Aktualisierte Version 6.0: APOFIX 98 - Erträge, Kennzahlen und Kosten clever be

Zielsetzung des Programmes Mit APOFIX 98 gelingt es Ihnen, Ihren Apothekenbetrieb betriebswirtschaftlich im Rechner präzise und dennoch einfach und laienverständlich abzubilden. Fragen wie
• Welche Auswirkungen haben Umsatzveränderungen?
• Wie liege ich mit meiner Handelsspanne?
• Kann ich mir noch eine approbierte Kraft leisten?
• Wieviel Gewerbe- und Einkommenssteuer fallen voraussichtlich an?
• Lohnt eine größere Investition? sind im Handumdrehen beantwortet - und zwar in der Form, daß Sie die Auswirkungen auf Ihr tatsächliches Nettoeinkommen (!) sehen. Also nicht nur die bekannte Sichtweise auf "Betriebsüberschüsse", bei denen Sie sich die Augen reiben, wenn Sie sehen, was davon überhaupt noch übrig bleibt... Sie schauen zudem nicht mehr, wie bisher, rückblickend auf Ihre Betriebsdatenbögen (die Sie sowieso nicht mehr ändern können), sondern nutzen diese Daten aktiv für vorausschauende, vernetzte Simulationen und Zukunftsplanungen. Umsatzeinbrüche oder unverhoffte Zuwächse, Personalveränderungen, eine Neuinvestition, ein neuer Pachtvertrag - all dies trifft Sie nun nicht mehr unvorbereitet. Sie wissen um die Auswirkungen auf Ihr schlußendliches Nettoeinkommen, wissen um die oftmals so gerne verdrängten und wegdelegierten betriebswirtschaftlichen Hintergründe und werden unabhängiger von externen Ratgebern. Demzufolge richtet sich APOFIX 98 in erster Linie an selbständige Apothekenleiter und Kollegen, die sich mit dem Gedanken an eine Selbständigkeit tragen. Eine kurze Funktionsübersicht:
• Errechnung des verfügbaren Einkommens aus Umsatz und Handelsspanne (nach verschiedenen Modellen erfaßbar) sowie detaillierter Kostenstruktur unter Berücksichtigung der Familiensituation.
• Preiskalkulationen und Arzneimittelpreisrechner nach AMPreisV mit Spannen- und Renditeberechnungen unter Berücksichtigung von Krankenkassen- und individuellen Großhandelsrabatten.
• Optimierung von Einkaufskonditionen und Großhandelsbezug sowie Spannenkalkulation.
• Finanzmathematische Zusatzfunktionen wie Sparplan- und Rentenberechnungen, Kraftfahrzeugkosten, Dienstwagenregelung, Abschreibemodelle u.a.m.

Das Update Im Rahmen des diesjährigen Updates wurden wiederum die verschiedenen Änderungen der Steuer- und Sozialpolitik sowie aktuelle Eckdaten in das Programm eingearbeitet. Die Änderung der Arzneimittelpreisverordnung zum ersten Juli (Kappung der Spannen im oberen Preisbereich) fand genauso Berücksichtigung wie die Mehrwertsteuererhöhung. Soweit schon verfügbar, sind die neuesten Vergleichszahlen zu Umsätzen, Kosten und Erträgen eingeflossen, genauso wie neuere Verordnungszahlen. APOFIX 98 ist daher nicht nur ein Rechenprogramm, sondern auch eine interessante Datenquelle. Natürlich wurde das Programm an verschiedenen Stellen weiterentwickelt und die ohnehin schon sehr bequeme Bedienbarkeit noch weiter verfeinert. Weitere Arbeitsblätter für das Tabellenkalkulationsprogramm EXCEL (siehe unten) sind hinzugekommen. Eine Demo-Version steht auf Wunsch ebenfalls zur Verfügung. Das Programm ist damit dem in praxi aufgrund der vielen möglichen Ausgestaltungsvarianten und komplizierten Steuerregelungen nie ganz erreichbaren Ziel, eine exakte Abbildung des Betriebes "Apotheke" zu ermöglichen, zumindest wieder ein gutes Stück näher gekommen.

