Die Abmahnung

Die Abmahnung eines Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber, der eine Vertragspflichtverletzung des Arbeitnehmers vorausgegangen sein muss, hat zwei Funktionen:

• Sie verhindert zunächst eine inhaltliche Änderung des Arbeitsvertrages. Denn wenn der Arbeitgeber regelmäßig Verstöße eines Arbeitnehmers hinnimmt, können dadurch Änderungen des Arbeitsvertrages eintreten. Der Arbeitgeber muss sich im Zweifel vorhalten lassen, das vertragswidrige Verhalten gebilligt zu haben.
• Darüber hinaus dient die Abmahnung zur Vorbereitung der verhaltensbedingten Kündigung. Sie ist bereits zulässig, wenn der Arbeitgeber einen objektiven Verstoß des Arbeitnehmers gegen arbeitsvertragliche Verpflichtungen feststellt.

Anders als ein Ratschlag, Verweis, eine Belehrung, Vorhaltung, Ermahnung oder Verwarnung muss die Abmahnung eine Kündigungsandrohung enthalten. Die anderen Instrumente sind psychologisch möglicherweise genauso gut geeignet, ein Fehlverhalten abzustellen. Kündigungsrechtlich sind sie jedoch ohne jeden Belang.

Mit der Erteilung der Abmahnung erklärt der Arbeitgeber, dass er das Arbeitsverhältnis noch nicht für so gestört hält, das es beendet werden soll. Aus diesem Grund „verbraucht“ die Abmahnung das Kündigungsrecht des Arbeitgebers. Das heißt, ein und derselbe Sachverhalt kann nicht gleichzeitig zum Gegenstand einer Abmahnung und einer Kündigung gemacht werden.

Die Abmahnung soll dem Arbeitnehmer ermöglichen, sein Verhalten zu ändern. Bei Pflichtverletzungen im Verhaltens- und Leistungsbereich ist eine vergebliche Abmahnung vor Aussprache der Kündigung grundsätzlich erforderlich. Gemeint sind dabei etwa Arbeitsbummelei, verspätete Arbeitsaufnahme, Überziehen von Pausen, fehlerhaftes Arbeiten, Nichtbefolgen von Arbeitsanweisungen oder die ständig verspätete Anzeige der Arbeitsunfähigkeit.

Bei erheblichen Pflichtverletzungen ist die Abmahnung dagegen grundsätzlich entbehrlich. Dazu gehören vor allem unerlaubte Handlungen wie Diebstahl, Unterschlagung, Betrug, Annahme von Schmiergeldern, Erschleichen oder Abändern von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, grobe Beleidigungen von Vorgesetzten oder des Arbeitgebers, unsittliches Verhalten gegenüber Mitarbeitern oder Auszubildenden, Verrat von Betriebsgeheimnissen und schwere Verstöße gegen das Wettbewerbsverbot. In diesen Fällen ist im Regelfall eine Abmahnung nicht geeignet, die Vertrauensstörung zu beseitigen, das heißt, in solchen Fällen ist eine Kündigung wirksam, ohne dass der Mitarbeiter vorher abgemahnt wurde.

Wie und wann

Es ist ratsam, die Abmahnung zeitnah innerhalb von sechs Monaten nach dem Vorfall zu erteilen. Andernfalls könnte das Recht des Arbeitsgebers verwirken.

Die Abmahnung ist formfrei, sie kann zum Beispiel auch mündlich erfolgen. Da aber der Ausspruch einer nur mündlichen Abmahnung schwer zu beweisen ist, empfiehlt sich immer die Schriftform. Sie muss eine genaue Beschreibung des missbilligten Verhaltens und des daraus resultierende Vertragsverstoßes enthalten.

Ferner muss der Arbeitgeber deutlich machen, dass der Arbeitgeber das beanstandete Verhalten nicht duldet. Schließlich muss die Abmahnung eine Warnung enthalten, wonach bei einer Wiederholung mit dem Ausspruch einer Kündigung gerechnet werden muss.

Diesen Anforderungen werden die Arbeitgeber in der Praxis oft nicht gerecht. Abmahnungen enthalten etwa immer wieder unangemessene Wertungen statt einer sachlichen Darstellung des abgemahnten Verhaltens.

Problematisch ist es auch, wenn in einer Abmahnung mehrere Vorfälle beanstandet werden. Denn trifft nur einer dieser Vorfälle nicht zu, ist die gesamte Abmahnung unwirksam. Sie muss dann auf Anforderung des Arbeitnehmers aus der Personalakte entfernt werden. Allerdings kann der Arbeitgeber danach grundsätzlich eine auf die zutreffenden Pflichtverletzungen beschränkte neue Abmahnung aussprechen. 

Klaus-Dieter Franzen, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Fachanwalt für gewerblichen Rechtsschutz, Landesregionalleiter „Bremen“ des VDAA Verband deutscher ArbeitsrechtsAnwälte e.V., Bremen