AK Berlin: QMS – Quatsch mit Soße oder mehr?

Zahlreiche Industriebetriebe und Dienstleistungsunternehmen haben sich in den vergangenen Jahren zertifizieren lassen. Auch im Gesundheitswesen wird eine Qualitätsoffensive von Ärzten, Apotheken, Krankenhäusern und Pflegediensten gefordert. Im Mittelpunkt soll der Patient stehen. Mehrere Apothekerkammern haben Mustersatzungen zur Zertifizierung von Apotheken beschlossen, die ABDA verabschiedete eine Hauptsatzung. Seit Juli 2001 besteht bei der Apothekerkammer Berlin die Zertifizierungsmöglichkeit für Apotheken.

Erst qualifizieren, dann zertifizieren

Die Zertifizierung einer Apotheke ist für deren Kunden ein Zeichen, dass in der Apotheke ein Qualitätsmanagementsystem etabliert worden ist, an dessen Verbesserung ständig weiter gearbeitet wird. Bevor sich eine Apotheke zertifizieren lassen kann, muss sie sich qualifizieren. Dies erfolgt durch das Aufzeichnen von Arbeitsabläufen, so dass jeder Schritt jederzeit nachvollzogen werden kann. Es entsteht das so genannte QMS-Handbuch. Zu dessen Erstellung sollte sich die Apotheke professioneller Hilfe bedienen. Dunin zeigte sich überzeugt, dass in den nächsten Wochen mehrere Angebote von Zertifzierern in der Apotheke eintreffen werden.

Geeigneter Qualifizierer gesucht

Während der Erstellung des QMS-Handbuches werden alle Prozesse in der Apotheke auf den Prüfstand gestellt. Dabei werden auch vertrauliche Unterlagen herangezogen. Daher ist es wichtig, einen geeigneten, vertrauensvollen Qualifizierer zu finden. Gespräche über die Zielsetzung der Apothekenleitung und der Erfahrung des Qualifizierers geben Hinweise, ob mit diesem Qualifizierer harmonisch zusammengearbeitet werden kann. Zu den Aufgaben des Qualifizierers gehört die Prozessbeschreibung in der Apotheke, das Erstellen der erforderlichen Unterlagen und unter Umständen auch das Training der Mitarbeiter. Deren Identifizierung mit dem QMS-System ist besonders wichtig. Ohne deren aktive Mitarbeit ist die Einführung einer Qualitätsmanagementmaßnahme aussichtslos. Die Kommunikation mit den Mitarbeitern ist extrem wichtig.

Ablauf der Zertifizierung

Nachdem das QMS-Handbuch erstellt worden ist und die Apotheke mehrere Wochen danach gearbeitet – damit gelebt hat, wird ein Antrag auf Zertifizierung bei der Apothekerkammer Berlin gestellt. Die Apothekerkammer hat, so Dunin, entschieden, selbst keine Qualifizierungsmaßnahmen durchzuführen. Die von der Kammer eingesetzte Zertifizierungskommission teilt dem Antragsteller mit, wer den Zertifizierungsantrag und das eingereichte Handbuch überprüft. Nach Prüfung der Unterlagen erhält die Zertifizierungskommission einen Bericht, der in der Kommission besprochen wird. Bei positivem Entscheid der Kommission wird ein Auditor benannt, der das QMS-System in der praktischen Anwendung in der Apotheke überprüft. Der vom Auditor gefertigte Bericht ist die Grundlage für die endgültige Entscheidung der Zertifizierungskommission, ob das Zertifizierungszertifikat vergeben werden kann.

Alle drei Jahre Rezertifizierung

Das Zertifikat als Nachweis über eine erfolgreiche Zertifizierung ist drei Jahre gültig. Danach ist eine Rezertifizierung erforderlich. In dieser wird geprüft, ob die Apotheke in den zurückliegenden Jahren das QMS-System weiter entwickelt und verbessert hat. Für die Qualifizierung muss mit einem Zeitaufwand von etwa zehn Monaten gerechnet werden. Für den Zertifizierungsablauf berechnet die Apothekerkammer Berlin DM 1800,–. Hinzu kommen die Kosten für die Qualifizierungsmaßnahmen. Deren Höhe ist vom Umfang der Maßnahme abhängig. Als wichtigen Grund, eine Apotheke zertifizieren zu lassen, nannte Dunin von Przychowski das Signal für die Umgebung, dass in der Apotheke die vorhandene gute Qualität gesichert ist und ständig verbessert wird.