Raumkosten – wo kann man sparen?

Die Raumkosten umfassen neben der Miete und den Mietneben­kosten alle weiteren mit der Raumnutzung verbundenen Aufwendungen, so zum Beispiel die Kosten für Heizung, Strom und Wasser sowie die Reinigung und Instandhaltung der Räume. Vom Grundsatz her gehören die Raumkosten und dabei insbesondere die Miete zu den Fixkosten einer Apotheke. Im Durchschnitt betragen die Raumkosten von Apotheken zwischen 2 und 3 Prozent ihrer Umsatzerlöse (abhängig davon, ob Stadt oder Land), in Ausnahmefällen (meist exponierte Centerlagen, ebenso große Ärztehäuser) auch darüber. Raumkosten von mehr als 4 Prozent sind nicht selten eine Ursache zu niedriger Erträge und angespannter Liquidität – sie signalisieren Handlungsbedarf.

Betrachtet man nur die Kosten für Miete, also für das Vorhalten der Räume, dann beläuft sich ­dieser Anteil im Allgemeinen auf etwa 1,5 bis 2,5 Prozent der Umsatzerlöse.

Rohertrag als wichtige Bezugsgröße

Bei den genannten Bandbreiten handelt es sich um Orientierungsgrößen. Wichtig ist immer die Analyse im Einzelfall. Denn die Entwicklung der Umsätze (Steigerungsraten von durchschnittlich 2 bis 5 Prozent in den letzten Jahren) und die Strukturveränderungen (z. B. durch überdurchschnittliches Wachstum der Rezepterlöse als Folge steigender Rezept- und Packungsdurchschnittswerte und gleichzeitig weitestgehender Stagnation der Barerlöse) führen zur Veränderung der Relation von Kennzahlen, die sich auf den Umsatz beziehen.

Tabelle 1 veranschaulicht die genannte Problematik. Die Umsatzsteigerung bei Apotheke A ist auf die Abgabe von Hochpreisern zurückzuführen, auch erkennbar an der Entwicklung der Waren­einsatzquote (75,1 Prozent 2013; 77,9 Prozent 2017).

Trotz Zunahme der sonstigen Raumkosten im Zeitraum und einer im Mietvertrag vereinbarten Mieterhöhung ab 2017 ist wegen des gestiegenen Umsatzes der Anteil der Raumkosten am Umsatz (3,0 Prozent 2013; 2,6 Prozent 2017) rückläufig und bewegt sich im tragfähigen Bereich. Das Gleiche trifft zu, wenn man für Apotheke A die Relation der Miete zum Umsatz (2,3 Prozent 2013; 2,0 Prozent 2017) separat betrachtet.

Apotheken finanzieren die anfallenden Kosten aus dem Rohertrag. Für die Tragfähigkeit eines Unternehmens kommt es insofern auf die richtige Relation zwischen Kosten und Rohertrag an. Als ­Orientierungsgröße kann man ­davon ausgehen, dass Apotheken im Allgemeinen etwa 10 bis 12,5 Prozent ihres Rohertrags für das Bereithalten und Bewirtschaften der Räume einsetzen. Bei Apotheke A in Tabelle 1 beläuft sich der Anteil der Raumkosten am Rohertrag auf 11,9 Prozent im Jahr 2013 und 11,6 Prozent im Jahr 2017. Beide Werte bewegen sich innerhalb der genannten Kernbandbreite. Werte über 15 Prozent sind in aller Regel sehr kritisch zu sehen und in praxi kaum von einer Apotheke zu stemmen. Insoweit ist der Rohertrag eine wichtige Bezugsgröße.

1 bis 1,15 Euro je Kunde

Eine weitere Möglichkeit, die Raumkosten auf ihre Tragfähigkeit hin zu checken, ist der Bezug zur Kundenzahl. Denn den Mietzins kann man vom Prinzip her auch als „Preis für die gekaufte Frequenz“ an einem Standort betrachten. Besonders im Falle einer Apothekenneugründung, wenn die Mietzinsvorstellungen des Vermieters bekannt sind und die Raumkosten insgesamt geplant werden müssen, stellt sich die Frage, ob der Standort die notwendige Kundenfrequenz hergibt. Allgemein rechnet man damit, dass Raumkosten von 1 Euro bis 1,15 Euro je Kunde im Durchschnitt aus dem Rohertrag finanzierbar sind. Das heißt, wenn die Raumkosten (Miete und sonstige Raumkosten) sich bei etwa 45.000 Euro bewegen, müsste der Standort eine Frequenz p. a. von etwa 42.000 bis 43.000 Kunden für die Apotheke hergeben.

