PKA: Erfolgsfaktor im Team

ADEXA: Frau Linz, wie viele PKA beschäftigen Sie in Ihren beiden Apotheken und was sind deren Aufgaben?

Linz: In der Leibniz-Apotheke arbeiten fünf PKA in einem Team von insgesamt 18 Personen. Zwei PKA sind Vollzeitkräfte mit vergleichsweise klassischen Aufgaben: Die eine nimmt die Anrufe an, macht Warenwirtschaft, Vorbereitung der Botenlieferungen etc. Wegen ihrer zentralen Funktion, bei der alle Fäden zusammenlaufen, nenne ich sie manchmal auch die „Spinne im Netz“. Die andere ist die Leiterin des PKA-Bereichs. Sie macht die Rezeptkontrolle – ihre Vertreterin ist übrigens eine Approbierte! -, ist zuständig für Hilfsmittel, Rechnungen für Privatpatienten, sie macht den Rechnungseingang, tätigt Überweisungen und hat Kontovollmacht.

Eine dritte PKA ist zurzeit in beiden Apotheken tätig. Sie hält u.a. die Kontakte zu den Arztpraxen und organisiert den Sprechstundenbedarf.

Zwei Teilzeit-PKA sind in der Verwaltung tätig: Als Assistentin der Geschäftsführung übernimmt eine von beiden keine typischen PKA-Aufgaben, sondern ist für Schriftverkehr, Ablage und für Öffentlichkeitsarbeit zuständig, das heißt z.B. Kontakte zu Redaktionen, Flyer, Auswahl und Druck von Geburtstags- und Weihnachtskarten. Sie ist außerdem unsere Datenschutzbeauftragte. Ihre Kollegin ist als Controllerin der betriebswirtschaftliche Star im Team: Sie überprüft die Rechnungen des Großhandels, ist Ansprechpartnerin für Softwarehäuser, erhebt Zahlen und ist über alle wirtschaftlichen Kennzahlen meiner Apotheke bestens informiert. Bei Bedarf entlastet sie die Kolleginnen in der Warenwirtschaft.

In der Delfin-Apotheke arbeiten zurzeit vier PKA. Meine Chef-PKA kauft für beide Apotheken ein. Ihre Vorgaben sind im QM-Handbuch festgelegt. Auf dieser Basis hat sie große Handlungsfreiheit, was z.B. die Auswahl der Firmen angeht, und sie sorgt für einen hervorragenden Rohertrag.

Eine Halbzeitkraft ist u.a. für die Vorbereitung der Heimversorgung zuständig. Eine PKA mit voller Stelle ist ausgebildete Kosmetikerin; sie gestaltet die Freiwahl und – in Absprache mit einer PTA – das Category Management. Sie organisiert Aktionen und Abende für Kunden zu bestimmten apothekenexklusiven Kosmetikprodukten und sorgt dabei für sehr gute Umsätze.

Insgesamt sind es mit der Kollegin, die im Augenblick in Elternzeit ist, zehn PKA in den beiden Teams – die jüngste ist 27, die älteste 63 Jahre alt.

ADEXA: Wo sehen Sie die Entlastungen für die pharmazeutischen Kolleginnen durch die PKA in Ihren beiden Teams?

Linz: Wenn Botendienste und Heimbelieferung vorbereitet werden, Rezepte kontrolliert sowie Buchhaltung und Überweisungen getätigt werden, haben meine pharmazeutischen Mitarbeiterinnen und ich natürlich mehr Zeit für die Patienten und die Beratung.

Das wird in Zukunft, wenn wir uns verstärkt auf anspruchsvolle Aufgaben wie das Medikationsmanagement einlassen wollen, noch wichtiger.

ADEXA: Und worauf kommt es an, dass PKA ihre Kompetenzen voll einsetzen und entfalten können?

Linz: Wichtig ist, als Chefin oder Chef delegieren zu können. Außerdem müssen für jede Mitarbeiterin Aufgaben und konkrete Vorgaben im QM festgelegt sein. Jede PKA hat bei mir ihr Spezialgebiet – dabei achte ich auf ihre jeweiligen Kompetenzen und eventuelle Zusatzausbildungen wie die zur „Chefeinkäuferin Apotheke“.

