Apotheke

Nicht nur Sache der Bewerbenden

Wie man sich als Apothekenleitung auf Vorstellungsgespräche vorbereitet

18.09.2023, 07:00 Uhr

Gute Vorbereitung ist bei Vorstellungsgesprächen ein wesentlicher Punkt. (Foto: contrastwerkstatt/AdobeStock)

Nicht nur Bewerbende sollten sich auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten, sondern auch die potenziellen Arbeitgeber:innen. Denn mit guter Vorbereitung kann man im Gespräch bei den Apothekenfachkräften punkten. In diesem Artikel erhalten Sie praktische Empfehlungen von Corinna Göbel, unserer Expertin für Personalgewinnung, für eine optimale Gesprächsvorbereitung.

Da es in Apotheken im Regelfall keine Personalabteilung gibt, führt meist die Apothekenleitung die Vorstellungsgespräche. Im folgenden einige Tipps: Bereiten Sie sich frühzeitig auf das Vorstellungsgespräch vor. Organisieren Sie eine passende Räumlichkeit mit einer angenehmen und ruhigen Atmosphäre. Stellen Sie alle störenden Faktoren kurz vor dem Gespräch ab und kommunizieren Sie mit dem Team, dass Sie zu diesem Termin nicht gestört werden möchten. Gehen Sie vor dem Gespräch den Lebenslauf von der Apothekenfachkraft detailliert durch und notieren Sie sich Fragen, die aufkommen, bzw. spannende Stationen im Werdegang, die Sie gerne ansprechen möchten. Legen Sie im Vorfeld zu erfüllende Voraussetzungen für die Stellenbesetzung fest, sog. Muss-Kriterien. Als Arbeitgeber:in sollten Sie sich auf die Gehaltsverhandlung gut vorbereiten. Welches Gehalt können oder wollen Sie anbieten? Was können Sie zusätzlich zum Gehalt an Benefits anbieten? Bereiten Sie auch die Präsentation Ihres Unternehmens mit den Vorteilen für neue Mitarbeiter:innen vor. Legen Sie den Zeitplan für das anstehende Gespräch fest. Bestimmen Sie den Kreis der Teilnehmenden für das Gespräch. In der Apotheke werden meistens Sie als Arbeitgeber:in das Vorstellungsgespräch führen. Bei einer Nachfolgesuche oder wenn Sie die Position der Filialleitung besetzen möchten, kann es sinnvoll sein, ein langjähriges Teammitglied bzw. die Teamleitung hinzuzuziehen. Teilen Sie der Apothekenfachkraft den groben Ablauf und die Teilnehmenden des Gespräches mit.

Die sieben Phasen eines Vorstellungsgesprächs

Das Vorstellungsgespräch wird typischerweise in sieben Phasen unterteilt. Grundsätzlich beginnt das Vorstellungsgespräch mit der Begrüßung und dem Small Talk. Es folgt die Vorstellung Ihres Unternehmens. Jetzt ist der richtige Moment, um die Apothekenfachkraft von Ihrem Unternehmen und der angebotenen Stelle zu begeistern. Danach folgt die Selbstpräsentation der Apothekenfachkraft. Während dieser Phase und danach können Sie Rückfragen zum Werdegang stellen. In der nächsten Phase stellen Sie noch Ihre offenen Fragen. Dann ist Zeit für die Rückfragen des/r Bewerbenden. Sind alle offenen Fragen geklärt, dann folgt die Gehaltsverhandlung. Zum Abschluss des Gespräches informieren Sie die Apothekenfachkraft über die weiteren Schritte im Bewerbungsprozess und wann es zu einer Entscheidung kommt. In manchen Vorstellungsgesprächen findet auch zuerst die Selbstpräsentation des/r Bewerbenden statt und anschließend die Präsentation des Unternehmens.

Optimale Gesprächsführung

Kommunizieren Sie am Anfang des Vorstellungsgespräches kurz den Ablauf. So kann sich die Apothekenfachkraft darauf einstellen, und die erste Nervosität wird etwas gemildert. Lenken Sie Ihre volle Aufmerksamkeit auf Ihre:n Gesprächspartner:in. Nehmen Sie eine aufrechte Haltung ein. Die Körpersprache vermittelt Ihrem Gegenüber unterbewusst Signale, ob Sie interessiert sind oder eher ablehnend reagieren z. B. durch das Verschränken der Arme. Begegnen Sie dem/r Bewerbenden auf Augenhöhe. Stellen Sie weiterführende Fragen, um echtes Interesse zu zeigen. Das fordert zugleich die Apothekenfachkraft zum Weiterreden auf. Fragen Sie auch nach, wenn bestimmte Aussagen für Sie nicht eindeutig erscheinen oder Sie vermuten, etwas nicht richtig verstanden zu haben. Den Hauptteil der Redezeit überlassen Sie der Apothekenfachkraft. Lassen Sie kurze Gesprächspausen zu, meistens ist es die Aufregung, die dazwischenkommt. Sie zeigen so Ihr Interesse und Verständnis für die Situation und geben der Apothekenfachkraft Zeit, sich wieder zu sammeln. Hören Sie Ihrem Gegenüber geduldig und interessiert zu. Wichtig ist, im Gespräch intuitiv zu reagieren und sich nicht zu starr an die einzelnen Phasen zu halten. Manchmal ergibt sich im Gespräch eine Situation, in der eine direkte Frage oder der Austausch zu einem bestimmten Thema gerade sinnvoll ist. Gehen Sie auf alle Fragen des/der Bewerbenden ein. Geben Sie dem Gespräch eine klare Struktur und Richtung. Sollte das Gespräch kurzfristig vom Thema abschweifen, dann können Sie schnell wieder durch offene Fragen zum ursprünglichen Ablauf des Vorstellungsgespräches hinsteuern. Das Wichtigste ist: Bleiben Sie die führende Person im Gespräch und schaffen Sie eine gute Atmosphäre mit einem interessanten Gespräch zwischen Ihnen und den Gesprächspartner:innen.

