Welche Daten von Heimbewohnern müssen wie lange aufbewahrt werden?

Gesundheitsversorgung bedeutet auch immer Datenverarbeitung – und das nicht erst seit Beginn des digitalen Zeitalters. Im Arzneimittel- und Apothekenrecht, vor allem in der Apothekenbetriebsordnung, ist den Apotheken eine Vielzahl von Dokumentationspflichten vorgegeben. Zugleich ist geregelt, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft den allgemeinen Apothekenbetrieb sowie das Qualitätsmanagement, den Umgang mit bestimmten Arzneimitteln, Medizinprodukten, Gefahrstoffen, Betäubungsmitteln sowie den Datenschutz, das Personalwesen und nicht zuletzt auch das Handels- und Steuerrecht. Im Rahmen des DAZ-Schwerpunkts „Bürokratie“ (DAZ 2019, Nr. 19, S. 60) wurde für alle Abonnenten das kostenlose Poster „Dokumentation in der Apotheke – Inhalte, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen“ veröffentlicht. Die Übersicht ist auch im Downloadbereich von DAZ.online verfügbar.

Doch es gibt weitere Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten für Apotheken, die sich auf bestimmte Versorgungsbereiche spezialisiert haben. Hierzu gehört die Heimversorgung. Gemeinsam mit dem jeweiligen Träger sollte die Kooperation von Anfang an vertraglich geregelt sein. Bei Heimversorgung KOMPAKT im Rahmen der INTERPHARM online 2022 betonte Professor Dr. Hilko J. Meyer, dass die wenigen gesetzlichen Vorgaben die Komplexität dieses Versorgungsbereiches kaum abbilden können. Umso mehr Bedeutung kommt dem Heimversorgungsvertrag zu. Einen entsprechenden Mustervertrag hat Meyer im Deutschen Apotheker Verlag herausgegeben.

Bei allen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten stellt sich laut der AKNR-Juristin grundsätzlich die Frage, „ob und zu welchem Zweck noch zu einem späteren Zeitpunkt ein Rückgriff auf die Unterlagen geboten sein kann“. Das könnte strenggenommen eine Zeitspanne von 30 Jahren sein. Denn theoretisch, so Scherbarth, könnte ein Bewohner beziehungsweise dessen Angehörige wegen mutmaßlicher Verletzung von Leib, Leben oder Gesundheit klagen. Mit Blick auf diese Möglichkeit, wäre es vertretbar, alle Unterlagen sicherheitshalber 30 Jahre aufzubewahren, denn so lange beträgt die absolute Verjährungsfrist bei deliktischen Ansprüchen. Zwingend sei dies – weil gesetzlich nicht konkret geregelt – jedoch nicht.

Gesundheitseinrichtungen wie Apotheken sollten sich aber nicht nur verpflichtet fühlen, erhobene Daten aufzubewahren. Es gelte, so die AKNR, auch immer die Datenvermeidung beziehungsweise Datensparsamkeit. Dabei geht es um die Grundidee, dass bei der Datenverarbeitung nur so viele personenbezogene Daten gesammelt werden, wie für die jeweilige Anwendung unbedingt notwendig sind. So empfiehlt die Bundesapothekerkammer (BAK) allen heimversorgenden Apotheken, im Rahmen der Einwilligungserklärung (der Heimbewohner gegenüber der Apotheke) eine bestimmte Frist vorzusehen, wann welche Daten endgültig gelöscht werden – auch ohne ausdrückliches Verlangen der Bewohnerinnen und Bewohner. So könnte beispielsweise die bewohnerbezogene Medikationsdokumentation drei Jahre nach der letzten Eintragung oder im Todesfall gelöscht werden. Es sei denn, es gelten für bestimmte Arzneimittel (Betäubungsmittel, T-Rezeptverordnungen, Zubereitungen nach Transfusionsgesetz) längere gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Diese Fristen würden auch nach dem Tod des jeweiligen Patienten bestehen bleiben.

Die AKNR rät ihren Mitgliedern: „Sofern keine gesetzlichen Dokumentationspflichten einschlägig sind, sollte eine Aufbewahrung nur so lange erfolgen, wie es für die Zwecke der Datenverarbeitung zwingend erforderlich ist.“ Vorsorglich sollten Apotheken dieses Anliegen auch nochmal mit dem Gesundheitsamt beziehungsweise der örtlich zuständigen Arzneimittelaufsicht besprechen. Im Hinblick auf mögliche unterschiedliche Gesetze in den einzelnen Bundesländern, weist Kammerjuristin Dorothea Scherbarth auch darauf hin, die jeweilige Rechtslage anhand der dortigen Gesetze zu überprüfen.