Apofix 2002: Neues und Bekanntes

Programmumfang

APOFIX baut auf dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel – enthalten in den bekannten Microsoft-Office-Paketen – auf. Es besteht aus insgesamt vier thematisch abgesetzten, so genannten Arbeitsmappen (Excel-Dateien), die jeweils die unterschiedlichsten Bereiche in der Apotheke aufgreifen: In erster Linie die Betriebswirtschaft mit allen Facetten, aber zudem das Thema Management und Personalplanung sowie beratungsaktiv einsetzbare Werkzeuge zur patientenorientierten Pharmazie:

• APOFIX 2002: Dieses ursprüngliche Kernprogramm bildet Ihren Apothekenbetrieb in Zahlen ab und sagt Ihnen klipp und klar, was unter dem Strich bleibt bzw. bleiben wird und wie Ihre relevanten betriebswirtschaftlichen Kennziffern aussehen, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern sollten.
• PRAXIS 2002: Dies ist eine Sammlung von Blättern, die von der Rezepturkalkulation über den Vergleich von Großhandelskonditionen bis hin zur präzisen Berechnung der tatsächlichen Kfz-Kosten vieles abdeckt, was so täglich im Apothekenbetrieb auf Euro und Cent beantwortet sein will.
• ApoTimer2002: Dieser Teil deckt das Personaleinsatzmanagement ab. Sie können wochenweise Ihr Personal im Sinne einer Plantafel einplanen; gleichzeitig behalten Sie den Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden sowie über die Fehlzeiten. Das Programm lässt sich sogar als elektronische Zeiterfassung nutzen – es gestattet das individuelle, passwortgeschützte An- und Abmelden.
• PhCare2002: Diese Arbeitsmappe widmet sich den originär pharmazeutischen Fragestellungen. Vieles, was sich im Beratungsalltag in Zahlen und Tabellen fassen lässt, ist dort enthalten: Von der einfachen Körpergewichts-Analyse über Blutwerte bis hin zum Patientenbogen, der den Wirkerfolg einer Therapie dokumentier- und nachvollziehbar macht, finden Sie hier eine Reihe brauchbarer Vorlagen.

Selbstverständlich erhalten Sie zu allen Teilen eine ausführliche Dokumentation. Diese enthält nicht nur die Programmbeschreibung, sondern auch eine Reihe von Tipps, ausgearbeiteter Sonderthemen (z. B. zu Warenlageroptimierung oder Centerapotheken), und nicht zuletzt eine Liste mit über 100 interessanten Internet-Links sowie den relevanten Vergleichsdaten zum Apothekenbetrieb und Pharmamarkt. APOFIX verteidigt damit seine Stellung als ein universeller "Werkzeugkasten" nützlicher Rechen- und Organisationswerkzeuge für den Apothekenbetrieb.

Das Herz des Ganzen ist zweifellos das "Unternehmensdatenmodell Apotheke", welches Sie bei den relevanten, wirtschaftlichen Fragestellungen sicher durch den Zahlendschungel begleitet und Ihre BWA, den betriebswirtschaftlichen Auswertebogen, mit Leben erfüllt. Auf große Resonanz stößt weiterhin das Modul ApoTimer, gestattet es doch auf recht einfache Weise eine umfassende Personaleinsatzplanung sowie Übersicht über die geleisteten Arbeitsstunden. Diesen Teil werden wir in einem separaten Artikel noch einmal im Detail vorstellen.

Einige Neuerungen

Die augenfälligste und zugleich wichtigste Neuerung besteht in der vollständigen Umstellung auf die Euro-Basis. Sozusagen auf einen Schlag ist die alte Mark verbannt und der Euro durchgehend eingeführt worden. Alt-Anwender der Version 2001 können die wichtigsten Betriebsdaten automatisch übernehmen lassen, zudem stehen Umrechnungsfunktionen bereit, sowohl von DM in Euro, aber bei Bedarf auch noch einmal zurück in DM.

