APOFIX 2003: Wirtschaftlich Kurs halten im Fahrwasser von BSSichG und geplantem

Sinkende Spannen: Eine gefährliche Situation

Seit Jahrzehnten sinken bereits die Margen im Apothekenbereich, aber auch im gesamten Einzelhandel. Ein höherer Rationalisierungsgrad, moderne Technik und nicht zuletzt steigende Umsätze haben den Ertragsschwund einigermaßen im Zaum gehalten, solange sich der Spannenschwund nur in kleinen Schritten vollzog. 2003 wird jedoch als das Jahr der Zäsur in die Geschichte eingehen. Ein schlagartiges Einbrechen der Handelsspanne um 3 bis 4%-Punkte im Durchschnitt lässt sich nicht mehr durch übliche Rationalisierung und effektiveres Kostenmanagement abfedern. Hier ist regelrechtes Krisenmanagement erforderlich.

Es reicht auch nicht, zu wissen, dass der Durchschnittsapotheke pauschal 40.000 bis 50.000 Euro Rohgewinn dieses Jahr fehlen werden. Vielmehr benötigen Sie eine Übersicht über Ihre "Stellschrauben", an denen Sie drehen können:

• vorderhand die Kostensituation, von Personal- über Sachkosten bis hin zu eventuellen Pachtzinszahlungen,
• die Optimierung der Handelsspanne – durch effektiveren Einkauf, neu ausgehandelte Bezugskonditionen, ggf. erhöhtem Direktbezug, aber auch zielgerichteter Preiskalkulation und dem Erschließen neuer Umsatzfelder,
• ggf. die Hinterfragung des gegenwärtigen Standortes an sich.

Eine mögliche Antwort auf diese Fragen besteht in der Kombination mehrerer Maßnahmen:

• Die Schärfung des eigenen Bewusstseins für Zahlen und Betriebswirtschaft, auch wenn's schwerfällt. Sie sind eben auch Kaufmann – das zeigt nicht nur der Eintrag "e. K." auf dem Briefbogen,
• in der Folge die intensive Nutzung der zur Verfügung stehenden Hilfsmittel – vom Studium der betriebswirtschaftlichen Auswertung über den Einsatz von Rechenprogrammen wie dem hier vorgestellten Apofix bis hin zur Vertiefung in die einschlägige Fachliteratur,
• die rechtzeitige Einschaltung erfahrener Berater, wobei Berater um so effektiver und zielführender agieren können, je besser die Vorkenntnisse der Klienten sind. Es ist außerordentlich schwierig und zeitraubend, wirtschaftlich tragfähige Lösungen zu entwickeln, wenn es heißt, "dafür habe ich mich noch nie interessiert" (keinesfalls eine seltene Reaktion!). Wer sich nur auf andere verlässt, ist ganz schnell selbst verlassen!

Die speziellen Antworten des Programms Apofix (Abb. 1 bis 3) auf oben gestellte Fragen:

• Die Möglichkeit, auch ohne größere, betriebswirtschaftliche Kenntnisse alle relevanten Betriebsdaten wie Kosten aller Art und laufende Belastungen, die Einnahmeseite, die Finanzierung und die Investitionen zu einem "Unternehmensdatenmodell" zusammenzufassen, mit welchem sich präzise Plan- und Was-wenn-Rechnungen durchführen lassen. Sie erhalten stets eine klare Information darüber, was effektiv netto zur Lebenshaltung für Sie übrig bleibt und wie Ihre wirtschaftlichen Kennzahlen aussehen.
• Eine ausführliche Dokumentation mit verschiedenen "Specials" zu brennenden Themen.
• Zahlreiche Rechenwerkzeuge zur Optimierung Ihrer Rendite, unter anderem: - Ein Großhandels-Rechner, der Ihre Konditionen recht exakt abbilden kann, Licht in den Dschungel aus Rabattausschlüssen, Spannenausgleich, Rabattstaffeln u.a.m. bringt, und klipp und klar sagt, was unter dem Strich bleibt (Abb. 9). – Rechenblätter, die sagen, wann ein Direktbezug günstiger ist, das Warenlager optimiert werden kann, wie freikalkulierte Preise sinnvoll gestaltet werden (z. B. nur kostendeckend, mit gewünschter Rentabilität x, Standardaufschlag), oder auch eine ABC-Analyse Ihres frei präsentierten Sortiments. – Blätter zur Kalkulation von Standortpotentialen, z. B. in einer eher ärztegestützten Lage oder in einem Einkaufscenter. Aktuelle Verschreibungszahlen und Abschöpfungsgrade für Centerstandorte sind enthalten.

