Das geht automatisch

Als die ersten Geräte in den Apotheken eingebaut wurden, stand man bewundernd davor: die Apothekenzukunft ist angebrochen – manche sahen darin bereits die vollautomatisierte Apotheke auf uns zukommen, die den Apotheker überflüssig machen könnte. Der Kunde steckt seine elektronische Rezeptkarte in den Kartenleser und nach wenigen Sekunden fallen die Arzneimittel in den Ausgabeschacht und ein Drucker wirft parallel dazu die notwendigen Abgabehinweise aus. Doch bereits bei den ersten Vorführungen der Automaten erkannte man, dass die neue Welt nicht ganz so einfach aussehen wird.

"Kinderkrankheiten" und Totalabstürze

Die ersten Automaten hatten so ihre Kinderkrankheiten. Pilotapotheker, die damals wagten, einen Automaten einzubauen, erinnern sich noch heute daran, wie "lustig" es war, als der Automat immer wieder stehen blieb, Packungen zerstörte, einfach nicht richtig zum Laufen gebracht werden konnte und dabei der gesamte HV-Betrieb zusammenbrach. Da die meisten dieser Maschinen in aller Regel die Ware nach einem chaotischen System und nicht alphabetisch einlagern, ist es umständlich, die gesuchten Arzneimittel "zu Fuß" zu suchen, wenn die Maschine stand oder der Strom ausgefallen ist. Einige ließen die Maschine sogar ausbauen, nachdem sich die Totalabstürze des Automaten wiederholten.

Das waren die Anfangstage der Kommissionierer. Mittlerweile hat sich viel getan. Die Maschinen laufen jetzt, die Ausfälle sind sehr selten geworden. Gerade in den letzten Jahren sind zahlreiche neue Anbieter auf den Markt gekommen, es herrscht ein lebhafter Wettbewerb. Schlecht funktionierende Maschinen kann sich kein Hersteller mehr leisten. Das hat sich herumgesprochen und der eine oder andere überlegt derzeit, ob die Maschine Vorteile für ihn bringt, und erwägt die Anschaffung eines Kommissionierers.

Die Vor(ur)teile

• Warum brauche ich einen Automaten? So banal es klingen mag: Diese Frage sollte sich jeder genau beantworten können: Welche Gebiete soll der Automat abdecken, Schnelldreher, Mitteldreher, Langsamdreher oder alles oder nur den größten Teil des Warenlagers? Die Abläufe in der Apotheke gestalten sich mit Kommissionierer anders als vorher. Man sollte sich auch im Klaren darüber sein, wie man dann die Zeit mit dem Kunden überbrückt, bis die Ware vom Automaten angeliefert wird. Immerhin kann dies je nach Auslastung der Maschine schon mal zehn Sekunden und mehr pro Packung dauern. Was tun in dieser Zeit? Stellen Sie sich auf Kundengespräche ein, Zusatzverkäufe und Hinweise zur Medikation – oder Small Talk.

Oder soll der Automat aus Prestigegründen angeschafft werden oder aus einem gewissen Spieltrieb heraus?

• Die Maschinen sind (zu) teuer … Billig sind die Automaten nicht. Durchschnittlich kostet ein Kommissionierer mittlerer Größe mindestens 100.000 Euro und mehr, je nach Leistung und Ausstattung. Nach oben sind kaum Grenzen gesetzt, je nach dem, wie komfortabel man die Ein- und Auslagerung der Arzneimittelpackungen gestalten möchte. Hinzu kommen beispielsweise Kosten für einen möglicherweise notwendigen Umbau und laufende Kosten für Strom, Wartungsverträge und Internetverbindungen für die Fernwartung. Auf dem Markt sind allerdings bereits kleinere Maschinen unter 100.000 Euro erhältlich. Sie haben jedoch eine geringere Kapazität. Seit einiger Zeit bieten Firmen selbst, aber auch IT-Häuser für Apotheken die Geräte zur Miete oder zum Leasen an.

• aber man spart Arbeitskräfte Dies dachte man anfangs: Da der Automat seine Ware automatisch einlagert, lässt sich mindestens eine PKA einsparen. Doch in aller Regel geht diese Rechnung nicht auf. Denn irgendeine Kraft muss den Automaten auch bedienen und füttern. Außerdem fasst der Automat nicht das gesamte Warenlager.