Rechen- und Prognosefunktionen Aufsetzend auf dem Betriebsschema, errechnet Ihnen das Programm aus Ihren Umsätzen, Spannen und Kosten das wirklich verfügbare Nettoeinkommen. Dabei werden der aktuelle Steuertarif, die Gewerbesteuer, bei den Personalkosten auch die Arbeitgeber-Sozialbeiträge u.a.m. automatisch miteinberechnet. Es können alle gängigen Finanzierungsformen, die verschiedenen Werte für Einrichtung, Computer, Warenlager usw. einschließlich unterschiedlicher Abschreibemodelle und auch Dinge wie z.B. eine Umsatzpacht detailgetreu eingegeben werden. Im Sinne einer dynamischen Planungsrechnung können Sie nun mit den relevanten Randbedingungen wie Umsatz, Handelsspanne, Personal- und Betriebskosten usw. am Bildschirm spielen und sehen die unmittelbaren Auswirkungen auf Ihr Einkommen. Sie erhalten ein Gefühl für die wesentlichen Zusammenhänge, die verschiedenen Hebelwirkungen und das Zusammenspiel verschiedener Faktoren, ohne auf externen Rat angewiesen zu sein und Ihre Zahlen nach außen hin offenlegen zu müssen. Eine sehr mächtige Funktion von APOFIX 98 besteht in den vernetzten Prognoserechnungen für die zukünftige Entwicklung. Sie können verschiedene Rahmenbedingungen wie Umsatz-, Spannen- und Kostenentwicklung vorgeben, und das Programm errechnet Ihnen die dann zu erwartenden Erträge. Ihre Abschreibungen, Finanzierungspläne, Betriebskostenblöcke usw. werden in ihrer zeitlichen Abfolge exakt berücksichtigt. Zwar kann Ihnen niemand voraussagen, was genau in einem, zwei oder gar fünf Jahren sein wird. Dennoch möchten Sie sicher wissen, wie sich Ihre wirtschaftliche Situation darstellen wird, wenn es nicht zu unvorhersehbaren Verwerfungen kommt, sondern sich berechenbare Veränderungsraten und Entwicklungen einstellen. Allein schon die Tatsache, was Umsatzstagnation über einige Jahre hinweg bedeutet, dürfte manch einen erstaunen. APOFIX 98 kann Ihnen hier lehrreiche Einblicke vermitteln, ohne daß Sie allzuviel Lehrgeld dafür bezahlen müssen.

Clevere Preiskalkulation: Nach Mehrwertsteuererhöhung wieder aktuell Im Gefolge der Mehrwertsteuererhöhung stellt sich für Sie die Frage, inwieweit Sie diese auf Ihre Preise abwälzen können. APOFIX 98 unterstützt Sie hier mit einem Rechenmodul zur raschen Kalkulation ertragssichernder Preise. Im Bereich der AMPreisV sind Ihnen die Hände gebunden. Durch Nicht-Anpassen mancher Festbeträge werden gewisse Verluste entstehen. Wie sieht es nun in der Freiwahl aus? Lassen Sie uns ein Beispiel betrachten: Ein Artikel kostete bisher DM 9,98 (Endverkaufspreis) entsprechend einem Nettopreis von DM 8,68. Der Einkaufspreis betrage DM 6,68, Ihr Aufschlag sei mithin 30% bei einem absoluten Rohertrag von im Beispiel exakt DM 2,-. Durch die Mehrwertsteuererhöhung müßte dieser Preis auf DM 8,68 + 16% = DM 10,07 steigen. Dies ist natürlich ein sehr unglücklicher Wert. Sie tun also gut daran, den alten Preis beizubehalten, büßen aber rund 9 Pfennige, entsprechend 4,5% Ihres Rohertrages, ein. Aber das Umzeichnen macht ja auch Arbeit. In einem anderen Fall sei Ihr Verkaufpreis bisher DM 7,85 gewesen. Hier ist es sicher vernünftig, spätestens bei der nächsten Lieferung z.B. auf DM 7,95 oder DM 7,98 anzuheben (Umzeichnen lohnt aber auch hier in der Regel nicht). Mit etwas Geschick läßt sich also die Mehrwertsteuererhöhung sogar ein wenig überkompensieren, ohne daß es den Kunden allzu deutlich ins Auge sticht. Unglücklicher ist die Situation bei teuren, von vornherein schon knapp kalkulierten Artikeln wie beispielsweise Blutdruckmeßgeräten, und hier vor allem bei Indikatorpreisen wie z.B. DM 298,-. Es bietet sich hier an, zumindest stärker an die "magische Grenze" zu gehen (z.B. durch Erhöhung auf DM 299,50) und ansonsten im Rahmen einer Mischkalkulation lieber andere Artikel etwas stärker anzuheben, dabei aber trotzdem "gutaussehende" Preise zu wahren.