Nicht alle Apotheken sind gleich betroffen

Der Grund, warum manche Apotheken sehr stark, andere hingegen weniger von den Folgen des BSSichG betroffen sind, erklärt sich aus zwei Hauptgründen (Abb. 4, 5):

• Dem Anteil an verordneten Präparaten, und hier insbesondere im GKV-Bereich. Ein hoher GKV-Anteil führt zwangsläufig zu stärkerer Betroffenheit wegen der dort greifenden Kassenabschläge und des 3%igen Großhandelsabschlages,
• dem Anteil an höherpreisigen Präparaten auf GKV-Ebene. Die zwischenzeitlich nach Preis gestaffelten und bis 10% reichenden Kassenabschläge bringen insbesondere die höherpreisigen und hochpreisigen Segmente (vorletzte und letzte Taxstufe) renditemäßig unter Druck.

Stärker als je zuvor bestimmt damit die Packungswertverteilung der abgesetzten Produkte das Wohl und Wehe der Apotheke. Diese Auswirkungen lassen sich hochrechnen, wie in den Simulationen der Rechenzentren apothekenindividuell geschehen. Doch auch Sie selbst können sich die Zusammenhänge vor Augen führen: Neu in Apofix 2003 ist ein Simulationstool, mit welchem Sie anhand der Wertklassen nach Arzneimittelpreisverordnung schnell ersehen können, welche Spanne Sie erwirtschaften müssten. Im Gegensatz zu den Simulationen der Rechenzentren gehen in diese Berechnungen auch die Nicht-GKV-Umsätze ein, d. h., es wird der gesamte Apothekenumsatz abgebildet und die zu erwartenden Erträge errechnet, einschließlich der gewährten Rabatte beim Großhandel und im Direktgeschäft. So kann z. B. die Frage beantwortet werden, wie sich eine Konditionenverbesserung um x% beim Großhandel oder eine Ausweitung des Direktbezuges auf die Handelsspanne auswirken müssen.

Sehr oft bleibt die ernüchternde Erkenntnis, dass viel Aufwand zur Forcierung von Nebensortimenten quasi verpufft, weil einfach die Verluste im weit überwiegenden GKV-Bereich nicht so ohne Weiteres wettgemacht werden können. Je nach Standort der Apotheke sind die für sich betrachtet rentablen OTC- oder Kosmetiksortimente in der Summe doch nicht viel mehr als der kleine Zeh am ansonsten mehr und mehr krankenden GKV-Fuß. Wer wissen möchte, was er an der einzelnen Packung noch verdient, kann den Calculator bemühen. Angepasst an die BSSichG-Situation mit den verschiedenen Rabatten ...

Kostenblöcke analysieren

Die Analyse der einzelnen Kostenblöcke ist ein Muss, um im Markt bestehen zu können und die Einbußen im verkraftbaren Rahmen zu halten. Personalkosten als der größte Block, gefolgt von Raumkosten, sonstigen Sachkosten, Beiträgen und Honoraren und nicht zuletzt Zinsen verdichten sich in der Summe zum Gesamtkostenanteil (Abb. 6).

