Digitale Betriebsprüfungen – was sie für die Apotheken bedeuten

Zum Einsatz kommt hierbei die sogenannte IDEA-Software. Diese Software ermöglicht es dem Betriebsprüfer innerhalb weniger Minuten unglaubliche Datenmengen zu verarbeiten, die gefiltert, sortiert und gleichzeitig auch analysiert werden. Dabei stülpt die Betriebsprüfung ihre Software über den Datenbestand des Warenwirtschaftssystems, der elektronischen Kassen innerhalb der Apotheke und über den Datenbestand der Buchhaltung des Steuerberaters.

Mittels der Software sollen Ungereimtheiten aufgedeckt werden. Diese reichen von einfachen Kassenfehlbeständen, über Abweichungen zwischen Faktura der Warenwirtschaft und verbuchten Rechnungen in der Buchhaltung bis hin zum Abgleich aller Werte der Rezeptabrechnung und den in der Warenwirtschaft eingebuchten Rezeptumsätzen.

Auf dem Beratermarkt werden Simulationen angeboten, die eine "Prüfungssicherheit" suggerieren. Um es vorwegzunehmen: Eine absolute Prüfungssicherheit gibt es nicht.

Wie wird geprüft?

Damit die IDEA-Software zum Einsatz kommen kann, werden entsprechend aufbereitete Daten benötigt. Hierbei werden drei unterschiedliche Arten unterschieden:

Z-1: Unmittelbarer Datenzugriff: Die Betriebsprüfung greift selbst unter Nutzung der apothekeneigenen Hard- und Software auf die gespeicherten Daten zu (lesen, filtern, sortieren der Daten).

Z-2: Mittelbarer Zugriff: Die Betriebsprüfung lässt nach eigenen Vorgaben Auswertungen durch den Inhaber anfertigen.

Z-3: Datenträgerüberlassung (derzeit häufigste angewandte Praxismethode): Die Apotheke überläst dem Prüfer steuerrelevante Daten auf Datenträgern (CD).

Es besteht grundsätzlich eine gesetzliche Verpflichtung, diesen Datenzugriff zu erlauben. Dabei obliegt es dem Betriebsprüfer, welche der drei Zugriffsarten tatsächlich durchgeführt wird. Es ist sogar möglich, die drei Zugriffsarten zu kombinieren. Neben all diesen Zugriffsmöglichkeiten ist ebenfalls vom Berater der Zugriff auf die elektronischen Daten des Beraters zu ermöglichen.

Insoweit hat sich die Betriebsprüfung von der rein klassischen Belegprüfung hin zu einer analytischen Prüfung entwickelt. Hierdurch sind sowohl die Prüfungstiefe als auch die Prüfungsbreite und insbesondere die Prüfungsschnelligkeit deutlich angestiegen.

Was kann IDEA?

Die IDEA-Software ist ein Auswertungssystem. Die Prüfer "stülpen" bei Datenträgerüberlassung ihre Software beispielsweise über die Daten des Warenwirtschaftssystems und lassen Analysen wie u. a. Zeitreihenvergleiche laufen. Dort werden hinterlegte Richtwerte mit den Daten der Apotheke verglichen (z. B. Richtwerte für Wareneinsatz, Gesamtkosten, Gewinn in % vom Umsatz). Aber auch die parallele Überprüfung von Datenbeständen und Datenbanken erfolgt (z. B. Abgleich von Bestell- und Rechnungsdateien mit tatsächlicher Verbuchung in der Inventur; ungeklärte Lagerdifferenzen, nicht fortlaufende Belegnummern, Kassenfehlbestände). Abschläge bei Lagerbeständen können durch Altersstrukturanalysen der Inventuren überprüft werden – sekundenschnell.

