Welche Daten von Heimbewohnern müssen wie lange aufbewahrt werden?

Bei allen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten stellt sich laut der AKNR-Juristin grundsätzlich die Frage, „ob und zu welchem Zweck noch zu einem späteren Zeitpunkt ein Rückgriff auf die Unterlagen geboten sein kann“. Das könnte strenggenommen eine Zeitspanne von 30 Jahren sein. Denn theoretisch, so Scherbarth, könnte ein Bewohner beziehungsweise dessen Angehörige wegen mutmaßlicher Verletzung von Leib, Leben oder Gesundheit klagen. Mit Blick auf diese Möglichkeit, wäre es vertretbar, alle Unterlagen sicherheitshalber 30 Jahre aufzubewahren, denn so lange beträgt die absolute Verjährungsfrist bei deliktischen Ansprüchen. Zwingend sei dies – weil gesetzlich nicht konkret geregelt – jedoch nicht.

Gesundheitseinrichtungen wie Apotheken sollten sich aber nicht nur verpflichtet fühlen, erhobene Daten aufzubewahren. Es gelte, so die AKNR, auch immer die Datenvermeidung beziehungsweise Datensparsamkeit. Dabei geht es um die Grundidee, dass bei der Datenverarbeitung nur so viele personenbezogene Daten gesammelt werden, wie für die jeweilige Anwendung unbedingt notwendig sind. So empfiehlt die Bundesapothekerkammer (BAK) allen heimversorgenden Apotheken, im Rahmen der Einwilligungserklärung (der Heimbewohner gegenüber der Apotheke) eine bestimmte Frist vorzusehen, wann welche Daten endgültig gelöscht werden – auch ohne ausdrückliches Verlangen der Bewohnerinnen und Bewohner. So könnte beispielsweise die bewohnerbezogene Medikationsdokumentation drei Jahre nach der letzten Eintragung oder im Todesfall gelöscht werden. Es sei denn, es gelten für bestimmte Arzneimittel (Betäubungsmittel, T-Rezeptverordnungen, Zubereitungen nach Transfusionsgesetz) längere gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Diese Fristen würden auch nach dem Tod des jeweiligen Patienten bestehen bleiben.

Die AKNR rät ihren Mitgliedern: „Sofern keine gesetzlichen Dokumentationspflichten einschlägig sind, sollte eine Aufbewahrung nur so lange erfolgen, wie es für die Zwecke der Datenverarbeitung zwingend erforderlich ist.“ Vorsorglich sollten Apotheken dieses Anliegen auch nochmal mit dem Gesundheitsamt beziehungsweise der örtlich zuständigen Arzneimittelaufsicht besprechen. Im Hinblick auf mögliche unterschiedliche Gesetze in den einzelnen Bundesländern, weist Kammerjuristin Dorothea Scherbarth auch darauf hin, die jeweilige Rechtslage anhand der dortigen Gesetze zu überprüfen.