Der Apotheker als Manager

1. Definieren Sie genau, was Sie suchen

Zunächst ist es wichtig, das Auf­gabenfeld des neuen Mitarbeiters genau zu beschreiben. Gerade bei Ersatzeinstellungen durch Fluktuation kommt es nicht selten vor, dass man sich einen 1 : 1 Ersatz vorstellt. Der Neue soll möglichst rasch und unauffällig den Bisherigen ersetzen. Schade, denn jede Neubesetzung bietet doch auch die Chance, die Karten neu zu mischen und bisherige Gewohnheiten infrage zu stellen. Das kann sich auf die Arbeitszeiten, den Aufgabenbereich oder die Arbeitsplatzgestaltung beziehen. Daher ist es ratsam, die Neueinstellung auf Basis einer schriftlichen Aufgabenbeschreibung vorzunehmen. Damit ist auch eine gute Grundlage für die Kommunikation mit den Bewerbern geschaffen. Denken Sie auch an über die reine Fachlichkeit hinausgehende Anforderungen. Was erwarten Sie an Sozialkompetenz, beispielsweise Teamfähigkeit, Flexibilität, Kundenorientierung, Lernbereitschaft etc.? Je klarer das Bild Ihres neuen Mitarbeiters in Ihrem Kopf ist, umso besser sind Sie auf den Auswahlprozess vorbereitet.

2. Stellen Sie zusammen, was Sie zu bieten haben

Das Gehalt ist sicher an den bestehenden tariflichen Rahmenbedingungen und dem Gefüge in Ihrer Apotheke orientiert. Darüber hinaus besteht vielleicht die Möglichkeit, etwas Zusätzliches an­bieten zu können. Beispielhaft sind hier zu nennen:

• Jobticket
• Flexible Arbeitszeiten (gerade für Eltern kleiner Kinder)
• Parkplatz
• Lademöglichkeiten für ein E-Auto
• Diensthandy mit Flat
• Zuschüsse zur Kita
• Essenskostenzuschüsse
• Fortbildungskostenübernahme
• Zuschüsse zu Beiträgen des Fitnessstudios
• Homeoffice-Tage (z. B. für die Abrechnung)

3. Kommunizieren Sie von Beginn an professionell und positiv

Reagieren Sie zeitnah auf E-Mails oder den Posteingang. Vermitteln Sie den Eindruck, dass Ihnen der Neue wichtig ist und dass Sie sich gerne Zeit für die Gespräche nehmen. Vermeiden Sie Late-Night-E-Mails mit den Worten „Komme erst jetzt dazu, Ihnen zu antworten …“, formulieren Sie wertschätzend und bleiben Sie auch gelassen, wenn das eine oder andere an Fragen Sie eher verunsichert. Machen Sie sich ein Bild von den Bewerbern und vertrauen Sie auch auf Ihr Bauchgefühl. Wenn Bewerber nur nach Gehalt und Urlaub fragen und der Funke nicht überspringt, suchen Sie weiter. Gehen Sie keine faulen Kompromisse ein. Sie suchen einen Menschen, mit dem Sie in der Zukunft womöglich viel Zeit verbringen und mit dem Sie gemeinsam Ziele erreichen wollen.

4. Bereiten Sie sich und Ihre Mitarbeiter auf die erste Begegnung mit dem Neuen vor

Wenn Sie im Rahmen einer Ein­ladung zum Vorstellungsgespräch einen kurzen Rundgang eingeplant haben, informieren Sie das Team und sorgen Sie für tenden­ziell positive Stimmung. Der Neue sollte von Beginn an den Eindruck gewinnen, sich hier wohlfühlen zu können. Beteiligen Sie eventuell einen Mitarbeiter phasenweise am Einstellungsgespräch. Legen Sie fest, wer den Neuen in den ersten Wochen als Mentor begleiten wird.

Stellen Sie schriftlich alle Fragen zusammen, die Sie dem Neuen stellen wollen. Fragen Sie beispielsweise auch nach Hobbys, nach Familie und nach Zielen. Beachten Sie aber auch Grenzen, beispielsweise bei Fragen nach einer Schwangerschaft. Versuchen Sie, möglichst viel von dem Menschen, der vor Ihnen sitzt, zu erfahren, damit Sie die Frage einer Kompa­tibilität beantworten können.

5. Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan und handeln Sie konsequent

Die Probezeit ist für den Neuen ebenso wichtig wie für Sie und Ihr Team. Legen Sie schriftlich fest, wie der Neue an seine Aufgaben herangeführt wird und wer ihn dabei unterstützt. Nach jedem Ab-schnitt (Woche) setzen Sie sich kurz mit dem Neuen und dem Mentor zusammen, um den Fortschritt zu besprechen. Artikulieren Sie Ihre Erwartungen klar und deutlich, aber auch höflich. Loben Sie dort, wo es angebracht ist. Ziehen Sie nach der Hälfte der Probezeit eine Zwischenbilanz und passen Sie gegebenenfalls den restlichen Einarbeitungsplan an. Wenn sich die gegenseitigen Erwartungen gar nicht in Übereinstimmung bringen lassen, trennen Sie sich zeitnah. Verschwenden Sie dann keine weitere Zeit – weder Ihre noch die des betroffenen Mitarbeiters. Während der Probezeit ist eine Trennung arbeitsrechtlich deutlich einfacher als danach.

Am Ende der Probezeit sollte der Neue die Aufgaben, die für ihn vorgesehen waren, möglichst um-fassend bewältigen können, das Team sollte den Neuen aufgenommen haben und der Betroffene selbst sollte das Gefühl haben, angekommen zu sein.

6. Lernen Sie von jedem neuen Mitarbeiter

Fragen Sie den Neuen immer wieder, ob er Verbesserungsvorschläge hat, was in seinen früheren Arbeitsstellen besser war, was er gerne lernen und wo er sich gerne mehr einbringen würde. Der gute Start in Ihrem Team ist nicht mit dem Ablauf der Probezeit beendet, er wird fortgesetzt durch eine kontinuierliche Kommunikation, beispielsweise im Rahmen strukturierter jährlicher Mitarbeitergespräche.

Viel Erfolg beim Ausprobieren…

Fortsetzung folgt … |