Achtung bei Eingangsrechnungen

Neben den Formalien wie vollständigem Namen und Anschrift, Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers, dem Ausstellungsdatum, der fortlaufenden Rechnungsnummer und dem Zeitpunkt der Lieferung müssen vor allem Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Dienstleistung aufgeführt sein. Zu pauschale oder ungenaue Formulierungen, beispielsweise „nach Absprache“, können dazu führen, dass der Vorsteuerabzug wegen unzureichender Leistungsbeschreibung verweigert wird.

Ebenfalls in der Rechnung aufgeführt sein müssen der Steuersatz und -betrag sowie natürlich die Rechnungssumme. Fallen auf einer Rechnung unterschiedliche Steuersätze an – beispielsweise der reduzierte Steuersatz für Lebensmittel und der normale für Arzneimittel –, müssen die Summen getrennt ausgewiesen werden.

Besonders wichtig: Sind Entgeltminderungen (Rabatte, Skonti, Boni) vereinbart, die aber in der Rechnungssumme noch nicht berücksichtigt sind, müssen diese genannt werden! Steht die konkrete Höhe der Entgeltminderung zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung noch nicht fest, ist ein Hinweis auf die entsprechende Konditionenvereinbarung nötig. Darauf sollte besonders bei Eingangsrechnungen des Pharmagroßhandels geachtet werden, rät der AWA.

Den vollständigen Artikel „Vorsteuerabzug für die Apotheke: Fehlerhafte Eingangsrechnungen“ finden Sie in AWA 2014, Nr. 10, S. 18 oder unter dav-awa.de