Effizient gemanagte Apotheken liegen unter 20% Gesamtkosten (die kalkulatorischen Kosten wie Abschreibungen etc. sind hier nicht eingerechnet, sondern nur diejenigen, die tatsächlich in Geld anfallen), die Spitzenreiter kommen gar auf 15% oder weniger. Schon allein das Zusammentragen und die Eingabe der einzelnen Kostenpositionen führt vor Augen, wo die Gelder hingehen. Der betriebswirtschaftliche Auswertungsbogen versteckt viele Kosten hinter Begriffen und Kontenrahmen, die etlichen Kollegen nicht sofort einsichtig sind. Wer seine Kosten im Griff behalten möchte, ist gut beraten, zusätzlich eigene Kategorien, wie Marketing- und Werbekosten, EDV-Kosten, Büromaterial, Telefon und Kommunikation usw. einzurichten, und diese exakt mit Sollvorgaben zu budgetieren. Für etwaige Soll-Ist-Abweichungen sollten sich stets plausible Begründungen finden lassen, ansonsten laufen eben Kosten unkontrolliert aus dem Ruder. Begründungen wie "es ist eben etwas teurer geworden als ursprünglich gedacht" ziehen heute nicht mehr.

Personalkosten: Der größte Kostenbrocken

Zweifelsohne machen die Personalkosten den größten Anteil aus. Um so mehr überrascht auch hier die Spannbreite der aufgefundenen Werte, selbst bei umsatzmäßig gar nicht so weit auseinander liegenden Betrieben. Da gibt es die Apotheke mit etwa durchschnittlichem Umsatz und 7% Personalkosten, wohingegen ein anderer Kollege für vergleichbare Umsatzleistungen 14% und mehr Personalkosten einsetzt. Neben der Absatzstruktur (höher-, niederwertigere Artikel, Rezeptanteil), den Gepflogenheiten vor Ort und den Öffnungszeiten, die sich ohne Notdienst zwischen etwa 40 und 70 Wochenstunden bewegen können, spielt natürlich der eigene, persönliche Einsatz der Apothekenleiterin bzw. des Apothekers eine beträchtliche Rolle. Und nicht zuletzt eine effektive Einsatzplanung und das Bewusstsein dafür, was eine Arbeitsstunde der Approbierten, der PTA oder der PKA tatsächlich kosten.

In Apofix finden sich daher mehrere Planungswerkzeuge:

• Die Personalkostenmatrix im Hauptprogramm gestattet die Aufstellung einer Sollbesetzung unter finanziellen Gesichtspunkten (Abb. 7). Jeder Mitarbeiter ist mit Wochenstundenzahl, Gehälterzahl im Jahr einschließlich Zusatzleistungen und Bruttogehalt einsetzbar. Apofix errechnet auf dieser Basis die effektiven Personalkosten inklusive Sozialnebenkosten. Neu ab 2003 kann ein Prämien- und Leistungslohnmodell mit aufgenommen werden – sowohl in Form einer pauschalen Teamprämie, die arbeitszeit- oder lohnanteilig aufgeteilt wird, als auch ein Umsatzbeteiligungsmodell. Sehr vorteilhaft: Sie sehen auf dem gleichen Blatt, was netto für Sie unter dem Strich bleibt – oder bleiben würde, wenn Sie z. B. gewisse Stunden abbauen (Abb. 8). Alternativ können Sie für Ihre Planrechnungen auch feste Personalbudgets – absolut in Euro p. a. oder relativ als % vom Umsatz – vorgeben.
• Ein Brutto-Netto-Rechner für Angestellte errechnet überschlägig, was netto bleibt, was eine Stundenaufstockung oder -kürzung unter dem Strich bedeutet, oder was auch z. B. steuerfrei bzw. pauschalversteuert an Zusatzleistungen gewährt werden kann.
• Das eigenständige Programm ApoTimer (Abb. 10). Im ApoTimer 2003 können Sie Ihr Personal in eigene Planungsblätter wochenweise einplanen und diesen Plan auch ausdrucken. Neben der grafischen Erstellung von Einsatzplänen haben Sie gleichzeitig eine Übersicht über die Zeitsalden bzw. Zeitkonten Ihrer Mitarbeiter, und können ApoTimer sogar als System zur Zeiterfassung nutzen. Neu ab 2003: Nunmehr sind zwei Vorlagen (z. B. Schichtmodelle) möglich, anhand derer die Arbeitszeiten wesentlich einfacher eingesetzt werden können. Nach Vorgabe effektiver Stundensätze (z. B. aus Apofix) errechnet das Programm die Personalkosten der jeweiligen Planungsvariante. Eine neue Kalenderversion generiert ansprechende Kalender inklusive Feiertagen für beliebige Jahre. Eine Back-up-Funktion sichert die Planungsdaten und sorgt dafür, dass eventuelle Zeitüberträge in die neue Planung übernommen werden.

