Auch online in Kontakt bleiben

Das passende Konferenz-System

Es steht eine Reihe von Videokonferenz-Systemen zur Verfügung, die sich in Hinblick auf die mögliche Teilnehmerzahl, Datensicherheit, zusätzlichen Funktionen wie Whiteboard, Abstimmungen etc., Kosten, Anwenderfreundlichkeit auf unterschiedlichen Endgeräten und in weiteren Punkten unterscheiden. Die Wahl des Konferenzsystems richtet sich nach dem Ziel der Veranstaltung. Dient der Video-Chat als Alternative zu einem Telefonat, reicht eine einfachere Lösung, als wenn kreativ gear­beitet werden soll und ein Whiteboard, die Bildschirmfreigabe und andere Funktionen benötigt werden. Das System sollte ausreichend Teilnehmer zulassen und die Handhabung sollte zur Zielgruppe passen. Nicht jeder ist bereit, für die Teilnahme ein Programm auf sein Endgerät zu laden. Dann bietet es sich an, mit webbasierten Systemen zu arbeiten.

Nehmen Sie sich vorab Zeit, um sich mit der Software vertraut zu machen und u. U. technische Fragen beantworten zu können. Stellen Sie sicher, dass im Moment der Veranstaltung alle Hintergrundprogramme ausgeschaltet sind, keine Updates laufen oder Popup-Nachrichten auf dem Bildschirm erscheinen. Nichts sollte die Internetleitung belegen, ins Mikrofon klingeln oder ander­weitig ablenken. Wenn Sie Ihren Bildschirm teilen wollen, sollten der Desktop aufgeräumt, Lesezeichen im Browser deaktiviert und Mailprogramme geschlossen sein. Die Informationen auf Computern sind z. T. sehr persönlich und gehen nicht jeden etwas an.

Die Einladung

Ist ein Termin gefunden, wird den Gästen des Video-Chats (Freunde, Kollegen, Mitarbeiter, Familienmitglieder oder andere) eine Ein­ladung per E-Mail zugesendet, die den zur Teilnahme nötigen Link enthält. Mit einem Klick auf den Link bekommen die Teilnehmer Zugang zum Video-Chat.

Noch bevor es richtig losgeht

Wie bei einer Präsenzveranstaltung werden einzelne Gäste schon einige Zeit vor Veranstaltungsbeginn ankommen. Einige Systeme bieten dafür einen Warteraum an, sodass der Gastgeber den Hauptchat noch ungestört nutzen kann. Die Vorbereitungen wie Kamera- und Mikrofoncheck sollten zu diesem Zeitpunkt abgeschlossen sein. In Ihren eigenen vier Wänden können Sie sich einen ruhigen Hintergrund für das Video und ein angenehmes Ambiente wählen, was zu einer guten Atmosphäre beiträgt.

Der Start

Auch wenn die ersten Sätze schon gesprochen sind, sollte es eine offizielle Begrüßung geben und damit einen festen Startpunkt. Damit sich die Gäste beteiligen können, bietet es sich an, kurz die technischen Möglichkeiten des Systems aufzuzeigen. Je nach Anbieter sind die verschiedenen Funktionen, wie der Chat, der Wechsel der Ansicht und andere Einstellungen, an unterschiedlichen Stellen zu finden. Bei Netzwerkveranstaltungen kann auf die Monitoransicht hingewiesen werden, bei der die Mehrzahl der Teilnehmer zu sehen ist. Mit Blick­kontakt lassen sich neue Kontakte besser knüpfen. Im Gegensatz zu den im Internet manchmal üblichen Synonymen sollten bei der Anmeldung Klarnamen verwendet werden, das unterstützt zusätzlich den Austausch.

Blick auf die Teilnehmerzahl

Bei Zweiergesprächen oder kleinen Teilnehmerzahlen bis zu vier Personen ergibt sich ein ungestörter Gesprächsfluss, wenn klar ist, dass immer nur eine Person und nicht mehrere gleichzeitig sprechen können. Ansonsten sind Wortbeiträge nur noch undeutlich zu verstehen. Bei größeren Teilnehmerzahlen kann die Vielzahl an Hintergrundgeräuschen zu Störungen führen. Damit der Sprecher gut verstanden wird, sollte das Auditorium die Mikro­fone stumm schalten.

Diese Interventionen haben zur Folge, dass keine Zwischengespräche oder spontane verbale Rückmeldungen stattfinden können. Unvermittelte Reaktionen und das Getuschel nebenbei fehlen, aber damit auch „die Informationen am Rande“, die Netzwerkveranstaltungen oft so wertvoll machen. In einigen Chatfunktionen können Nachrichten an eine bestimmte Person adressiert werden, was als kleiner Ersatz für Zweiergespräche genutzt werden kann. Die Großgruppe lässt sich u. U. auch in kleinere Gruppen (Breakout-Session) unterteilen, sodass un­vermittelt und ohne zwischenzei­tiges Stummschalten des Mikros gesprochen werden kann.