Wichtig ist aber auch die Wertschätzung von mir als Chefin und aus dem gesamten Team! Das wird bei uns in den Teambesprechungen deutlich. Es gibt bei mir auch keine hierarchische Gliederung mit der PKA als „letztem Glied in der Kette“. Ein Beispiel: Die Teamprämie, die ich zum Jahresende für bestimmte Zielvorgaben auslobe, bemisst sich nach der Arbeitszeit und nicht nach der Berufsgruppe. Meine Vollzeit-PKA bekommen also die gleiche Prämie wie meine Vollzeit-Approbierten. Denn ich bin überzeugt: Abverkauf und guter Einkauf müssen ineinandergreifen. Das Geld wird nicht nur im Handverkauf, sondern mindestens ebenso im Backoffice verdient.

ADEXA: Frau Langner, Frau Paulikat, was ist Ihnen als PKA an Ihren Arbeitsstellen in der Leibniz- bzw. Delfin-Apotheke besonders wichtig?

Langner: Wichtig ist mir die Möglichkeit, selbstständig zu arbeiten, und das in vielen verschiedenen Aufgabengebieten. Für mich zählen außerdem der Informationsaustausch und die Zusammenarbeit mit Kolleginnen, die Anerkennung im Team und nicht zuletzt das gute Betriebsklima.

Paulikat: Auch für mich sind das selbstständige Arbeiten und die Verantwortung – in Absprache mit der Filialleiterin – wichtig. Ich finde es positiv, dass es keine innerbetriebliche Hierarchie gibt. Die Anerkennung sowohl von meinen Kolleginnen als auch von den oft schwierigen Kunden, mit denen ich als Ansprechpartnerin am Telefon zu tun habe, motiviert mich sehr.

ADEXA: Frau Linz, bilden Sie derzeit PKA-Azubis aus?

Linz: Nein. Seit ich mich im Jahr 2000 selbstständig gemacht habe, habe ich zwei PKA ausgebildet. Aktuell arbeiten aber alle meine PKA so am Anschlag, dass wir keine Kapazitäten für eine gute, intensive Ausbildung hätten, so wie es aus unserer Sicht nötig wäre.

ADEXA: Welchen Stellenwert haben Fort- und Weiterbildung für PKA allgemein und konkret in Ihrem Team?

Linz: Meine PKA nehmen an Inhouse-Schulungen teil, wenn es inhaltlich Sinn macht. Außerdem sind Schulungen der Software-Häuser und Angebote der Kammer wichtig. Man muss seine PKA aber nicht erst umfangreich fort- und weiterbilden, bevor man sie gewinnbringend einsetzen kann.

ADEXA: Frau Linz, wird es nach Ihrer Meinung 2030 noch PKA-Azubis geben?

Linz: Wenn es kein Umdenken gibt, bin ich da ehrlich gesagt skeptisch. Wir haben generell ein Problem mit dem Image des Berufs: Das liegt an der Stellung im Team – oft sind die PKA halt die Letzten, die die Hunde beißen. Auch das tarifliche Gehalt ist nicht attraktiv. Wenn ich meine PKA übertariflich bezahle, ist das zwar für die Mitarbeiterinnen persönlich gut, aber für die Außenwirkung auf die Schulabgänger ist es nicht relevant.

Wenn wir die Ausbildung von PKA in den Apotheken aufgeben, werden wir demnächst im Wettbewerb mit anderen Arbeitgebern und Branchen um Gesundheits- und Bürokaufleute stehen – ob wir da so gut abschneiden würden, weiß ich nicht … Denn Fakt ist: Mitarbeiter mit kaufmännischen Qualifikationen werden wir in der Apotheke weiterhin brauchen – mit Blick auf die Ziele für die Apotheke 2030 sogar noch mehr als bisher. Die PTA sind dafür nicht die geeignete Berufsgruppe – die brauchen wir für pharmazeutische Arbeiten.

Ich fürchte auch, viele Apothekenleiter haben noch nicht mitbekommen, dass sich durch die Ausbildungsnovellierung etwas getan hat und der künftige Berufsnachwuchs passgenauer ausgebildet werden kann.

Man muss seinen PKA etwas zutrauen in den Bereichen QM, Datenschutz, Öffentlichkeitsarbeit, Marketing und Warenwirtschaft – dann merkt man, was man an ihnen hat. Ich kann andere Inhaber nur dazu ermutigen.

ADEXA: Vielen Dank für das Gespräch! 

Fragen: Dr. Sigrid Joachimsthaler