Selbstorganisation

Psychisch krank durch den Job – die Arbeitswelt stresst. Diese Meldung ging im Mai 2010 durch die Presse. Der Gesundheitsreport der Techniker Krankenkassen, der immerhin auf den Daten von 3,4 Millionen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten beruht, hat bewiesen, dass die moderne Arbeitswelt den Deutschen häufig den letzten Nerv raubt. Die Hauptgründe: Der Arbeitsrhythmus verläuft immer weniger selbstbestimmt, kann also von uns immer weniger beeinflusst werden. Hinzu kommt die zunehmende Belastung durch Kommunikationsmedien: Die ständige Erreichbarkeit durch das Handy sowie die Beschleunigung und Hektik der Arbeitsprozesse, die zum Beispiel durch E-Mails vorangetrieben wird, machen schlichtweg krank.

Und auch für die Apotheke, den Apotheker, und die Mitarbeiter gilt: Wenn der Kunde ruft, muss reagiert werden. Und die Kommunikationsmedien machen vor der Apotheke nicht halt.

Erholung bedeutet erhöhte Krankheitsgefahr

Wie schön, dass es da noch den Urlaub gibt! Jedoch: Wir alle wissen, welche Hektik regelmäßig vor den schönsten Tagen des Jahres ausbricht. Was da noch alles geregelt werden muss. Zuweilen kann die Belastung durch die Urlaubsvorbereitung Ausmaße annehmen, die dazu führen, dass man in den ersten Tagen des Urlaubs erkrankt. Der Körper verhilft sich selbst zu seinem Recht.

Arbeitsmedizinisch gibt es dazu die folgende Erklärung: Wenn auf eine hohe Belastung eine deutliche Entlastung folgt, muss das Immunsystem zunächst einmal Höchstleistungen erbringen, um schließlich – in den ersten Urlaubstagen – kräftig nachzulassen. Der Mensch ist dann krankheitsanfälliger.

Darum ist es wichtig, die Urlaubszeit – oder besser: die Zeit der Abwesenheit – in der Apotheke intelligent zu organisieren. Wer damit auf den berühmt-berüchtigten letzten Drücker beginnt, vergrößert nur das Stresspotenzial. Was also ist zu tun?

Instrument der Delegation nutzen

Ob nun der Apotheker abwesend ist oder ein Mitarbeiter: Die Aufgaben müssen verteilt werden. Ein wichtiger Grundsatz ist, dass der Apotheker stets dreierlei delegieren sollte: die konkrete Aufgabe, die Kompetenzen zur Ausführung der Aufgabe und die Verantwortung, die sich für den Mitarbeiter mit der Aufgabe verbindet.

Das heißt: Dem Mitarbeiter werden nicht nur Teilaufgaben, Teilkompetenzen oder eine Teilverantwortung übertragen, sondern die komplette Aufgabe, alle erforderlichen Kompetenzen und die Gesamtverantwortung – nur so ist gewährleistet, dass der Mitarbeiter die Aufgaben während der Abwesenheit des Apothekers vollständig bearbeiten kann. Und das gilt natürlich auch für Aufgaben, die ein Mitarbeiter von seinem Kollegen übernimmt.

Besonders wichtig ist es, ein Delegationsgespräch zu führen, in dem im Detail geklärt wird, was der Mitarbeiter warum und wie und womit tun soll. Welche Kompetenzen übernimmt er, wie ist die Verantwortung geregelt? Des Weiteren werden die Angelegenheiten, die auf jeden Fall erst nach der Rückkehr des Urlaubers angegangen werden können, im Delegationsgespräch genau benannt.

Zudem ist es sinnvoll, für besonders wichtige Bereiche einen Urlaubsvertreter zu bestimmen.