Bei Apotheke B in Tabelle 2 ist im Vergleich zu Apotheke A die wirtschaftliche Entwicklung anders verlaufen.

Unterstellt werden für beide Apotheken (A und B) im Jahr 2013 die gleichen Ausgangswerte (Umsatz, Wareneinsatzquote, Raumkosten usw.). Apotheke A ist durch Umsatzwachstum, vorrangig durch Hochpreiser gekennzeichnet. Bei Apotheke B führen der Umsatzrückgang von durchschnittlich 2 Prozent p. a. sowie Strukturveränderungen und andere Faktoren zu einem deutlichen (kritischen) Rückgang der Rohertrags (s. Tabelle 2). Spätestens im Jahr 2017 ist auch an den Quoten für die Raumkosten (3,4 Prozent des Umsatzes bzw. 14,5 Prozent des Rohertrags) dringender Handlungsbedarf zu erkennen.

Möglichkeiten der Einflussnahme

Die Raumkosten können zum einen im Bereich der Raumnebenkosten optimiert werden. Die Einfluss­nahme auf diese Aufwendungen ist zum Beispiel möglich durch:

• Entwicklung und Umsetzung eines energiesparenden Beleuchtungskonzeptes, Ersatz von „Altgeräten“ usw.;
• Auswahl eines kostengünstigeren Energieanbieters (Vergleich der Strom- und Gaspreise, Anschluss an eine Stromeinkaufsgemeinschaft – Möglichkeiten gibt es z. T. über die Apothekerverbände);
• bewusste Steuerung und Kon­trolle der Raumtemperaturen in den einzelnen Funktionsräumen (z. B. durch Absenkung der Raumtemperatur im Winter, Beschattung von Fensterflächen im Sommer usw.);
• Prüfung der Kosten für die Reinigung von Räumen (ein Vergleich des Aufwandes zwischen der Beschäftigung einer Reinigungskraft und der Inanspruchnahme einer Fremdfirma lohnt sich);
• Kontrolle der Nebenkostenabrechnung der Hausverwaltung oder des Vermieters (z. B. Prüfung des Verteilerschlüssels, Einsehen der Belege usw.).

Natürlich ist im Rahmen der Optimierung der Raumkosten zum anderen auch die Miete zu hinterfragen. Die Miete, also die Kosten für das Bereithalten der Räume, bildet den Hauptteil der Raumkosten. Doch welcher Mietpreis ist für das betreffende Objekt angemessen? Grundsätzlich gilt für gewerbliche Objekte: Die Miete ist frei verhandelbar. Die Miete wird, häufig verbunden mit entsprechenden Flexibilisierungsklauseln (z. B. als Staffelmiete oder Bindung an den Lebenshaltungsindex) und für einen entsprechenden Zeitraum, im Mietvertrag zwischen Vermieter und Mieter vereinbart. Üblich im gewerblichen Bereich sind sogenannte Zeitmietverträge. Bei Apotheken wird, nicht zuletzt wegen des vergleichsweise hohen Investitions­volumens, auf langfristige Mietverträge abgestellt. Als Orientierung kann man von einer Laufzeit von zehn Jahren, gekoppelt mit entsprechenden Optionsmöglichkeiten der Apotheke (i. d. R. drei- oder viermal fünf Jahre) ausgehen. Sieht der Mietvertrag vor, dass mit Ausübung der Option die Miete neu verhandelt werden muss, ist das nur ein scheinbarer Vorteil in wirtschaftlich schlechteren Zeiten. Denn kommt keine Einigung mit dem Vermieter zustande, ist die Option quasi wertlos. Lange Laufzeiten bedeuten jedoch eine lange Bindung der Apotheke, zumal sich auch die Qualität eines Standortes im Laufe der Jahre nach Abschluss des Mietvertrages ändern kann.

Angesichts einer so langfristigen Bindung ist es wichtig, dass der Mietzins angemessen und wirtschaftlich vertretbar ist. Was bedeutet das?