Äußerlich nur in Form der neuen Währungssymbole erkennbar, verbirgt sich dahinter doch eine tiefgreifende Überarbeitung aller Blätter. So mussten sämtliche Daten, von verschiedenen Freibeträgen, dem Steuertarif bis hin zur Arzneimittelpreisverordnung, an die neue Situation angepasst werden.

Besonders wurde darauf geachtet, dass auch ältere Systeme mit dem Euro-Update zurechtkommen. Es ist nicht erforderlich, ein Euro-Tool zur Darstellung des neuen Währungssymbols zu installieren, vielmehr wird statt DM nunmehr die einfache Buchstabenfolge EUR (bzw. TEUR für Tausendereinheiten) verwendet. Das bewältigt auch ein älteres Windows 95-System ohne jede "Euro-Intelligenz" problemlos (Abb. 2).

Ein deutlich weiterentwickelter, betriebswirtschaftlicher Monitor stellt in Form eines Fließdiagrammes die Einnahmen versus Kostenpositionen sowie den dahinterstehenden Kapitaleinsatz dar und errechnet neben verschiedenen Kennzahlen das schlussendliche Einkommen. Nun können Sie an den einzelnen Positionen beliebig "spielen" und ersehen sofort die Auswirkungen (Abb. 3).

Betriebsvergleiche sind jetzt noch detaillierter und auch gegenüber eigenen Vergleichsdaten (z. B. aus ERFA-Gruppen) möglich. An vielen Stellen sind weitere Verbesserungen und Erweiterungen eingeflossen, seien es nun neue bzw. überarbeitete Grafiken, neue Rechenfunktionen (wie z. B. ein Einkommensteuer- und Abschreibungsrechner sowie erweiterte Finanzfunktionen, Berücksichtigung eines oHG-Modells in der Gewinnbetrachtung) oder auch schlicht Aktualisierungen in Form neuer Daten z.B. zum Verschreibungsverhalten, Arzneimittelmarkt und betriebswirtschaftlichen Vergleichswerten.

Zielgruppen: Niedergelassene Apotheker und solche, die es werden wollen

APOFIX wendet sich sowohl an alle niedergelassenen Kolleginnen und Kollegen, als auch an diejenigen, die sich mit dem Gedanken einer Apothekenübernahme oder -eröffnung tragen und somit verschiedene Angebote auf ihre Chancen hin prüfen möchten.

Manch teure und womöglich richtungsweisende Fehlentscheidung lässt sich verhindern, wenn man die Möglichkeiten und Risiken im Vorfeld genau analysiert und den finanziellen Spielraum ausloten kann. Mit der vorliegenden Programmsammlung erhalten Sie ein wertvolles Werkzeug, welches u. a. das Gespräch mit dem Steuerberater optimal vorbereiten und sogar dazu dienen kann, Banken und Kapitalgebern aussagekräftiges Zahlenmaterial im Sinne eines "Businessplanes" an die Hand zu geben. Dieser Punkt wird im Zuge der verschärften Kreditvergaberichtlinien und der Einführung von Ratings immer wichtiger.

Nackte Zahlen sind das eine, deren Präsentation das andere. Hier kann APOFIX einen positiven Beitrag leisten. Aber auch, wenn Sie z.B. eine Betriebsverlagerung oder einen aufwendigen Umbau planen, tun Sie sich wesentlich leichter, wenn Sie bei den Finanzierungsgesprächen mit überzeugenden Fakten und Daten aufwarten können und sich bereits selbst über die Chancen und Risiken bewusst sind. Ein professionelles Auftreten und ein geübter Umgang mit den Zahlen erleichtern dabei nicht nur das "Ob", sondern auch das "Wie", sprich können sich in spürbar besseren Finanzierungskonditionen bemerkbar machen ...

Einige Anwendungsbeispiele

Lassen Sie uns im Folgenden beispielhaft einige Fragen behandeln, die sich mit APOFIX recht schnell beantworten lassen.