Das Wichtige und Dringliche erledigen

Es muss nicht unbedingt so sein, dass zum Urlaubsstart der Korb mit der Aufschrift "Zu erledigen" vollkommen leer ist. Allerdings sollten die wichtigen und dringlichen Aufgaben erledigt sein, die allein vom Apotheker oder vom Mitarbeiter bearbeitet werden können. Wichtige Ansprechpartner – etwa den Bewerber, der auf Antwort wartet – sollte der Apotheker vorab über seine Abwesenheit informieren und diesem dann einen Urlaubsvertreter nennen, an den sich der Ansprechpartner für den Fall wenden kann, falls etwas Unaufschiebbares geklärt werden muss.

Im Einzelfall lohnt es sich, einen "Notfallplan" zu erstellen, in dem dem Urlaubsvertreter erläutert wird, wie er in einer bestimmten Situation reagieren sollte. Wenn zum Beispiel ein Bewerber um eine vakante Position im Apothekenteam die Antwort auf eine wichtige Frage zur Entscheidungsfindung benötigt und in der Urlaubszeit des Apothekers anruft, kann ihm vielleicht trotzdem weitergeholfen werden.

Die letzte Woche genau planen

Wichtig ist, alle wichtigen Entscheidungen und Vorbereitungen auf die Tage der letzten Arbeitswoche zu verteilen und nicht alles in den Stunden vor dem Abflug ins Urlaubsparadies erledigen zu wollen. Dazu gehören etwa:

• Wer nach dem Urlaub in seinen Posteingang schaut und dort Dutzende wichtiger E-Mails vorfindet, startet demotiviert in den Job. Darum können die Mails an einen Mitarbeiter weitergeleitet werden, der gewiss einen Teil der eingehenden Post bearbeiten kann.
• Es wird eine automatische Abwesenheitsnotiz eingerichtet, so dass der E-Mail-Absender weiß, wann der Ansprechpartner wieder in der Apotheke erreichbar ist. In der Notiz sollte überdies die Telefonnummer eines Mitarbeiters angegeben werden, den der Absender "in dringenden Fällen" kontaktieren kann.
• Der Urlauber klärt ab, wer die Post betreut, die ihm in seiner Urlaubszeit zugeschickt wird.
• Insbesondere beim Apotheker wird festgelegt, welche Umstände eintreten müssen, die dazu führen, dass man ihn im wohlverdienten Urlaub anrufen darf und soll. Grundsätzlich aber gilt: Urlaub heißt "Beurlaubung von der Arbeit"!
• In einer besonders heißen Urlaubsphase, in der vielleicht gleich mehrere Mitarbeiter fehlen, lohnt es sich, das Vorgehen in einem Teammeeting zu besprechen. Was oft vergessen wird: Auch in Urlaubszeiten können Mitarbeiter erkranken, was dann natürlich ganz besonders unangenehm ins Gewicht fällt und bedacht werden muss.

Die kurze erste Arbeitswoche

Falls irgendwie möglich, sollte der Urlaubsrückkehrer an seinem ersten Arbeitstag zumindest für einige Stunden von den "normalen" Apothekentätigkeiten befreit werden, damit er eingegangene Post oder andere aufgelaufene Arbeit erst einmal abarbeiten kann. Denn ansonsten ist der im Urlaub vollgetankte Energietank gleich wieder leer.

Arbeitsmediziner empfehlen außerdem, nicht gleich mit einer Fünftagewoche einzusteigen. Selbst wenn sich dies nicht immer durchführen lässt: Es erleichtert den Arbeitseinstieg ungemein, wenn der Apotheker oder der Mitarbeiter am Dienstag ihre Arbeit wieder aufnehmen und die Woche so verkürzen. Der sanfte Einstieg in die berufliche Tätigkeit führt häufig dazu, dass sich die im Urlaub aufgebauten Energiereserven länger nutzen lassen.

Wie so häufig gilt auch bei der Urlaubszeit: Mit einer guten Planung und mithilfe genauer Absprachen zwischen Apotheker, Mitarbeitern und Kollegen lassen sich viele Probleme von vornherein ausschließen.