Von welchen Faktoren hängt die Miete für ein Ladenlokal ab? ­Woran können sich Vermieter, Mieter, Makler usw. orientieren? Gewerbemietspiegel, bei denen ­gesetzliche Regelungen wie bei Mietspiegeln für Wohnraum greifen, gibt es als solche für gewerb­liche Immobilien nicht. Mieten für ein Ladenlokal sind grundsätzlich frei verhandelbar.

Um aber dem genannten Personenkreis Orientierungshilfen und Vergleichsmöglichkeiten an die Hand zu geben, erstellen und veröffentlichen einige Städte und ­Gemeinden, die Industrie- und Handelskammern oder auch der Immobilienverband Deutschland e. V. Übersichten mit den aktuellen Mietpreisen (Nettokaltmiete je Quadratmeter) in verschiedenen Städten und Geschäftslagen. Der dort ausgewiesene Mietpreis (für vergleichbare Lagen) kann im Rahmen von Verhandlungen mit dem Vermieter herangezogen ­werden. Auf jeden Fall dürfte der informierte Apotheker einen Verhandlungsvorteil haben.

Entscheidend für den Mietzins einer Apotheke sind darüber hi­naus, nur um die wichtigsten Faktoren zu nennen, die ganz konkrete Lage, die Attraktivität des Standortes, die Frequenz am Mikro­standort (s. o.), die Lage zu Ärzten und Einwohnern des Einzugsbereiches sowie demografische und andere Faktoren. Das heißt, die detaillierte Kenntnis des Standortes (Standortanalyse!) ist Grundvoraussetzung, um die richtigen Entscheidungen für die Apotheke von der Neugründung über eine eventuelle Standortverlagerung bis hin zur Planung der notwendigen Ressourcen und Kosten (eingeschlossen die Raumkosten) zu treffen.

Öffnungsklausel im Mietvertrag sinnvoll

In wirtschaftlich angespannten Zeiten, wie zum Beispiel bei Apotheke B in Tabelle 2 ersichtlich (Überschreiten der Schwellenwerte für die Quote der Raumkosten in Relation sowohl zum Umsatz als auch zum Rohertrag), helfen im Wesentlichen nur Verhandlungen mit dem Vermieter mit dem Ziel, eine Reduzierung der Miete zu erreichen. Hilfreich für die Aufnahme von Verhandlungen ist eine Öffnungsklausel im Vertrag, die das für wirtschaftlich schwierige Zeiten vorsieht. Ideal, aber nicht immer durchsetzbar ist ein Sonderkündigungsrecht des Mieters, wenn bestimmte Kennzahlen unterschritten sind.

Die Erfolgsaussichten für Verhandlungen mit dem Vermieter hängen oft von der lokalen Angebots- und Nachfragesituation ab. Besonders in B-Lagen und in der Peripherie, bei denen Mieter nicht gerade Schlange stehen, sind erfahrungsgemäß durchaus Zugeständnisse zu erreichen. Man kann allerdings nur eine Kompromissbereitschaft des Vermieters erwarten, wenn mit dem notwendigen Maß an Offenheit verhandelt wird. Das schließt nicht selten die Offenlegung der betriebswirtschaftlichen Situation der Apotheke, verbunden mit entsprechenden Prognoseberechnungen ein. Aus jahrelangen Erfahrungen lässt sich bestätigen, dass Vermieter in begründeten Fällen durchaus verhandlungs­bereit sind und Entgegenkommen zeigen, wenn am Ende der solvente Mieter steht.

Fazit

Raumkosten gehören im Allgemeinen zu den Fixkosten der Apotheke. Umsatzentwicklungen, Strukturveränderungen und andere Faktoren sind im Rahmen von Kostenanalysen (auch bei den Raumkosten) zu beachten. Eine wichtige Orientierung liefert die Relation der Raumkosten zu den Umsatzerlösen, besonders aber in Bezug auf den Rohertrag. Auch wenn sich die räumlichen Bedingungen einer Apotheke nicht so ohne Weiteres verändern lassen, heißt das nicht, dass der Apotheker keine Einflussmöglichkeiten auf die Nutzung der Räume (z. B. auch Verkleinerung) und die Höhe der Raumkosten hat. Verhandlungen mit dem Vermieter können durchaus Erfolg versprechend sein, wenn sie fundiert und mit der notwendigen Offenheit geführt werden. |