Preisgekröntes Wissensmanagement

NikiWiki: Das gesammelte Wissen der Apotheke

Grötzingen - 13.04.2018, 09:00 Uhr

Apothekerin Nicole Springer hat für sich und ihre Kollegen ein Wiki entwickelt. (Foto: privat)

QMS-Vorgaben, gesetzliche Neuregelungen, Rabattverträge – die täglich zu bewältigende Datenflut in Apotheken steigt rasant. Mit einem von ihr entwickelten Wiki erleichtert eine Karlsruher Apothekerin sich und ihren Kollegen Organisation und Austausch von betriebsinternem Wissen.

„Ein lebhafter Apothekenalltag und eine Stakkato-artige Zunahme an Information“, schildert Nicole Springer die Zeit als Apothekerin vor Ihrer Elternzeit. 2009 begann die 35-Jährige ihre Tätigkeit in der Grötzinger Rathaus-Apotheke bei Karlsruhe und erlebte, wie sich der pharmazeutische Alltag stetig, aber rasant veränderte: Neue Regeln zu Taxation, rechtliche Änderungen oder Interna mussten in die täglichen Abläufe eingebunden und im Team verbreitet werden. Der wachsende Umfang an Information machte es der Apothekerin zunehmend schwer, dieser Aufgabe nachzukommen.

Schneller Zugriff auf Wissen durch Wiki

„Hinzu kam, dass wir aufgrund erweiterter Öffnungszeiten zusätzliche Teilzeitkräfte einstellten“, schildert Springer die besondere Situation in der Rathaus-Apotheke. Die Dienstplanverschiebung habe es immer schwieriger gemacht, alle Mitarbeiter zu erwischen. „Irgendwann habe ich festgestellt, dass klassische Methoden, wie Aushänge, Ringordner und Teambesprechungen, nicht mehr genügen“, erinnert sich Springer. Sie suchte nach neuen Möglichkeiten, um das komplexer werdende Wissen des Apothekenalltags zu verwalten und allen zugänglich zu machen. Das Ergebnis heißt „NikiWiki“: Ein Wissensmanagement-Tool in Form eines Wikis.

Schneller Zugriff auf Wissen dank Schlagwortsuche und schnelle Anpassungsmöglichkeiten – die Vorteile eines Wikis lagen für Springer auf der Hand. Mit Unterstützung ihrer Chefin startete sie „NikiWiki“ auf dem internen System der Rathaus-Apotheke: „Nicht alles lief gleich rund“, erinnert sich die gebürtige Hessin schmunzelnd an den Start der Plattform im September 2013. Neben dem Einpflegen von Inhalten, musste Springer sich immer wieder um Technik und Sicherheitsfragen kümmern. „Ich wollte kein Einfallstor schaffen und musste das Wiki zunächst so aufsetzen, dass es auch ohne Anbindung ans Internet funktionierte“, erläutert die Wissensarbeiterin eine der Hürden. Technische Komplexität und Sicherheitsanforderungen waren ausschlaggebend, dass sie die technische Betreuung 2015 an einen externen Dienstleister abgab.

Im Apotheken-Alltag bewährt und preisgekrönt

Im lebhaften Alltag der Rathaus-Apotheke hat sich NikiWiki bereits bewährt: Durch die Wikipedia-ähnliche Benutzeroberfläche fanden sich die Mitarbeitern schnell zurecht. Zusätzlich wurden alle von Springer geschult. Sämtliche Kassenplätze bieten heute Zugriff auf das System, dessen Suchfunktion Inhalte schnell auffindbar macht. „Gerade wenn es in Anwesenheit eines Kunden eilt – man z.B.herauszufinden muss, welche Menge Zitronensäure zu welchem hausinternen Preis abgegeben werden kann – ist das Wiki eine große Hilfe“, so Springer. Unangenehme Situationen vor Kunden gehören somit der Vergangenheit an. Weitere Funktionen, die jetzt die Arbeit erleichtern, sind der „HilfsmittelGuide“ oder der „RezepturCheck“. Die Rubrik „Aktuelles“ auf der Startseite sorgt dafür, dass alle up to date sind und auch als QM-Instrument leistet das Wiki einen Beitrag. Als Plus wertet Springer zudem die aktive Einbeziehung der Mitarbeiter: „Jeder kann etwas beitragen – die Leistung wird gesehen und anerkannt“, so die Apotheken-Wiki-Pionierin über den gemeinschaftlichen Charakter eines Wikis.

Anerkennung von vielen Seiten

Den Erfolg von NikiWiki bestätigen nicht nur positive Rückmeldungen aus dem Team. 2017 zeichnete die baden-württembergische Apothekerkammer NikiWiki als beste Projektarbeit aus. Springer wählte das Thema für ihre Projektarbeit im Rahmen ihrer Weiterbildung zur Fachapothekerin für Allgemeinpharmazie. Besonders freut sich die Pharmazeutin aber auch über Anerkennung aus einem ganz anderen Lager. „2015 hatten wir Revision“, erzählt Springer. Sie habe dem Prüfer das Wiki vorgestellt. „Nicht nur der QM-Aspekt hat ihn, glaube ich, sehr beeindruckt“, so Springer mit berechtigtem Stolz.

Aktuell stehe NikiWiki inhaltlich auf einer breiten Basis, sagt Springer. Während Ihrer Elternzeit kümmern sich zwei Kolleginnen um kleinere Ergänzungen und Administration. Die Wissensarbeiterin ist gerne bereit, ihr erarbeitetes Know-How zu teilen. An dem Thema „Apotheken-Wiki“ interessierte Kollegen, können sich mit Rückfragen an wikiniki@posteo.de wenden.