Kostenerstattung für den HBA – was Apotheker wissen müssen

Inhaber:innen beantragen die Erstattung für den eigenen HBA beim NNF. Das passiert gemeinsam mit der Erstattung für die anderen TI-Komponenten der Erstausstattung. Mittlerweile ist auch geklärt, dass die Kosten nicht nur für die HBA der Inhaber:innen erstattet werden, sondern auch für Angestellte – zumindest wenn gewisse Voraussetzungen erfüllt sind. Für welche Angestellten die Apothekenleitung den Antrag stellen kann, ist eine Wissenschaft für sich.

Grundsätzlich können Angestellte die Erstattung nicht selbst beantragen. Das muss der jeweilige Inhaber bzw. die Inhaberin tun, ebenfalls beim NNF. Die Portale der Kartenhersteller sehen die Möglichkeit vor, als Rechnungsadresse die Apothekenleitung anzugeben, sodass die Kosten nicht vorgestreckt werden müssen. Wichtig ist, dass die Erstattung für die HBA der Angestellten erst erfolgen kann, wenn der TI-Erstausstattungsantrag nach technischer Inbetriebnahme der Telematikinfrastruktur gestellt und beim NNF geprüft wurde.

Wenn die Apotheke die TI vor dem 1. Juli 2021 technisch in Betrieb genommen hat, gilt dieser Tag als Stichtag. Nur für Approbierte, die an diesem Tag in der jeweiligen Apotheke angestellt waren, kann die Erstattung beantragt werden. Wurde die TI später in Betrieb genommen, ist der Stichtag der Tag der Inbetriebnahme. Für Approbierte, die erst später ihren Job angetreten haben, kann keine Erstattung beantragt werden. Das kann nur der Chef/die Chefin der Apotheke tun, wo die jeweilige Person am 1. Juli 2021 beschäftigt war. Ausgenommen von der Stichtagsregelung sind Berufsanfänger. Für sie kann die Erstattung bei Arbeitsbeginn beantragt werden, auch wenn dieser Tag nach dem 1. Juli 2021 liegt. Eine weitere Voraussetzung für die Erstattung ist, dass der HBA nicht anderweitig refinanziert wurde.

Dass die Krankenkassen den Arbeitgeber:innen lediglich den Nettobetrag erstatten, führt allerdings in den Augen der Treuhand zu Problemen. Denn: Die Ausstellung der HBA durch die Kammern ist eine umsatzsteuerbare und umsatzsteuerpflichtige Leistung. Angestellte Approbierte haben folglich einen Bruttobetrag zu entrichten. Die Krankenkassen erstatten den Inhaber:innen aber lediglich den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer. Reichen diese ihren Angestellten diesen Betrag weiter, bleibt die Umsatzsteuer bei den Arbeitnehmer:innen hängen. Erstattet die Apothekenleitung den Mitarbeiter:innen den Bruttobetrag, tragen die Arbeitgeber:innen die Umsatzsteuer.

Für die Erstattung beim NNF fallen Gebühren an: 25 Euro pro Antrag für Berufsanfänger und 12 Euro pro Antrag für Angestellte. Die Gebühren für den HBA der Apothekenleitung sind in der Gebührenpauschale für die Erstattung der TI-Erstausstattung enthalten. Sie beläuft sich auf 78 Euro.

Der Antrag auf Erstattung für Angestellte kann nun doch mehrfach gestellt werden, zunächst hieß es, das sei nicht möglich. Seit 15. Juli 2022 gibt es ein entsprechendes Formular beim NNF zum Download. Infrage kommt das beispielweise für Mitarbeiterinnen, die in Mutterschutz waren und deswegen beim Erstantrag nicht berücksichtigt wurden. Wichtig dabei ist: Während beim Erstantrag, der elektronisch gestellt werden kann, eine Selbsterklärung über die Anzahl der förderfähigen HBA ausreicht, müssen beim Folgeantrag Nachweise beigelegt werden – nämlich die Auszüge der Arbeitsverträge in Kopie, aus denen Arbeitgeber:in, der/die Arbeitnehmer:in und das Einstellungsdatum hervorgehen. Und zwar aller Mitarbeiter, also sowohl für die Angestellten, für die bereits eine Erstattung erfolgt ist, als auch für die, die mit dem Folgeantrag refinanziert werden sollen.

Freiberufliche Vertretungsapotheker:innen haben keinen Anspruch auf Refinanzierung ihres HBA. Die Kosten sind lediglich steuerlich absetzbar. 

Die Refinanzierung der HBA für Pharmazieingenieure läuft genauso ab wie bei den Approbierten.

*Korrektur: Die TI-Vereinbarung gilt nicht für  Apothekerassistentinnen. Somit haben sie keinen Anspruch auf Refinanzierung, wie in der ursprünglichen Version fälschlicherweise behauptet wurde. Wir bitten den Fehler zu entschuldigen.