Die Auswirkungen des fortwährenden Spannenverfalls

Seit April gilt die Erhöhung des Krankenkassen-Zwangsrabattes auf 6%, was den Spannenverfall der letzen Jahre noch einmal beschleunigt. Wie wirkt sich das auf Ihr Einkommen aus? Was passiert längerfristig, wenn sich diese Entwicklung sinkender Aufschläge weiter fortsetzt? APOFIX kann sowohl die kurzfristigen Auswirkungen auf die Betriebsergebnisse errechnen, als auch langfristige, strategische Modelle durchspielen. In der Abbildung sehen Sie das Prognose-Modul; im gezeigten Beispiel einer typischen Apotheke sehen Sie die langfristigen Auswirkungen, wenn sich der Spannenverfall wie bisher fortsetzen sollte (Abb. 4).

Dergleichen lassen sich Änderungen aller anderen, wichtigen Kostenpositionen und Randbedingungen ergebniswirksam durchrechnen. So erkennen Sie auf Knopfdruck, wie sich z.B. eine Lohnerhöhung um x % auswirkt, eine Zinserhöhung, veränderte Betriebskosten und natürlich Umsatzschwankungen. Nicht zuletzt erfahren Sie alles Wichtige über die so wichtige Liquidität und können auf sich abzeichnende Engpässe vorausschauend reagieren.

Was verdiene ich, was nehmen die anderen Marktteilnehmer am einzelnen Arzneimittel ein?

Der Calculator – ein eigenes Arbeitsblatt – hat die Daten der Arzneimittelpreisverordnung hinterlegt und gestattet beinahe beliebige Berechnungen auf allen Vertriebsstufen (Abb. 5).

Doch nicht nur Berechnungen nach der AMPreisV sind möglich. Zusätzlich können Sie eigene Individualkalkulationen einfließen lassen, aus denen Sie sofort Ihre Spannen, Roherträge und Nutzenkennziffern ersehen. So gestattet Ihnen ein Mausklick das Hin- und Herschalten von lediglich kostendeckenden zu spannenbezogenen oder aufschlagsorientierten Preisen (Abb. 6).

Ein Vergleich zweier Preise – z. B. im Rahmen von Sonderaktionen – zeigt, wie viel Mehrumsatz für den gleichen Rohgewinn erforderlich ist und wie sich die Nutzenkennziffern, unter Einbeziehung der Lagerbestände und Umsätze, verhalten. Der nötige Mehrumsatz für gleiche Erträge wird meist weit unterschätzt, vor allem bei sowieso schon eher renditeschwachen Freiwahlartikeln. Eine Senkung des Preises nur um 10% oder 15% kann hier bedeuten, dass doppelt so viel Ware abgesetzt werden müsste, um nur das Gleiche an Rohgewinn in der Kasse zu haben. Deshalb empfiehlt es sich, Sonderangebote wirklich nur im Sinne des Wortes ganz gezielt und dosiert als "Lockvogel" einzusetzen.

Wie wirken sich geplante Investitionen wie z. B. ein Umbau aus?

Größere Investitionen – Umbauten, die Anschaffung eines Kommissionierautomaten, gar eine Standortverlegung – können in APOFIX bereits vorab durchgespielt werden. Von der Finanzierung bis hin zu den Abschreibungen können Sie die Investitionsbeträge durchrechnen lassen und im Sinne von Was-wenn-Rechnungen schnell beantworten, welche Umsatzsteigerung vonnöten ist, damit z. B. eine Modernisierung sich selbst trägt.

Alltags-Probleme

Ob Autokosten, die Konditionen des Großhandels, Fragen zur Warenlageroptimierung oder eine ABC-Analyse Ihrer "Renner" bzw. "Penner" im Sortiment – Sie finden für sehr viele apothekenrelevante Problemstellungen eine passendes Rechenblatt ...

Schauen und staunen

Sogar Ihre Kunden können durchaus in der täglichen Beratung von APOFIX profitieren. Möchten Sie einmal grafisch demonstrieren, wie sich das Körpergewicht (in Form des BMI, Body Mass Index) vom gewünschten Bereich entfernt hat, und welche Kalorienaufnahme höchstens stattfinden darf (Abb. 7)? Oder wie ein Wirkstoff im Blut anflutet, und wie sich z. B. eine vergessene Tablette auf den Blutspiegel auswirkt (Abb. 8)?