• Der Automat für schnellere Schnelldreher? Es gibt unterschiedliche Philosophien, wofür man den Automaten einsetzt. Meist wird er für die Arzneimittel verwendet, die sich am häufigsten umschlagen, also die Schnell- und die Mitteldreher. Es ist ein überschaubares Warenlager, das der Automat gut bedienen kann. Das lästige Einlagern der Ware zu Fuß, von Schublade zu Schublade, von Ziehschrank zu Ziehschrank, entfällt. Eine Kraft kann an einem Arbeitsplatz den Automaten mit der Ware füttern, der sie dann nach seinem System aufräumt. Pro Arzneimittel braucht er dafür durchschnittlich bis zu 15 Sekunden. Da dürfte es eine flinke PKA beim Aufräumen locker mit jedem Automaten aufnehmen, doch mit Automat geht es zweifelsohne bequemer.

Und die Arzneimittelausgabe geht schneller? Schnelldreher lassen sich noch schneller abverkaufen? Das kommt darauf an, was Sie unter schnell verstehen. Die Ausgabezeit für ein Arzneimittel – von der Anforderung bis zur Ausgabe am Schacht – beträgt durchschnittlich zwischen vier und acht Sekunden pro Packung. Beim Abverkauf dreier Schnelldreher wartet man bis zur Ausgabe der Ware schon mal bis zu zwanzig Sekunden und mehr – wenn nicht gerade der Mitarbeiter auch schon eine Anforderung an den Automaten ausgelöst hat … Natürlich soll es auch Geräte geben, die superschnell sind und innerhalb ein oder zwei Sekunden die Packungen herbeischaffen – doch das hat seinen Preis.

Einige Apotheker setzen den Automaten daher eher für die Mitteldreher ein und beliefern Schnelldreher per Hand aus nahe liegenden Schubladen-, Karussell- und ähnlichen konventionellen Systemen. An diesen Beispielen erkennt man, dass die Aufgaben des Automaten, für die er eingesetzt werden soll, genau überlegt werden müssen.

• Alles geht schneller. Kommt darauf an, wie komfortabel das Gerät ist, wie schnell sich die Roboterarme bewegen, wie groß die Wege vom Automaten bis zum Ausgabeschacht sind bzw. wie viele Ausgabeschächte Sie ansteuern können.

Apropos Roboterarm: Hier sollte beachtet werden, ob ein- und derselbe Roboterarm die Ware ein- und auslagert oder dafür getrennte Greifarme zur Verfügung stehen. Steht nur ein Greifarm zur Verfügung, hat in aller Regel die Auslagerung Vorrang, d. h. aber, dass das Einlagern der Ware unter Umständen länger dauern kann, da das Gerät mit der Auslagerung beschäftigt ist.

Auf die Art und Weise, wie Geräte einlagern, sollte besonderes Augenmerk gerichtet werden. In aller Regel müssen die Automaten von Hand gefüttert werden, Packung für Packung. Aber auch hier lässt sich der Komfort steigern durch vollautomatisierte Einlagerungssysteme. So kann es beispielsweise genügen, wenn die Großhandelswanne mit Arzneimitteln in einen Trichter gekippt wird. Von hier aus holt sich das Gerät dann Packung für Packung, checkt sie und räumt sie auf.

• Der Kommissionierer braucht viel Platz. Ja und nein – es kommt ganz darauf an, für welche Größe Sie sich entscheiden, welche Aufgaben er bei Ihnen übernehmen soll. Es gibt Hersteller, die durchaus "kleinere" Automaten im Programm haben, die bereits eine ordentliche Anzahl von Packungen verwalten können. Und es kommt darauf an, wie groß die Vorratstiefe sein soll, wie viele Packungen pro Arzneimittel man im Automaten lagern möchte. Je häufiger ein Arzneimittel abgegeben wird, um so mehr sollten im Automaten gelagert werden, da man ansonsten ständig neue Ware aus dem Übervorrat einlagern muss.