IDEA führt nicht automatisch zu dem Ergebnis, Gewinnerhöhungen seien angezeigt. Vielmehr zeigt IDEA lediglich bei Eingabe von Suchkriterien durch den Prüfer Auffälligkeiten an, die ausgewertet werden müssen. Genau dies wird aber auf dem Markt falsch dargestellt. Wenn im Rahmen einer eigenen internen Vorprüfung vor Erscheinen des Betriebsprüfers für die Vergangenheit Auffälligkeiten festgestellt werden, sind diese nicht mehr "heilbar", weil sie sich aus den nicht mehr veränderbaren Datenbeständen der Vergangenheit zwangsläufig ergeben. Besser ist es, wenn der Berater mit seinem Wissen um die Möglichkeiten der digitalen Betriebsprüfung für die Zukunft seine Mandanten so berät, dass sie die digitale Betriebsprüfung nicht fürchten müssen.

Auffälligkeiten können von branchenerfahrenen Beratern mit dem Prüfer geklärt werden. Im derzeitigen Apothekenalltag mit allen Rabattbesonderheiten bleibt es nicht aus, dass Ungereimtheiten wie Stornos etc. vorkommen. Sind diese erklärbar, kann es keine automatische Zuschätzung mit hohen Steuerforderungen geben.

Steuerlich relevante Daten

Der Datenzugriff der Betriebsprüfung ist auf sogenannte "steuerlich relevante Daten" beschränkt. Leider ist dieser Begriff nicht abschließend geregelt. Eine Konkretisierung ist der Rechtsprechung überlassen.

Folgende Grundsätze sind zu beachten:

• Jede Apotheke muss in der Lage sein, die dem Betriebsprüfer zwingend (!) zur Verfügung zu stellenden steuerrelevanten Daten in digitaler Form zu überlassen.

• Es ist Aufgabe der Apotheke, die steuerrelevanten Daten zu strukturieren, zu archivieren und jederzeit verfügbar zu haben.

• Es obliegt der Apotheke, die Abgrenzung steuerrelevanter von den nicht steuerrelevanten Daten selbst vorzunehmen.

Steuerrelevant sind alle Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (Legaldefinition). Sind diese Daten originär digital erstellt worden und maschinell auswertbar, müssen sie in maschinell verarbeitungsfähiger Form vorgehalten werden.

Hierzu zählen die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung sowie der Lohnbuchhaltung, wobei auch sämtliche damit im Zusammenhang stehenden Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege gemeint sind, sofern diese elektronisch vorhanden sind. Hiervon werden auch sonstige Unterlagen erfasst, soweit sie (zumindest teilweise) steuerlich relevante Daten enthalten: Auftrags- und Bestellunterlagen, Preisverzeichnisse und Kalkulationsdarstellungen, Kassenunterlagen sowie betriebliche Konto- und Depotauszüge aber auch Daten des Warenwirtschaftssystems. Die gesamte EDV-technische Betriebswirtschaft ist somit relevant.

Dem Betriebsprüfer sollte allerdings kein uneingeschränkter Zugriff auf das gesamte System gewährt werden, da auch steuerlich nicht relevante Daten enthalten sind, wie beispielsweise Kundenfrequenzanalysen oder Warenkorbstatistiken. Ferner ist der Datenschutz zu beachten. Kundennamen und Medikation gehen die Betriebsprüfung nichts an. Außerdem ist zu beobachten, dass die Prüfer verstärkt mit Kontrollmaterial aus anderen Quellen, die dem Finanzamt vorliegen, ausgestattet sind. Es werden finanzamtsintern insbesondere Privatrezepte aus den Einkommensteuererklärungen der Apothekenkunden an die zuständigen Prüfer weitergeleitet. Diese wiederum überprüfen die Erfassung dieser Rezepte als Umsatz in der Kasse bzw. im Warenwirtschaftssystem. Das geht aufgrund der elektronischen Betriebsprüfung innerhalb von Sekunden! Auch werden Kreditverkäufe, Kautionen und insbesondere das Fakturaprogramm detaillierten Prüfungen unterzogen.

