Schaffen Sie Platz in Ihrem Keller

Aufbewahrungsfristen geben die Dauer an, in der die Pflicht ­besteht, bestimmte Unterlagen und Belege nicht zu vernichten, sondern beispielsweise für das ­Finanzamt bereitzuhalten.

Die Vernichtung der Unterlagen kann grundsätzlich erst nach Ablauf von 10 Jahren erfolgen. Kürzere Aufbewahrungszeiten sind die Ausnahme (siehe hierzu die alphabethische Checkliste als Download: http://www.dr-sup.de/veroeffentlichungen.html).

Für die Vernichtung der Unter­lagen für das Jahr 2015 sieht dies wie folgt aus:

Sämtliche Schreiben, Bescheide und Belege, die vor dem 01.01.2005 erstellt wurden, können vernichtet werden.

Eine Besonderheit gilt bei Steuererklärungen und Bilanzen. Hier kommt es darauf an, wann die ­Bilanz unterzeichnet bzw. Steuererklärung abgegeben wurde.

Beispiel 1: Bilanz für das Jahr 2003

• endgültige Unterzeichnung 15.12.2004 → kann vernichtet werden
• endgültige Unterzeichnung 28.02.2005 → darf erst ab 01.01.2016 vernichtet werden

Beispiel 2: Steuererklärung 2003

• Abgabe am 31.12.2004 → darf vernichtet werden
• Abgabe am 28.02.2005 → darf erst ab 01.01.2016 vernichtet werden

Achtung: Sollte nicht ersichtlich sein, wann die Bilanz unterzeichnet wurde, ist der Zeitpunkt der Abgabe der dazugehörigen Steuererklärung relevant.

Besonderheiten

1. Thermopapier (z. B. Tankbelege) sind von der Papierqualität nur vier Jahre haltbar, müssen aber zehn Jahre aufbewahrt werden. Daher müssen von diesen Belegen Kopien angefertigt werden, um der Aufbewahrungspflicht nachzukommen.

2. Seit 01.01.2010 müssen für Überschusseinkünfte, die 500.000,00 Euro im Jahr überschreiten, die Unterlagen sechs Jahre aufbewahrt werden (z. B. ­Geschäftsführergehalt ab 2015 500.001,00 Euro jährlich. Die ­Unterlagen können ab 01.01.2022 vernichtet werden).

3. Private Aufbewahrungs­fristen im Zusammenhang mit Grundstücken betragen zwei Jahre (z. B. Dachreparatur beim Einfamilienhaus im Dezember 2014 und Zustellung der Rechnung im Januar 2015. ­Bedeutet, dass die Rechnung bis 31.12.2017 aufbewahrt werden muss). |