Zugabe: EXCEL-Arbeitsblätter Als Zugabe werden verschiedene Arbeitsblätter für Microsofts Tabellenkalkulationsprogramm EXCEL mitgeliefert. Sie ergänzen das APOFIX-Programm und umfassen die Themen
• Kommissionier-Automaten: Lohnt eine solche Investition?
• Umsatzpotential-Abschätzung aus der Bevölkerungsstruktur bzw. Passantenfrequenz.
• Rezeptur- und Defekturkalkulation.
• Großhandels- oder Direktbezug - was ist wirklich günstiger?
• Private Ausgaben- und Finanzanlagenberechnung. Alle Arbeitsblätter sind farblich vorstrukturiert, ausführlich kommentiert und gegen versehentliches Überschreiben geschützt, so daß sich auch der unkundige Benutzer rasch zurechtfindet und seinen Nutzen daraus ziehen kann.

Fallbeispiel: Direkteinkauf stets günstiger? Vergleichen Sie, ob es sich lohnt, bei bekannten monatlichen Verkaufszahlen größere Mengen direkt einzukaufen, oder aber nur den Bedarf für wenige Wochen stets bei Ihrem Großhändler zu ordern. Dabei spielt sowohl der Zeitaufwand eine Rolle (Direktbestellungen erfordern einen höheren Aufwand wie Vertretergespräche, Briefe/Faxe usw., ggf. Umräumen von Übervorrat, Rechnungsabwicklung u.a.) als auch die höhere Kapitalbindung, verbunden mit einem geringeren Lagerumschlag, wenn Sie große Mengen bunkern. Dagegen stehen die oftmals ganz erheblich besseren Direktbezugs-Konditionen. Grundsätzlich gilt:
• Lagerumschlagsgeschwindigkeit maximieren.
• Rentabilität des eingesetzten Kapitals steigern.
• Effektive Erträge nach Abzug von Aufwand und allen (!) Kosten erhöhen, nicht nur die rechnerischen Erträge ("VK minus EK") betrachten. Lassen Sie uns einen kleinen Vergleich ziehen. Apotheker Clever und Gierig haben jeweils einen Bedarf an 20 Packungen "ABC-Drehfix" pro Monat mit einem nominalen Einkaufspreis ("Lauer-Preis") von DM 10,- netto. Der Endverkaufspreis betrage freikalkuliert DM 16,95. Kollege Gierig bestellt bei Vertreter Quatschni gleich einen ganzen Jahresbedarf für günstige "10 + 3" (das entspricht einem Barrabatt von etwa 23,1%), zuzüglich 2,0% Skonto und zwei Monaten Valuta. Macht 240 Schachteln, von denen die meisten erst einmal zwischengelagert werden. Kollege Clever bestellt jeden Monat zwanzig Packungen bei seinem Großhändler zu 12,5% Rabatt plus 1,5% Skonto. Viel mehr geht auch gar nicht in seine Freiwahl hinein. Damit ergibt sich zunächst eine kalkulatorische Rohgewinn-Situation von DM 7,08 (direkt) zu DM 5,99 (Großhandel) pro Schachtel. Da zwischen Lieferung und der Monatsrechnung immer noch etwas Zeit vergeht, können hier im Mittel 0,5 Monate "Valutafrist" eingesetzt werden. Nun rechnen beide mit jeweils 12% Kapital- und Lagerkosten p.a. und DM 35,- Vollkosten für eine Stunde Arbeitszeit.

