Das richtige Timing finden

Obwohl wir die konstruktive Nutzung eines Zeitmanagements im Fokus haben, hat der erste Tipp mit Planung und Disziplin zu tun. Wer sofort sein Zeitmanagement verbessern möchte, kann das Timeboxing als Methode nutzen. Es kommt aus dem agilen Projektmanagement und dient dazu, die zur Verfügung stehende Zeit besser einzuteilen und produktiver arbeiten zu können. Leitgedanke: Mehr schaffen in kürzerer Zeit.

Wenn man es ganz genau nimmt und das „Zeit­management“ korrekt bezeichnen möchte, müsste man es „Lebenszeitmanagement“ nennen. Die Zeit, um die es geht, betrifft uns direkt. Sie ist keine unendliche Ressource, sondern begrenzt.

Wenn Sie Lust haben, machen Sie mit mir einen kleinen gedanklichen Ausflug. Nehmen Sie einen Stift zur Hand. Stellen Sie sich ein Maßband mit den Zahlen von 0 bis 100 in Zehnerschritten vor. Markieren Sie mit einem Stift die Stelle Ihres Alters. Wenn Sie zum Beispiel gerade 40 geworden sind, dann machen Sie einen Strich bei der Zahl 40. Jetzt setzen Sie einen zweiten Strich auf der Zeitleiste an der Stelle, an der Sie rein hypothetisch das Zeitliche segnen werden. Das Statistische Bundesamt hilft bei der Einschätzung der Lebenserwartung mit Tabellen, die das Geschlecht und das Geburtsjahr mit einbeziehen. Eine ungefähre Richtschnur sind 80 Jahre. Wenn Ihre Familienangehörigen sehr alt geworden sind, dürfen ein paar Jahre draufgeschlagen werden. Alles darüber hinaus betrachten wir mal als Bonus. Auch wenn es sehr makaber erscheint: Wenn Sie sich für einen Punkt entschieden haben, dann schneiden Sie bitte an dieser Stelle das Maßband durch.

Jetzt ergibt sich ein guter Überblick über die bisherige Lebenszeit und die Lebenszeit, die noch bleibt – ja, manchmal ist diese Darstellung erschreckend. Wenn es jetzt um die Priorisierung von Aufgaben geht, ist diese Vorarbeit bereichernd und fördert ganz andere Aspekte zutage. Als Pharmazeuten haben für uns die harten Endpunkte bei Studienergebnissen eine hohe Aussagekraft. Bei unserem eigenen „Alltags“-Leben priorisieren wir nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, erledigen Aufgaben für denjenigen, der gerade am lautesten schreit, anstatt Nein zu sagen.

Vielleicht ist es wichtig, innezuhalten und zu überlegen, welche der eigenen Ziele verfolgt werden sollen, mit was die eigene Lebenszeit gefüllt werden soll und in welche Aufgaben wir Energie investieren möchten. Das bringt Klarheit über die Prioritäten.

Wer permanent arbeitet, merkt oft gar nicht, wie ineffektiv er wird. Dem Nicht-fertig-Werden wird mit noch mehr Arbeit begegnet. Das kann sich steigern, bis sogar auf Schlaf verzichtet wird. Jedem ist klar, dass das über kurz oder lang weder gesund noch sinnhaft ist. Pausen sind das Gegenmittel der Wahl. Ausgeruht gehen die meisten Tätigkeiten leichter von der Hand. Ein gutes Zeitmanagement verschafft einem nicht nur Pausen, sondern bietet auch die Möglichkeit, Erholungszeiten mit einzuplanen. Diese geplante Freizeit verleiht einem guten Zeit­management den letzten Schliff. Besteht die Sorge, dass wichtige To-dos aus dem Blick verloren gehen, dann kann man sie verschriftlichen. So geht nichts verloren, und eine Liste mit vielen „Erledigt-Häkchen“ motiviert und zeigt, dass auch mit Pausen alles glattläuft und man einen guten Weg eingeschlagen hat.