Umso größer die Gruppe, umso mehr Organisatorisches gibt es zu regeln. Wenn Sie als Veranstalter gleichzeitig Inhalte vorstellen, Teilnehmern Zutritt gewähren und den Chatverlauf im Auge haben wollen, sind das re­lativ viele Stellen, die Ihre Aufmerksamkeit fordern. Um inhaltlich reibungslos zu arbeiten, können die technischen Aufgaben und der Chat von einem Moderator übernommen werden. Wer allerdings die Netzwerkarbeit in den Vordergrund stellt, wird durch eine reduzierte Teilnehmerzahl näher an die Qualität von Live-Netzwerktreffen kommen.

Abwechslung und Struktur

Auf Firmenfeiern und Netzwerktreffen mit realer Anwesenheit gibt es z. B. eine Rede zu Beginn, einen Vortrag oder künstlerischen Programmpunkt, Essen und den Austausch in kleinen Gruppen am Tisch oder in der Raucherecke. Was live wie von selbst läuft, braucht auf der digitalen Feier ein Pendant, damit die Veranstaltung interessant und ansprechend wird.

Um das passende Online-Pendant für eine Live-Aktivität zu finden, heißt es manchmal um die Ecke zu denken oder nach technischen Lösungen zu suchen. Häufig lässt sich eine Alternative finden. Wenn eine Gruppe sich komplett fremd ist, lassen sich z. B. ein paar amüsante Kennenlernfragen auch als digitale Umfrage umsetzen. Einen inhaltlichen Input können geübte Redner bringen, die zugeschaltet werden. Für Feiern wären Künstler wie z. B. Comedians eine Möglichkeit, die Veranstaltung abwechslungsreicher zu gestalten. Die reine Präsentationszeit sollte üblicherweise 30 Minuten nicht überschreiten. Wem das gesellige Essen und Trinken fehlt, kann den Gästen im Vorfeld Präsentkörbe mit einem Getränk und Knabbereien zukommen lassen. Bei Seminaren kann in der Post Arbeits­material (und Schokolade) zu finden sein. Die Chatfunktion kann zum Kennenlernen und für die Mit­arbeit genutzt werden, in dem z. B. jeder einen kurzen Gruß sendet, in welcher Region des Landes er sich gerade befindet.

In dem Zusammenhang können Sie gleich festlegen, wie bzw. wofür der Chat während des Treffens eingesetzt werden kann. Wenn die Gruppe ab 50 Teilnehmer aufwärts umfasst, lassen sich Fragen am besten im Chat unterbringen. Bei kleineren Gruppen wird das direkte Gespräch oft als angenehmer empfunden und der Chat dient lediglich dem Austausch von Dokumenten. Feedbacks lassen sich in kleinen Gruppen auch per Handzeichen oder Kopfnicken geben. In größeren Gruppen gibt es für Handzeichen eine gesonderte Funktion.

Wenn der Fokus auf den Bildschirm gerichtet ist, werden Zeitspannen viel länger wahrgenommen als im persönlichen Gespräch. Insgesamt sollte die Dauer der Veranstaltung deswegen im Verhältnis kürzer sein. Für einen Online-Austausch reichen u. U. 1,5 bis 2 Stunden, wo ein Vor-Ort-Treffen 3 Stunden in Anspruch genommen hätte.

Deutlich wird, dass eine Agenda und eine klare Struktur einen reibungslosen Verlauf sichern und es den Teilnehmern leichter fällt zu folgen. Auch wenn Ihnen 1,5 Stunden nicht sonderlich lange vorkommen, planen Sie trotzdem Pausen ein. Die kleinen Auszeiten, wie aus dem Fester gucken oder den Nachbarn etwas fragen, fehlen bei Online-Meetings. Kurz nicht aufgepasst, hat man den Faden verloren und muss erst wieder reinfinden. Das konzentrierte Zuhören ist anstrengend und braucht Erholungspausen. Außerdem ergeben sich in diesen Lücken durchaus die üblichen Pausengespräche in kleineren Gruppen ohne großes Zutun.

Ein schöner Abschluss

Eine vorab festgelegte Dauer des Treffens ist nicht nur hilfreich für die weitere Terminplanung jedes Einzelnen, sondern hilft auch, einen schönen Abschluss zu finden. Am Ende sollte es noch Platz für Fragen und Rückmeldungen seitens der Gäste geben. Die Verabschiedung des Gastgebers darf neben abschließenden Worten auch einen Hinweis auf das nächste Treffen und Möglichkeiten, im Kontakt zu bleiben, bieten.

Besser als nichts

Auch wenn die persönliche Begegnung wohl durch nichts zu ersetzen ist, können Online-Treffen trotzdem zu einer Alternative werden, die sich sehen lassen kann. Möglicherweise ist dem Apothekenteam eine Firmenfeier online lieber als keine Feier. Bestimmt fühlt es sich im ersten Moment komisch an. Aber wenn erstmal die Knabbereien und ein schönes Getränk aus dem vorab ausgehändigten Präsenttäschchen gezogen werden, Neuigkeiten auf den Tisch kommen und es im Lieblingssessel gemütlich wird, ist online vielleicht doch besser als nichts. |