Außerdem gilt der Grundsatz: Was die Betriebsprüfung einmal vorliegen hat, darf sie auch auswerten!

Durchsetzungsmöglichkeiten des Betriebsprüfers

Aus der obigen Darstellung wird klar, dass die Befugnis zum Datenzugriff keinesfalls nur beim Steuerberater gespeicherte Daten beinhaltet. Dem Trennen von steuerrelevanten und nicht steuerrelevanten Daten sollte also große Aufmerksamkeit geschenkt werden.

Wird der Finanzverwaltung der Zugang zu steuerlich relevanten Daten verweigert, kann das Finanzamt mit Zwangsmitteln (insbesondere Zwangsgeld von maximal € 25.000,00) den Zugriff erzwingen. Es drohen Bußgeld, Zwangsmittel und Schätzungen. In der Praxis sind Zwangsmittel allerdings von untergeordneter Bedeutung. Das Finanzamt greift dann bevorzugt auf die Möglichkeit der Schätzung zurück, die bei Vorlage der Daten in Papierform nicht in Betracht kommt, wenn damit eine Entkräftung der aufgedeckten Unregelmäßigkeiten gelingt. Natürlich ist jedem Apothekenbetrieb anzuraten, zur Vermeidung von Nachteilen grundsätzlich die gesetzlichen Pflichten zu erfüllen. Es ist sogar möglich, zusätzlich ein Verzögerungsgeld aufgrund schleppender Mitwirkung zu verhängen.

Aus den vorgenannten Gründen wird hierbei sehr deutlich, dass der Vorbereitung der digitalen Betriebsprüfung entsprechend Aufmerksamkeit geschenkt werden muss.

Sollte man die digitale Betriebsprüfung simulieren?

Dies muss jeder selbst entscheiden. Hierbei stellt sich jedoch die oben bereits beantwortete Frage der Sinnhaftigkeit. Denn zu überlegen ist zum einen, ob überhaupt eine Betriebsprüfung stattfinden wird (nicht jede Apotheke wird automatisch einer Betriebsprüfung unterzogen). Darüber hinaus sind die EDV-Daten, die es zu überprüfen gilt, aus der Vorzeit festgeschrieben und entsprechend nachvollziehbar. Was bringt also eine ex-post-Betrachtung, die nicht mehr geändert werden kann? Denn manuelle Eingriffe in die EDV, mit entsprechenden Stornierungen oder Löschungen sind rekonstruierbar. Warum also dann dieser Check? Des Weiteren obliegt es dem Betriebsprüfer, welche analytischen Prüfungshandlungen er mittels der EDV durchführt. Somit kann ein Vorcheck unmöglich alle analytischen Prüfungshandlungen abdecken. Ferner stellt sich dann die Frage – sollte es zu einer Auffälligkeit kommen – wie geht der Prüfer damit um? Ein guter Berater gleicht bei Unstimmigkeiten regelmäßig die Daten des Warenwirtschaftssystems mit denen der Finanzbuchhaltung ab. Abweichungen sind entsprechend im Vorfeld zu klären und gut zu dokumentieren. Generell ist anzuraten, Unstimmigkeiten im Kassensystem zu klären. Darüber hinaus muss man sich doch auch die Frage stellen, ob man diese sensiblen Daten fremden Beratern in die Hand geben möchte, zumal gesonderte Rechnungen hierfür die Betriebsprüfung geradezu darauf aufmerksam machen, noch intensiver zu prüfen.

Als Fazit bleibt: Der digitalen Betriebsprüfung muss man sich stellen. Steuerlich relevante Daten müssen von den nicht relevanten Daten getrennt werden.

Autorin
Doris Zur Mühlen,
Wirtschaftsprüferin, Steuerberaterin,
c/o RST Steuerberatungsgesellschaft mbH, Essen/Dresden/Dessau/Zwickau

DAZ 2011, Nr. 8, S. 54