Apotheker müssen Kassendaten liefern

BERLIN (jz) | Lange waren sich Betriebsprüfer und Steuerberater sowie verschiedene Finanzgerichte uneinig, wie weit die Vorlagepflicht von Apothekern bei der Betriebsprüfung geht. Am 16. Dezember sprach der Bundesfinanzhof ein Machtwort und traf eine für die Praxis weitreichende Entscheidung: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verpflichten Einzelhändler wie Apotheker, im Rahmen der Zumutbarkeit sämtliche Geschäftsvorfälle einschließlich der über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze einzeln aufzuzeichnen. Seit dem 15. April liegen die Urteilsgründe vor.

In einem der drei Verfahren (Az. X R 42/13, X R 47/13 und X R 29/13), über die die Bundesrichter zu befinden hatten, verwendete die Apothekerin ein PC-gestütztes Erlöserfassungssystem mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung. Ihre Tageseinnahmen wurden über modulare PC-Registrierkassen erfasst, dann durch Tagesendsummenbons (Z-Bons) ausgewertet und als Summe in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen. Anlässlich einer Außenprüfung verweigerte sie der Finanzbehörde den Datenzugriff auf ihre Warenverkäufe mit der Begründung, sie sei nicht zu Einzelaufzeichnungen verpflichtet.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht besteht

Man stritt bis zum Bundesfinanzhof (BFH). Doch der urteilte, dass die Klägerin nach § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB durchaus zur Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle einschließlich der Kassenvorgänge verpflichtet war und die Kassendaten der Finanzbehörde in elektronisch verwertbarer Form überlassen musste. Die Buchführung müsse stets einen zuverlässigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte geben. Buchführungsmäßig vorgebildeten Dritten müsse es möglich sein, den Ablauf und den Inhalt aller Geschäfte der Vergangenheit zu überprüfen. Das bedeute, heißt es im Urteil, dass grundsätzlich jedes Handelsgeschäft – einschließlich der jeweiligen Kassenvorgänge – einzeln aufzuzeichnen sei.

Erfassungsart nicht vorgeschrieben ...

Aus Sicht des BFH gilt das auch für Bargeschäfte, sofern Einzelaufzeichnungen zumutbar sind. Wie Kassenaufzeichnungen zu führen sind, ist allerdings nicht vorgeschrieben: Jeder Steuerpflichtige sei frei in der Entscheidung, wie er seine Warenverkäufe erfasse, führen die Richter aus – manuell oder unter Zuhilfenahme technischer Hilfsmittel, wie eben einer elektronischen Registrier- oder PC-Kasse. Handelsbücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen könnten also grundsätzlich in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden.

... aber Möglichkeit zur Einzelaufzeichnung verpflichtet

Entscheidet er sich aber für ein Kassensystem, heißt es im Urteil weiter, das sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichne sowie diese speichere, könne er sich nicht auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen. Zudem müsse er seine Aufzeichnungen – weil es sich, wie das Finanzamt richtig annehme, bei den vorliegend mithilfe einer PC-Kasse einzeln aufgezeichneten Bareinnahmen (Umsätze/Warenverkäufe) um Grundaufzeichnungen und keineswegs um „freiwillige“ Aufzeichnungen handele – auch aufbewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). Die Finanzbehörde hätte dann im Rahmen einer Außenprüfung auch das Recht, die mithilfe des Datenverarbeitungssystems erstellten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger beim Steuerpflichtigen zur Prüfung anzufordern (§ 147 Abs. 6 S. 2 Alt. 2 AO).

Apotheker verantwortlich für richtige Bereitstellung

Die Apothekerin hatte im Verfahren angeführt, die Anforderung des Finanzamts, die Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger vorzulegen, sei rechtswidrig, weil dies zu unbestimmt sei und gegen das Übermaßverbot verstoße. Diesem Einwand folgten die Richter jedoch nicht: Die Behörde habe schließlich den vom System vorgegebenen Dateinamen angegeben („vk_verkaeufe“ im csv-Format) und mehrfach unmissverständlich klargestellt, es gehe um die Einzeldaten der Registrierkasse. Zweifel, worauf sich das Datenanforderungsverlangen des Amtes bezog, hätten bei der Apothekerin insoweit nicht entstehen können.

Soweit die Apothekerin einzelne Daten nicht für steuerrelevant halte, führen die Richter weiter aus, obliege es ihr, diese aus der Datei zu selektieren. Soweit ihr das nicht möglich sei, könne sie den Zugriff auf die Datei mit den Kasseneinzeldaten nicht verweigern. „Sie trägt die Verantwortung und damit auch das Risiko, wenn sie steuerrelevante und nicht steuerrelevante Daten ununterscheidbar vermengt haben sollte. Es gebe also keine Anzeichen, dass das Finanzamt sein Ermessen fehlerhaft ausgeübt habe. |