Tipps für die einzelnen Phasen

Die Begrüßung und Small-Talk
Das Vorstellungsgespräch beginnt mit einer freundlichen Begrüßung. Darauf folgt ein kurzer Small Talk. Als Small-Talk-Themen eignen sich Fragen wie „Hatten Sie eine gute Anreise?“. Stellen Sie sich und Ihr Team vor. Bieten Sie dem/r Bewerbenden ein Getränk, z. B. ein Glas stilles Wasser oder Kaffee/Tee, an.

Vorstellung des Unternehmens
Erzählen Sie mit Stolz und Freude von Ihrem Unternehmen, Ihrem Team und dem angebotenen Arbeitsplatz. Erläutern Sie kurz die Arbeitsabläufe im Unternehmen. Sprechen Sie z. B. folgende Themen an, die für Bewerbende interessant sein könnten: Ihre Unternehmenswerte und -ziele, Ihre Alleinstellungsmerkmale, Informationen zu den Tätigkeiten der angebotenen Stelle, Weiterbildungs- und Karrieremöglichkeiten, Arbeitszeiten, Benefits, Teamgröße, usw.

Die Selbstpräsentation des/r Bewerbenden
Die Apothekenfachkraft stellt sich Ihnen vor und erläutert ihren Werdegang.

Fragen im Vorstellungsgespräch
Hier können Sie Ihre offenen Fragen zum/r Bewerbenden stellen. Das können beispielsweise folgende Fragen sein: Welche Tätigkeiten mögen Sie in der Apotheke besonders? Was macht Ihnen besonders viel Freude an Ihrem Beruf? Welche Karriereschritte möchten Sie in den nächsten drei Jahren verwirklichen? Gehen Sie individuell auf die jeweilige Antwort der Apothekenfachkraft ein. Kommunizieren Sie die Vorteile Ihrer Apotheke, des Teams, der Stelle passend zu den Antworten des/r Bewerbenden. Anschließend stellen Sie noch Fragen zum Lebenslauf und lassen sich ggf. Lücken erklären. Danach stellt meistens auch die Apothekenfachkraft Rückfragen zum Stellenangebot.

Gehaltsverhandlung & Abschluss
Jetzt steht die Gehaltsverhandlung an. Was können Sie anbieten? Wie hoch ist die monatliche Vergütung, und gibt es ein 13. Monatsgehalt? Welche Benefits bieten Sie an? Gibt es bestimmte Bonusmodelle z. B. bei Zusatzverkäufen, die Sie anbieten können? Gehen Sie so weit wie möglich auf die Vorstellungen des/r Bewerbenden ein. Vielleicht können Sie einen Kompromiss anbieten, wie mehr Freizeit in Form von mehr Urlaubstagen oder andere Vorteile. Fragen Sie am Ende der Gehaltsverhandlung nach, ob alle Fragen geklärt sind. In der letzten Phase des Gespräches informieren Sie die Apothekenfachkraft über die weiteren Schritte im Bewerbungsprozess. Bieten Sie einen Termin für ein paar Schnupperstunden in Ihrer Apotheke an, falls Ihr Interesse weiterhin an der/m potenziellen neuen Mitarbeiter:in besteht. Die Apothekenfachkraft kann sich in dieser Zeit den Arbeitsplatz anschauen und das Team sowie einige Arbeitsabläufe vor Ort kennenlernen. So kann einfacher von beiden Seiten eine Entscheidung getroffen werden. Am Ende bedanken Sie sich für die genommene Zeit und begleiten die Apothekenfachkraft bis zum Ausgang. Jetzt verabschieden Sie sich noch.

Reflexion / Auswertung
Gehen Sie noch mal gedanklich das Gespräch und Ihre Notizen durch. Reflektieren Sie Ihre Gesprächsführung und das Gespräch mit der Apothekenfachkraft. Was ist gut gelaufen? Was können Sie das nächste Mal verbessern? Wie hat Ihnen die Apothekenfachkraft als potenzielle/r neue/r Mitarbeiter:in gefallen? Können Sie sich die Apothekenfachkraft als neues Mitglied im Team vorstellen? Jetzt gilt es einzuordnen, ob der/die Bewerbende zum Arbeitsplatz passt.

Employer Branding ist wichtig

Jedes Gespräch, das Sie führen, präsentiert Ihre Marke als Arbeitgeber:in. Nutzen Sie diese Chance, um Fachkräfte zu begeistern. Auch wenn die Apothekenfachkraft sich nicht für die Stelle entscheidet, werden die Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen mit Kolleg:innen in der Branche und im Bekanntenkreis geteilt. Wenn Sie einen positiven Eindruck hinterlassen, kann es durchaus sein, dass Sie als interessante:r Arbeitgeber:in weiterempfohlen werden.

Notizen für die leichtere Entscheidung

Sie erleichtern sich die Entscheidung, indem Sie sich im Vorstellungsgespräch und im gesamten Auswahlprozess stichpunktartige Notizen vom Gespräch machen. Schnell hat man wichtige Details vergessen, die für die Auswahl und die Vertragsanbahnung wichtig sein könnten. Sie verlieren auch im Apothekenalltag schnell den Überblick, wenn Sie mehrere Gespräche in der Woche führen.

Corinna Göbel, PTA, Apothekenfachwirtin und Expertin für Personalgewinnung
redaktion@daz.online

Diesen Artikel teilen: