"Hätten Sie mal kurz Zeit, Frau Mitarbeiterin?"

Mitentscheidend sind das Methodenwissen, die Teamfähigkeiten, die Kommunikationskompetenz und die sozialen und emotionalen Fertigkeiten. Sträflich unterschätzt werden häufig die sogenannten Sekundärtugenden wie etwa Benehmen, Pünktlichkeit oder Zuverlässigkeit. In diesem Zusammenhang gewinnen Karrierefaktoren wie Arbeitsorganisation und Zeitmanagement an Bedeutung: Wer die grundlegenden Zeitmanagementtechniken beherrscht, das zur Verfügung stehende Zeitkontingent optimal ausnutzt und über ein effektives und effizientes Zeitmanagement verfügt, wer Prioritäten setzen kann und seine Tages-, Wochen- und Monatsgestaltung im Griff hat, "schlägt gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe":

• Der Apothekenmitarbeiter kann seine Aufgaben erfolgreicher meistern und vermeidet durch eine intelligente Zeiteinteilung Stress und Hektik.

• Er kann sein Wissen in Gesprächen mit dem Apotheker und Kollegen sowie im Team weitergeben und andere dabei unterstützen, ihre Zeit besser auszufüllen und zu nutzen.

• Kluges Zeitmanagement führt dazu, dass der Mitarbeiter von Kunden und Umfeld als kompetenter Experte wahrgenommen wird, wenn es darum geht, Zeit für das Wesentliche zu gewinnen – nämlich für das Kundengespräch.

Zeitdiebe fangen

Natürlich: Es ist eine Illusion zu glauben, allein durch Zeitmanagement die unausweichlichen Zeitengpässe im zuweilen stressigen Arbeitsalltag in der Apotheke auflösen zu können. Wenn der Kunde ruft, richtet er sich nicht nach dem sauber erarbeiteten Tagesplan der Approbierten oder der PTA. Trotzdem sollte diese prüfen, ob manche der Zeitnöte nicht selbst- oder hausgemacht sind, also in unzureichender Zeiteinteilung begründet sind.

Nun existiert eine kaum überschaubare Vielzahl an Zeitmanagementtechniken und Arbeitshilfen – die PTA sollte sich hier mithilfe entsprechender Literatur einen Überblick verschaffen und sich dann die notwendigen Techniken aneignen. Damit sie dies zielgerichtet leisten kann, analysiert sie zunächst ihre Schwachpunkte – dazu listet sie über mehrere Tage ihre Tätigkeiten akribisch auf. Die schriftliche Fixierung zeigt ihr, worauf sie unnötig Zeit ver(sch)wendet. Wer weiß, welche seine größten Zeitfresser sind, hat die Möglichkeit, sich darauf einzustellen und auf Zeitdieb-Fang zu gehen.

Sinnvoll ist die Unterscheidung zwischen Zeitdieben, die die PTA selbst zu verantworten hat, und die Zeitkiller, die durch andere verursacht werden und auf die sie nur bedingt oder gar keinen Einfluss nehmen kann, so die Besprechung, zu der der Apotheker überraschend einlädt.

Die PTA konzentriert ihre Zeitmanagementaktivitäten auf diejenigen Zeitdiebe, die sie selbst verschuldet – sie kann jedoch zugleich den mangelhaften Informationsfluss zwischen Apotheker und Mitarbeiter thematisieren und Änderungsvorschläge unterbreiten.

Gerade diese Initiativen, die dem gesamten Apothekenteam Vorteile bringen, sind unter Karrieregesichtspunkten bedeutsam, beweist die PTA doch eine Kompetenz, über die nicht jeder verfügt. Wenn sie also Verbesserungsvorschläge zur effektiveren und zeitsparenderen Durchführung der Teambesprechungen macht und überdies konkrete Umsetzungstipps gibt, sammelt sie Pluspunkte auf dem Weg zum Teamleiterposten.

