QMS-Zertifizierung der Kornhaus-Apotheke in Leutkirch

Durch die hohe Resonanz und die positiven Erfahrungen hat die ABDA mittlerweile die Einführung von QMS in Apotheken empfohlen, wobei die Auswahl des verwendeten Verfahrens den einzelnen Apotheken überlassen bleibt. Die Vorlage eines Zertifikats ist für den Apotheker zwar (noch?) keine Pflicht, allerdings zeigt nicht nur die Entwicklung im Gesundheitswesen, dass an ein Qualitätsmanagement immer höhere Anforderungen gestellt werden.

Nicht auszuschließen ist, dass bald auch Pflege- und Altenheime sowie Krankenhäuser aufgrund ihrer eigenen Qualifizierung eine Zusammenarbeit nur mit denjenigen Apotheken anstreben, die selbst eine entsprechend hohe Qualitätssicherung gewährleisten.

Vorteile auch intern

Die Vorteile einer Zertifizierung der eigenen Apotheke ergaben sich für Dr. Stenz jedoch nicht nur im Hinblick auf die Entwicklungen im Allgemeinen und die Entwicklungen im Gesundheitswesen im Besonderen – auch intern gestaltet das Qualitätsmanagement die Arbeitsabläufe wesentlich effizienter.

Teil des Qualitätsmanagements ist die Standardisierung, das heißt die Festlegung gemeinsamer, einheitlicher und unmissverständlicher Regeln innerhalb der Apotheke. Nach dem – als erste Stufe erforderlichen – Besuch eines Seminars des IKF (Institut für Kommunikation und Führung) unter Leitung von Rechtsanwalt Thomas Stoll waren deshalb zunächst die Mitarbeiter dazu angehalten, ihre sämtlichen Arbeitsschritte zu erfassen und schriftlich festzuhalten. Dadurch wurde auch bei ihnen ein neues Bewusstsein über die Bedeutung ihrer Tätigkeit und mancher scheinbar noch so unbedeutenden Arbeiten geschaffen und das Ziel der Standardisierung erreicht: die objektive Beschreibung von Arbeitsabläufen zur Strukturierung von Unternehmensvorgängen und zur Vermeidung der Abhängigkeit von den ausführenden Personen.

Handbuch nach vier Wochen

Im Einzelnen wurden gemeinsam mit den Mitarbeitern zunächst die Grundanforderungen des so genannten Handbuches erarbeitet, das als Dokumentation der Installierung des Qualitätsmanagements zu erstellen ist. Nach den so genannten W-Fragen – wer, was, wann, wo und wie – wurden von den Mitarbeitern unter anderem die Arbeitsabläufe ausgearbeitet. In mehreren Mitarbeiterbesprechungen erfolgte die Bearbeitung und Zusammenfassung der vorgelegten Entwürfe sowie deren Vervollständigung auch im Hinblick auf die Umsetzung im Computer.

Bei der täglichen Arbeit wurden die Prozesse von den Mitarbeitern nochmals korrigiert und vervollständigt, sodass nach etwa vier Wochen das Handbuch erstellt war und bei der Zertifizierungskommission der Kammer vorgelegt werden konnte.

Rezertifizierung nach drei Jahren

Als weitere Stufe des Verfahrens zur Einführung des Qualitätsmanagements wurde die Kornhaus-Apotheke vor Ort von einem speziell geschulten Kollegen besichtigt und aufgrund dessen positiven Begehungsberichtes das Zertifikat erteilt. Die Erteilung des Zertifikats erfolgt für einen begrenzten Zeitraum, sodass in der Regel nach drei Jahren eine Rezertifizierung der Apotheke erforderlich wird. Hierbei muss unter anderem der Nachweis erbracht werden, dass das Handbuch ständig überprüft und aktualisiert wird.

Die Zertifizierung der Kornhaus-Apotheke trägt für ihren Inhaber Dr. Robert Stenz damit nicht nur dazu bei, dem allgemeinen Wettbewerb standzuhalten. Sie dient vor allem auch dazu, die internen Arbeitsabläufe zu strukturieren, sie jedem Mitarbeiter jederzeit zugänglich zu machen und damit auch Einarbeitungszeiten im Krankheitsfall und bei Neueinstellungen zu verkürzen. Last but not least haben sowohl der Inhaber als auch die Mitarbeiter der Kornhaus-Apotheke von der Erarbeitung des Qualitätsmanagementsystems profitiert.