Betriebsprüfung: Apotheker muss Verkaufsdaten offenlegen

Über den richtigen Umgang mit Daten wird in Deutschland häufig und heftig diskutiert – der Datenschutz ist ein hohes Gut. Auch die Frage, wie weit die Vorlagepflicht von Apothekern bei einer Betriebsprüfung geht, wird unterschiedlich beantwortet. Ein Apotheker in Sachsen-Anhalt wehrt sich nun vor Gericht gegen die Forderung seiner Finanzbehörde, Daten der einzelnen Verkäufe in seiner Apotheke vorzulegen. Aus seiner Sicht ist die Finanzbehörde nicht dazu berechtigt, auf die Verkaufsdatei aus dem Warenwirtschaftssystem (WWS) – bestehend aus Kassenzeile, Einzeldaten und Bewegungsdatei – zuzugreifen. Er klagte und beantragte, die Vollziehung der behördlichen Forderung bis zu einer gerichtlichen Klärung vorläufig auszusetzen.

Kassendaten sind steuerlich relevant

Das Gericht entschied im Eilverfahren jedoch im Sinne der Behörde und lehnte den Eilantrag des Apothekers ab. Grundsätzlich dürfen im Rahmen einer Betriebsprüfung all die Unterlagen angefordert werden, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurden (§ 147 Abs. 6 Abgabenordnung). Ob es sich bei den Verkaufsdaten einer Apotheke um Aufzeichnungen im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO oder um Unterlagen im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO handelt, ließen die Richter bei ihrer Entscheidung zwar offen – jedenfalls seien sie steuerlich relevant, "da sie dem Verständnis der Geschäftsvorfälle und der Verprobung dieser dienen können", heißt es im Beschluss.

Eine weitere Voraussetzung für den sogenannten Datenzugriff ist, dass für die jeweiligen Unterlagen eine Aufbewahrungspflicht besteht, die wiederum vom Bestehen einer gesetzlichen Aufzeichnungspflicht abhängig ist. Für die Verkaufsdatei ergibt sich diese Aufzeichnungspflicht aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), so die Richter: Im Hinblick auf die GoB habe der Bundesfinanzhof (BFH) bereits in einem Urteil aus dem Jahre 1966 ausgeführt, "dass diese grundsätzlich die Aufzeichnung jedes einzelnen Handelsgeschäfts und damit auch jedes einzelnen Kasseneinganges erfordern" – und damit auch die Dateneinzelaufzeichnungen in Apotheken. In seiner Entscheidung war der BFH allerdings einschränkend davon ausgegangen, dass bei Bargeschäften aus Gründen der Zumutbarkeit von einer solchen Aufzeichnungspflicht abgesehen werden könne. Doch aus Sicht der Richter hat sich die Situation seither verändert: "Im Gegensatz zur technischen Entwicklung im Jahr 1966 bieten die aktuellen WWS die Möglichkeit, sowohl einzelne Geschäfte als auch einzelne Kundendaten zu verknüpfen und jederzeit zur Verfügung zu stellen." Und wenn die Daten – wie vorliegend – bereits vorhanden seien, dürfe die Behörde sie wegen der grundsätzlich bestehenden Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht auch anfordern.

Mit der Entscheidung, die Vollziehung nicht auszusetzen, muss der Apotheker seine Daten nun vorerst offenlegen. Die Finanzbehörde hat insoweit noch detailliertere Prüfungsmöglichkeiten und kann mit ihrer Prüfsoftware IDEA einen noch tieferen Einblick in die Kasseneinzeldaten des Apothekers nehmen. Letztendlich kommt es allerdings auf die Entscheidung im Hauptsacheverfahren an. Noch handelt es sich im vorliegenden Fall um eine einzelne Entscheidung. Um am Ende Klarheit für alle Apotheken zu bekommen, wäre eine grundsätzliche Klärung der Frage vor dem Bundesfinanzhof begrüßenswert.

AZ 2013, Nr. 8, S. 1