Geschenke vom Chef – was das Finanzamt davon will

Geschenke an Kunden

Von den Geschenken an Kunden und Geschäftsfreunde werden steuerlich Geschenke an Mitarbeiter unterschieden. Dabei gilt grundsätzlich: Privat veranlasste (Weihnachts-)Geschenke zählen zu den nicht abzugsfähigen Ausgaben und können deshalb steuerlich auch nicht abgesetzt werden.

Aufwendungen für betrieblich veranlasste Weihnachtsgeschenke sind grundsätzlich ebenfalls nicht abziehbar. Sie dürfen jedoch als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn die Anschaffungskosten aller dem jeweiligen Empfänger zugewendeten Gegenstände im Wirtschaftsjahr nicht den Betrag von 35 Euro übersteigen (netto).

Der Begriff "Anschaffungskosten" umfasst dabei steuerlich den Einkaufspreis für das Geschenk selbst abzüglich Skonti, Rabatte und andere Preisnachlässe. Zu den Anschaffungskosten eines Geschenks zählen auch die Kosten zur Kennzeichnung als Werbeträger (z. B. Werbeaufdruck des Apotheken-Logos). Die Verpackungs- und Versandkosten zählen nicht zu den Anschaffungskosten.

Die 35 Euro-Grenze ist eine Jahresgrenze. Wenn die Werte aller in einem Wirtschaftsjahr an eine Person gemachten Geschenke 35 Euro übersteigen, entfällt der Betriebsausgabenabzug für alle Geschenke an diese Person.

Ein Beispiel: Die Apotheke schenkt anlässlich eines runden Geburtstages ein Blumengesteck für 35 Euro an die Kundin A und zu Weihnachten desselben Jahres eine Geschenkpackung mit Pfefferkuchen und Wein für 20 Euro ebenfalls an die Kundin A.

Es handelt sich um ein betrieblich veranlasstes Geschenk an die Kundin. Da die Anschaffungskosten aller Geschenke im Wirtschaftsjahr an die Kundin A 35 Euro übersteigen, sind diese beiden Geschenke nicht abzugsfähig.

Bewirtungsaufwendungen gegenüber Geschäftspartnern wiederum fallen nicht unter die Grenze von 35 Euro, sondern werden in einen zu 70% abziehbaren und 30% nicht abziehbaren Anteil aufgeteilt.

Zu beachten sind die Aufzeichnungspflichten für Geschenke. Es muss für die steuerliche Absetzbarkeit eine Namensliste mit Geschenk und Preis geführt werden, damit die Finanzbehörden die Regelung überprüfen können. Kann diese nicht vorgelegt werden, entfällt der Betriebsausgabenabzug vollständig.

Zugabeartikel

Übliche Zugaben stellen keine Geschenke mit betragsmäßiger Beschränkung dar, weil sie neben dem Verkauf von Arzneimitteln gewährt werden und damit quasi nur eine untergeordnete Nebenleistung darstellen und als Gegenleistung für den Einkauf des Kunden in der Apotheke zu verstehen sind. Wenn eine Apotheke z. B. während der Weihnachtszeit aus Werbegründen Taschenkalender, Duftkerzen etc. zusätzlich zum Einkauf verteilt, handelt es sich um Zugaben und nicht um Geschenke. Diese Zugaben sind vollständig als Betriebsausgaben abziehbar. Dabei sollten sich die Zugaben allein schon aus betriebswirtschaftlichen Gründen im Rahmen halten und eher als Streuartikel verstanden werden.

Versteuerung beim Empfänger?

Für Kunden, Geschäftsfreunde und Lieferanten stellen die erhaltenen (Weihnachts-)Geschenke einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil dar. Der Empfänger muss den Wert der Zuwendungen daher in seiner Steuererklärung berücksichtigen. Dies ist in der Regel natürlich nicht gewünscht.

Um die Versteuerung beim Empfänger zu vermeiden, hat die Apotheke daher die Möglichkeit, auf Antrag die Steuer einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres betrieblich veranlassten Geschenke zu übernehmen und an das Finanzamt abzuführen. Damit ist der geldwerte Vorteil beim Zuwendungsempfänger abgegolten und dieser muss keinerlei Angaben in seiner Steuererklärung machen. Der Pauschalsteuersatz beträgt 30% zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer. Nach den gesetzlichen Vorgaben soll der Zuwendende dem Empfänger mitteilen, ob die Steuer pauschal übernommen wird. In der Praxis erfolgt diese Mitteilung eher selten. Dies ist solange unproblematisch für den Empfänger wie die Pauschalversteuerung erfolgt.