Zeitmanagement ist Zielmanagement

Zu den berüchtigtsten Zeitdieben auch in der Apotheke gehören das Telefon, unerwartete Termine, Besprechungen und der Papierkram. Die Strategie lautet: Die PTA befolgt den Grundsatz, die richtigen Dinge zu tun. Dies ist entscheidender, als die Dinge richtig zu tun, denn dann droht die Gefahr, dass sie ihre Energie auf Angelegenheiten fokussiert, die unbedeutend sind.

Die richtigen Dinge tun – dazu bedarf es eines Zielmanagements. Zu einem effektiven Zeitmanagement gehört mehr als die Beherrschung einiger Techniken: Zeitmanagement ist vor allem Zielmanagement. Wer sich konkrete Ziele setzt, stellt häufig fest, dass sich sein Leben automatisch an diesen Zielen orientiert. Sie dienen als roter Faden, an dem sich die Entscheidung, wann was zu erledigen ist, ausrichten lässt.

Die ALPEN-Methode

Wer seine Ziele formuliert, kann sich fragen: "Was muss ich tun, um die Ziele zu erreichen?" – und sich auf die wesentlichen Aufgaben fokussieren: auf die, die der Zielerreichung dienen. Viele Menschen tun Dinge richtig – ohne sich zu überlegen, ob sie die richtigen und notwendig-wesentlichen Dinge tun. Sie handeln effizient, aber nicht effektiv. Bei der Konzentration auf die wesentlichen Aufgaben hilft die ALPEN-Methode:

• Aufgaben zusammenstellen,

• Länge der Tätigkeit schätzen,

• Pufferzeit für Unvorhergesehenes reservieren,

• Entscheidungen über Prioritäten treffen und

• Nachkontrolle und Überprüfung, ob die Ziele tatsächlich erreicht werden konnten.

Wichtig ist der Punkt "P": Die PTA sollte ihren Arbeitstag nie mit Terminen und Aufgaben so überlasten, dass ihr nicht Zeit bliebe, unvorhersehbare Aufgaben zu bearbeiten. Diesen Zeitpuffer kann sie sich verschaffen, indem sie zum Beispiel mehrere kleine Rationalisierungen ihres Arbeitstages vornimmt:

• Gleichartige Tätigkeiten erledigt sie im "Block" – Telefonate, Korrespondenz, E-Mails checken und beantworten.

• Wichtige Dinge mit hoher Priorität sofort angehen. Dabei hilft das Pareto-Prinzip, welches besagt, dass 20 Prozent der richtig eingesetzten Zeit 80 Prozent der Ergebnisse einbringen. In welchen Bereichen 20 Prozent Mitteleinsatz 80 Prozent des gewünschten Erfolges nach sich ziehen, muss die PTA überprüfen.

• Wo immer möglich, schafft sie sich störungsfreie Zonen, in denen sie ausspannen und den leeren Akku auflädt.

• Sie lernt, auch einmal "Nein" zu sagen, auch gegenüber dem Apotheker.

Wenn es der PTA gelingt, Routinetätigkeiten zu vereinfachen und zu standardisieren, sollte sie überlegen, ob sich ihre Systematik auf die Abläufe in der Apotheke insgesamt übertragen lassen. Unter Karrieregesichtspunkten hat das Engagement für das gesamte Team noch nie geschadet.

Aufschieberitis-Typ feststellen

Zeitprobleme entstehen häufig durch die "Aufschieberitis"-Krankheit:

• Die Perfektionistin kommt nicht dazu, sich um das Wichtig-Dringliche zu kümmern, weil sie sich detailverliebt und planungsbesessen verzettelt,

• die Unorganisierte, weil sie im Chaos ertrinkt und den Anfang nicht findet,

• die Entscheidungsschwache, weil sie aus Angst vor dem Handeln die Dinge lieber vor sich herschiebt – so kann sie auch nichts falsch machen,

• die Stress-"Liebhaberin", weil sie glaubt, sie gewinne Anerkennung durch permanente Überbeschäftigung.

Der Vorteil: PTAs, die wissen, warum sie Dinge gerne aufschieben, können die entsprechenden Gegenmaßnahmen ergreifen.

Dr. Michael Madel, freier Autor und Kommunikationsberater

AZ 2011, Nr. 18, S. 6