Fragen, die Sie somit schnell beantworten können:

• Was bringt eine Stundenkürzung bei Mitarbeiterin x für mich an tatsächlichem Mehreinkommen?
• Was heißt eine Lohnerhöhung um soundsoviel Prozent, was bedeuten steigende Renten- und Krankenkassenbeiträge für mich netto?
• Teilen und profitieren – wie rechnen sich Prämienmodelle?
• Wie teile ich Personal optimal ein, stimme den Einsatz auf die Kundenfrequenzen ab, was kostet mich die jeweilige Besetzung pro Stunde?

Fazit

Mit Apofix erhalten Sie einen ganzen Werkzeugkasten voller Rechenwerkzeuge, die sowohl Ihren ganzen Betrieb auf Rentabilität und Zukunftsperspektiven hin durchleuchten, als auch auf Detailebene (Großhandelskonditionen-Nachberechnung, Preiskalkulation, Kfz-Kosten, Umsatzpotential-Schätzung, Rentabilität von Kommissionier-Automaten, um nur einige Beispiele zu nennen) Hilfestellung bieten. Allein schon das Durchblättern der einzelnen Arbeitsmappen verschafft etliche Anregungen, wo man im Betrieb überall ansetzen kann. Für die Nutzung der angebotenen Funktionen sind Grundkenntnisse des Microsoft Office-Paketes völlig ausreichend. Wer ein Excel-Spezialist ist, wird noch viel mehr Möglichkeiten entdecken und – auf eigene Gefahr – Anpassungen vornehmen können. Die Programm- und Blattstruktur ist kein Geheimnis, der Blattschutz kann durch ein Passwort, welches Sie in der Dokumentation finden, überwunden werden.

Manche, möglicherweise irreversible Fehlentscheidung kann vermieden werden, wenn erst gerechnet und dann gehandelt wird. Das gilt insbesondere für größere Investitionen oder gar eine Standortverlegung. Sie sehen, wo Ihr Betrieb Schwachstellen aufweist und ob er bei weiter schwindenden Renditen überhaupt noch längerfristig eine Zukunft haben kann, und wenn, unter welchen Randbedingungen und Kostensituationen. Bei Verhandlungen mit Banken glänzen Apofix-Anwender durch die Vorlage fundierter Zahlen, Tabellen und Was-wenn-Rechnungen – alle Übersichten lassen sich selbstverständlich im Office-/Excel-Standard ausdrucken. Und selbst der pharmazeutische Teil kommt nicht zu kurz: Die Mappe Pharmaceutical care bietet Blätter zu Körpergewicht, Blutwerte- und Blutdruck-Analyse, statistische und grafische Verfolgung der Wirksamkeit von Medikationen u. a. m.

Ein Programm wie Apofix macht Ihre Zahlen per se nicht besser – doch es zeigt Ihnen, wo es sich lohnt, Hand anzulegen, und wo nicht. An Toilettenpapier, Beleuchtung oder dem morgendlichen Kaffee für die Mitarbeiter lässt sich kaum etwas substanziell einsparen, wohl aber eine Menge Image und viel am Erscheinungsbild zerstören. Eine Vorab-Rechnung hätte zudem rechtzeitig aufgezeigt, dass die Einsparungen unter dem Strich netto fast gar nichts für die eigene Geldbörse gebracht haben.