Wer fährt nun besser? Konkret durchgerechnet, siegt erwartungsgemäß Gierig vor Clever - aber knapper als vielleicht gedacht, denn die Roherträge pro Packung betragen real nur noch DM 6,31 (Direkteinkauf) gegenüber DM 5,82 - der ehemalige Vorsprung schrumpft auf weit weniger als die Hälfte! Direktbesteller Gierig muß nämlich wesentlich höhere Bearbeitungszeiten für seine Großlieferung verdauen (fast eineinhalb Stunden gegenüber rund 5 Minuten), was sich aus dem 12fach größeren Umfang, aber auch Zusatzbelastungen wie Vertretergespräch, Umräumen vom Übervorrat zur Verkaufsfläche sowie der Rechnungs- und ggf. Retourenbearbeitung erklärt. Zudem muß Gierig recht tief in die Tasche greifen und einen Großteil erst einmal vorfinanzieren - bei so großen Bestellungen selbst trotz Valuta. Damit ist seine Kapitalrentabilität bedeutend schlechter (also das, was er prozentual für seine "Investition" nach Verkauf der gesamten Ware an Rohgewinn erlöst). Zu guter Letzt sinkt auch seine Lagerumschlagsgeschwindigkeit drastisch (auf 2 gegenüber 24 p.a.), und es besteht möglicherweise ein Risiko, auf Packungen sitzenzubleiben. Was vor allem ins Auge sticht, ist die Tatsache, wie der ursprüngliche, kalkulatorisch deutliche Rohgewinn-Vorsprung ("VK minus EK") durch diese Tatsachen ganz erheblich zusammenschrumpfen kann. Aber auch Großhandels-Verfechter Clever kann noch zulegen. Wenn er den entsprechenden Monatsbedarf gleich am Monatsanfang beim Großhändler ordert, hat er die Ware zum Monatsende bereits wieder verkauft - wenn die Monatsrechnung kommt. Seine Kapitalbindung ist in diesem Fall also gleich Null, die "Kapitalrentabilität" maximal! Ohne nun die Freude an hohen Direktrabatten nehmen zu wollen - Dinge wie Kapitalbindung, Rentabilität und Lagerumschlag spielen eben auch eine entscheidende Rolle - vor allem, wenn Sie am Rande Ihres Liquiditätsspielraumes operieren und einen hohen Freiwahl- und OTC-Umsatz haben. Dies können Sie z.B. mit Hilfe dieses Arbeitsblattes im Auge behalten.

Fazit APOFIX 98 stellt eine ganze Sammlung nützlicher Werkzeuge für die moderne Apotheke dar, rund um die Themen Rentabilität, Effizienz und Einkommen, bestehend aus dem Programm APOFIX sowie verschiedenen EXCEL-Tabellenkalkulationsblättern. Das Programmpaket verschafft Ihnen die nötige wirtschaftliche Transparenz, zeigt Ihnen Umsatz- und Rationalisierungspotentiale auf und macht Sie nebenbei mit wichtigen Zusammenhängen vertraut. Es dürfte sich somit schon nach kürzester Zeit bezahlt machen.

Lieferbarkeit Das Programm wird ausschließlich über den Deutschen Apotheker Verlag in Stuttgart zum Preis von DM 168,- zuzügl. Mwst. vertrieben. Für DM 30,- kann vorab eine Demo-Version geordert werden. Eine kostenlose Demo-Version steht außerdem auf den Internetseiten des Deutschen Apotheker Verlags unter http://www.Deutscher-Apotheker-Verlag.de/software/ zum Download bereit.

Hardwarevoraussetzungen für APOFIX 98 Die Ansprüche an die Rechnerausstattung sind gering. Das Programm läuft unter MS-DOS ab Version 3.3 bzw. auf allen IBM-kompatiblen Rechnern ab 80386 mit mindestens 512 kB freiem Arbeitsspeicher (RAM) und freiem Festplattenspeicher von etwa 600 kB (das Programm findet auf einer 3,5-Zoll-Diskette Platz). Es ist weiterhin lauffähig auf allen WINDOWS-Systemen (3.1, WINDOWS 95, NT) im jeweiligen MS-DOS-Modus. Empfohlen wird ein VGA-Farbmonitor und ein schneller 80486-Prozessor oder höher. Für die Nutzung der Arbeitsblätter benötigen Sie Windows 3.1 oder höher sowie Microsoft EXCEL ab Version 5.0 bzw. ein anderes Windows-Tabellenkalkulationsprogramm, welches EXCEL-Formate lesen kann.

Anschrift des Verfassers: Dr. Reinhard Herzog Philosophenweg 67 72076 Tübingen E-mail: Heilpharm.andmore@t-online.de