Es gelten drei Stufen:

• bis 10 Euro: keine Pauschalversteuerung oder Angabe in der Steuererklärung

• 10 bis 35 Euro: Pauschalversteuerung oder Angabe in der Steuererklärung

• über 35 Euro: kein Betriebsausgabenabzug aber Pauschalversteuerung oder Angabe in der Steuererklärung des Empfängers.

Geschenke an Mitarbeiter

Grundsätzlich gehören alle Einnahmen in Geld oder Geldeswert, die der Mitarbeiter im Rahmen seines Dienstverhältnisses von der Apotheke erhält, zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn.

Nicht zum Arbeitslohn zählen Geschenke des Apothekers, die auch im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden (Blumen, Buch etc.) und zu keiner Bereicherung des Arbeitnehmers führen. Es handelt sich dann um sogenannte Aufmerksamkeiten. Diese sind als Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 40 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses der Apothekenmitarbeiter steuerfrei. Es handelt sich nicht um einen Jahresbetrag, sondern um eine Regelung, die in Abhängigkeit von den Anlässen mehrfach pro Jahr vom Apotheker ausgeschöpft werden kann (Geburtstag, Ostern). Geldgeschenke sind immer steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn.

Übersteigt der Wert der Sachzuwendung die Grenze von 40 Euro, so ist die Zuwendung in vollem Umfang beim Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungspflichtig. Zur Vermeidung der Besteuerung beim Arbeitnehmer besteht auch hier für die Apotheke als Arbeitgeber die Möglichkeit, die Steuer pauschal mit einem Steuersatz von 30% zzgl. Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer zu übernehmen.

Neben den Aufmerksamkeiten kann die Apotheke den Mitarbeitern ohne jeden Anlass monatlich Sachbezüge im Wert von 44 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) zuwenden, z. B. CDs, Bücher, Warengutscheine. Bei mehreren Sachbezügen pro Monat darf die Summe aller Sachbezüge des Mitarbeiters die Grenze von 44 Euro nicht überschreiten. Sobald die Grenze überschritten wird, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Um die 44 Euro-Grenze auszunutzen, verschenken Apotheken gern Warengutscheine an die Mitarbeiter. Dabei ist darauf zu achten, dass die Einlösung der Warengutscheine nur bei Dritten erfolgen darf. Waren aus dem Sortiment der Apotheke sind stets steuer- und sozialversicherungspflichtige Sachzuwendungen.

Bisher führten in der Praxis die Warengutscheine vor allem bei Lohnsteuerprüfungen zu erheblichen Unstimmigkeiten. Durch die neue Rechtsprechung wurde klargestellt, dass die Angabe einer Wertobergrenze in Form eines Betrages auf dem Warengutschein ausreichend ist. Bisher mussten sehr detaillierte und fehleranfällige Angaben auf den Gutscheinen gemacht werden. Nunmehr ist für die Anwendung der 44 Euro-Grenze entscheidend, dass der Mitarbeiter lediglich die Sache selbst beanspruchen kann. Der Arbeitgeber kann neben der konkreten Bezeichnung der zuzuwendenden Ware auch den damit verbundenen Höchstbetrag auf dem Gutschein ausweisen. Für die Praxis stellt diese neue Rechtsprechung eine erhebliche Erleichterung für die Anwendung von Warengutscheinen für Mitarbeiter dar.

Nicht zu verwechseln sind diese Regelungen mit der verbilligten Abgabe von Arzneimitteln an die Mitarbeiter. Hier gilt ein Rabattfreibetrag von jährlich 1080 Euro bis zu dem Rabatte an Mitarbeiter sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei gewährt werden dürfen.

Axel Witte, Steuerberater, Geschäftsführender Gesellschafter der RST Steuerberatungsgesellschaft mbH, Essen/Dresden/Dessau/Zwickau

DAZ 2011, Nr. 45, S. 90