Die vielbeschworene Compliance lässt sich deutlich steigern, wenn die Patienten ernst genommen und aktiv in das Geschehen mit eingebunden werden. Und so gibt es Patientenbögen, die ausgedruckt werden können und eine Art Beschwerdetagebuch ermöglichen.

Der Clou dabei: Diese Daten können statistisch ausgewertet werden, so lassen sich z. B. Arzneimittelwirkungen ganz gut demonstrieren (Abb. 9). Nicht selten besteht ja gerade bei chronischen Erkrankungen ein subjektiv erlebtes Wirkdefizit – "das Mittel hilft nicht (oder kaum)". Geht man dem aber auf den Grund und lässt z. B. das tägliche Befinden auf einer Beschwerdeskala eintragen (z. B. in Form von Schulnoten, sofern keine "harten" Parameter greifbar sind), stellt man häufig fest, dass doch ein eindeutiger Trend zum Besseren erkennbar ist. Eine solche Trendlinie ermuntert sicher manch einen, durchzuhalten und die Therapie gewissenhaft fortzuführen ...

Personaleinsatzplanung erleichtert dank ApoTimer

Die eigenständige Excel-Anwendung ApoTimer – im Programmpaket standardmäßig enthalten – ist ein Personalplanungs-Tool, welches Ihnen die Aufstellung von Stundentafeln sehr erleichtert und Ihnen zudem einen Überblick über die geleisteten Arbeitszeiten erlaubt. Sogar ein An- und Abmelden (elektronische Zeiterfassung via individuellem Passwort) ist prinzipiell möglich. Ein weiterer Beitrag wird sich speziell diesem ApoTimer in Kürze widmen.

Ein Seitenblick zu den Ärzten

Für das Management der Arztpraxis existiert ein "Schwesterprodukt" von APOFIX, nämlich das ebenfalls seit einigen Jahren auf dem Markt befindliche MEDIFIX (Abb. 10). Es ist ganz analog aufgebaut und nutzt die bewährte Technologie von APOFIX. Selbstverständlich sind jedoch die Seiten auf die speziellen Bedürfnisse und Gegebenheiten der Arztpraxis abgestimmt. Auch hier sieht der Arzt mit wenigen Mausklicks, was ihm tatsächlich als Nettoeinkommen bleibt, wie sich Fallzahl- und Punktwertveränderungen auswirken oder wie sich die Betriebskosten im Griff behalten lassen. Ein wertvolles und preiswertes Hilfsmittel für Ihre Ärzte in der Umgebung und jeden, der einen Einblick in die wirtschaftlichen Gegebenheiten einer Praxis erhalten möchte.

Systemvoraussetzungen

APOFIX 2002 und seine Zusatzmodule (sowie MEDIFIX) laufen unter Microsofts Excel 97 (bzw. einer späteren Folgeversion). Dieses Tabellenkalkulationsprogramm ist enthalten in den Office-Programmpaketen. Geeignet sind daher Office 97, Office 2000 oder das neueste Office XP. Läuft Excel – vollständig installiert – auf Ihrem Rechner, können Sie APOFIX 2002 problemlos nutzen. Arbeiten können Sie mit APOFIX genauso, wie Sie es von Excel gewohnt sind – es ist eine Excel-Applikation! Die spezielle Blattgestaltung und vielfältige Schutzfunktionen machen es selbst einem Computerlaien leicht, mit APOFIX zu arbeiten.

Bezugshinweis

APOFIX 2002 ist über den Deutschen Apotheker Verlag zum Preis von 112 Euro zzgl. MwSt. erhältlich. Sofort-Bestellung: Tel.: 0711 2582 347 Fax: 0711 2582 290 Bestell-Service: 0800 2990 000 mit Bandaufzeichnung, Ferngespräch zum Nulltarif Internet: www.deutscher-apotheker-verlag.de E-Mail: service@deutscher-apotheker-verlag.de