Wenn ein Multitasker sein Zeitmanagement verbessern möchte, dann sollte er umsteigen auf Singletasking. Multitasking ist vielleicht genau Ihr Ding, und im Grunde genommen wechseln wir alle ständig zwischen unterschiedlichen Aufgaben, und unser Fokus switcht gerne hin und her. Aber das kostet Zeit. Dan Ariely, Professor für Psychologie und Verhaltensökonomik an der Duke University, stellte fest, warum das so ist: Die direkten Kosten entstehen durch die Unterbrechung an sich. Wenn man einen Vortrag vorbereiten will, aber dann noch zwischendurch – nur fünf Minuten – diese eine E-Mail beantworten möchten, dann hat man in dieser Zeit eben nicht am Vortrag gearbeitet. Aus den fünf Minuten wird eine Viertelstunde, und inklusive der dringend benötigten Fünf- Minuten-Pause sitzt man erst wieder nach zwanzig Minuten an der eigentlichen Aufgabe. Zusätzlich fallen Zeitkosten für den Wechsel der Tätigkeiten an. Es dauert, bis Sie wieder fokussiert sind und an den letzten Gedanken anknüpfen können. Je komplexer die Aufgabe, umso aufwendiger und zeitraubender ist der Wiedereinstieg.

Externe Störungen haben die gleichen zeitraubenden Effekte. Ungestörtes Arbeiten ist ein echtes Plus für das Zeit­management. Vor allem bei komplizierten Aufgaben hilft es, sich eine „störungsfreie Zeit“ einzurichten: Telefon aus, Handy verstecken und Bürotür zu. Falls doch jemand was möchte, auf später vertrösten. Meistens sind Dinge nicht so dringend, wie sie sich im ersten Moment darstellen.

Der Tipp ist simpel, aber extrem schwierig in der Umsetzung: Sagen Sie Nein! Wenn das eigene gut durchdachte Zeitmanagement auf das Terminchaos eines anderen trifft, nutzt es nicht, Aufgaben zu übernehmen und sich aus Gutmütigkeit alles durcheinanderbringen zu lassen. Unterstützen Sie den anderen lieber darin, sich zu sortieren und herauszufinden, was in diesem Moment wirklich wichtig und dringend ist, welche freien Zeitfenster zur Erledigung zur Verfügung stehen und wie die weitere Planung für die nachrangigen Prioritäten aussehen kann. Führungskräfte können auf diese Weise auch verhindern, dass ihnen Aufgaben in stressigen Situationen zurückdelegiert werden.

Falls es schwerfällt, Nein zu sagen, hilft unter Umständen ein Perspektivwechsel. Im Grunde genommen bedeutet ein Ja ein vielfaches Nein. Überlegen Sie einmal, wie viele potenzielle Verehrer in dem Moment einen satten Korb bekommen, wenn Sie auf die Frage „Willst du mich heiraten?“ mit Ja antworten.

Die Feinabstimmung zwischen effektivem Arbeiten und Stressprävention ist nicht einfach. Aber genau so kann das Zeitmanagement im Unternehmen verstanden werden: als Möglichkeit, die Arbeitsbelastung zu senken bei steigender Effektivität. Wenn Sie beim Zeitmanagement Verbesserungspotenziale entdeckt haben, suchen Sie den Dialog mit den Mitarbeitern. In welchen Momenten ist die Arbeitsbe­lastung für die Mitarbeiter am größten? Was stresst sie wirklich? Wo geht im Unternehmen Zeit verloren? Es gibt kein Patentrezept, aber bei genauem Hinsehen lässt sich viel Zeit als wertvolles Gut sparen.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bei der Priorisierung unterstützen, bei der Aufgabenverteilung die Stärken der jeweiligen Person einbeziehen und ungestörtes, fokussiertes Arbeiten möglich machen, ist schon viel gewonnen.