahmen der Heimversorgung durchaus personenbezogen Daten, die über das übliche Maß hinausgehen. Hierzu gehören beispielsweise Einwilligungserklärungen, Lieferscheine oder Medikationspläne. Wie ist mit diesen Dokumenten zu verfahren, wenn Bewohnerinnen und Bewohner versterben oder aus dem jeweiligen Heim ziehen? Die Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO), das Apotheken- und Arzneimittelgesetz enthalten für einzelne Dokumente im Zusammenhang mit der Heimversorgung keine Vorgaben. Einzig zur Dokumentation der Überprüfung der Arzneimittel in zu versorgenden Einrichtungen werden die Apotheken gemäß § 22 Abs. 1 ApBetrO verpflichtet. Die Aufbewahrungsfrist für die Aufzeichnungen beträgt fünf Jahre.