Allerdings, für einen größeren Automaten, der ein umfangreicheres Warenlager fassen soll, müssen Sie durchaus einen gewissen Platzbedarf in der Apotheke einberechnen bzw. suchen, nicht nur von der Grundfläche her, sondern zum Teil auch von der Höhe. Andererseits: Ein Roboter ist ein Arbeitstier, das man nicht unbedingt auf den teuren Ladenflächen halten muss. Der Kommissionierer kann auch im Keller oder im Dachgeschoss stehen und seine Ware über Rutschen, Förderbänder oder Rohrpostwege zum Ausgabeschacht in der Offizin bewegen. Es versteht sich dann allerdings von selbst, dass dadurch die Anschaffungskosten für die Transportwege ein wenig höher ausfallen und die Anforderungszeiten ein wenig länger dauern können (wobei es heute schon rasende Förderbänder gibt).

Die Alternative: Der Automat wird in der Apotheke inszeniert, d. h. man lässt – wenn möglich – das Gerät so aufbauen, dass auch die Kunden einen Blick in das faszinierende Innenleben der Maschine werfen können. Apotheker, die ihren Automaten so eingebaut haben, berichten, dass es immer wieder zu interessierten Kundengesprächen kommt …

Neben dem Platzproblem gibt es mitunter ein Gewichtsproblem – die Automaten sind nicht leicht. Die statischen Voraussetzungen der Decken und Böden müssen stimmen.

• Auf Wachstum programmiert? Sie wissen heute noch nicht, wie sich Ihre Apotheke in der Zukunft entwickelt. Daher kann es sinnvoll sein, heute mit einer Maschine klein anzufangen und an eine mögliche Erweiterung zu denken. Viele Hersteller bieten modulartig aufgebaute Systeme an, die Sie meterweise erweitern oder durch Zusatzgeräte (Komfort-Einlagerung) perfektionieren können. Der Hersteller sollte Ihnen glaubhaft versichern, dass er kompatible Module auch in Zukunft anbietet.

• An was man sonst noch denken muss • Prüfen Sie genau, ob es die Schnittstelle zu Ihrem Warenwirtschaftssystem bereits gibt! Eine aufwendige Neu-Programmierung kann teuer werden.

Überlegen Sie, welches Lagersystem Ihnen sympathisch ist, beispielsweise übersichtliche Kanäle oder chaotisch bestückte Regale.

• Und wenn die Maschine mal nicht mehr will … Ein wichtiger Punkt bei der Auswahl des Automatenherstellers ist die Hotline, der Service und die Wartung. Hier sollte man, soweit es geht, genau prüfen, wie der Anbieter aufgestellt wird, wie schnell im Ernstfall Hilfe möglich ist. Steht die Maschine, ist in aller Regel kaum noch ein Abverkauf möglich, allenfalls unter erschwerten Bedingungen, da die meisten Geräte nach einem chaotischen Prinzip einlagern, also nicht alphabetisch. Nur über die Ausgabe der Koordinaten am PC, sofern dieser noch läuft, lässt sich die Ware finden.

Vorsorge sollte man auch dafür treffen, wenn der Strom ausfällt. Einen Batteriepuffer oder ein Notstromaggregat, um den Stromausfall eine gewisse Zeit zu überbrücken, sollten einkalkuliert werden.

In Zukunft nicht mehr ohne?

Wird die Apotheke der Zukunft ihr Warenlager nur noch mit Kommissioniergeräten verwalten? Wird es eine ähnliche Entwicklung geben wie bei der EDV für Apotheken – eine Apotheke ohne ist heute nicht mehr denkbar? Vielleicht. Vorhersehen lässt sich das nicht.

Wie Sie sich auch entscheiden: Prüfen Sie Ihren Bedarf, vergleichen Sie die Angebote, wenn nötig mit unabhängigen Fachleuten, sprechen Sie mit Ihrem Steuerbüro, prüfen Sie die Referenzadressen.

Und wenn Sie sich dafür entscheiden: Bauen Sie damit Ihren Wettbewerbsvorteil aus – denn das sollte Ihnen das Gerät verschaffen. Nutzen Sie die gewonnene Zeit am HV-Tisch für Beratungsgespräche und Zusatzverkäufe.